Em todos os tipos e tamanhos de empresas é fundamental a implementação de processos, pois são eles que demonstram como os procedimentos devem ser realizados, contribuem para a conquista dos objetivos e transmitem a ideia de organização.
Os processos de RH são os responsáveis por medir a eficiência da gestão de pessoas e apoiar a tomada de decisão nos demais setores da empresa, indicam a necessidade de realizar modificações com objetivo de aumentar a capacidade produtiva individual e em equipe e eliminam muita burocracia do setor.
Neste artigo, explicamos o que são os processos de RH e sua importância para o bom funcionamento das empresas. Vamos destacar os principais processos, como recrutamento, onboarding, treinamento, avaliação de desempenho e gestão de benefícios, e abordar as vantagens obtidas com a automação desses processos por meio de ferramentas especializadas.
O que são processos de RH?
Os processos de RH são as práticas e procedimentos realizados pelo setor de Recursos Humanos para gerenciar o material humano de uma empresa, tendo início no recrutamento e seleção de novos funcionários, até o momento do fim do contrato e encerramento do vínculo empregatício.
Entre a contratação e o desligamento, os processos de RH passam pelo treinamento, desenvolvimento, avaliação de desempenho, remuneração e benefícios, comunicação interna, gestão do clima organizacional e retenção de talentos.
Tudo isso é feito com o objetivo de promover eficiência operacional e engajamento organizacional
Quais são os principais processos de RH?
Vamos apresentar abaixo alguns dos mais importantes processos de RH dentro de empresas:
Recrutamento e seleção
O primeiro processo de RH na gestão do material humano é o de recrutamento e seleção, que consiste em atrair e selecionar candidatos, verificar seu perfil, habilidades, analisar as suas chances de alinhamento à empresa, preencher as vagas em aberto e realizar todo o processo de admissão.
Onboarding de novos colaboradores
Para quem não conhece o termo, onboarding de novos colaboradores nada mais é do que o processo de integração dos novos funcionários à empresa, aos processos da organização e à cultura organizacional.
Treinamento e desenvolvimento
Uma parte muito importante dos processos de RH envolve a questão do treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, pois através desse processo é possível perceber as habilidades e carências da equipe, fornecer a capacitação necessária para suprir as demandas e promover o crescimento e aprimoramento dos funcionários.
Avaliação de desempenho
Mais um dos processos de RH que são um tremendo diferencial para a empresa e para os colaboradores é o que avalia o desempenho dos funcionários. A avaliação tem como base os objetivos da organização, e como cada indivíduo é capaz de se envolver e contribuir para a realização das tarefas.
Posteriormente, os profissionais de RH fornecem feedback estruturado aos gestores e colaboradores, para que haja um desenvolvimento contínuo dos profissionais e que os treinamentos sejam direcionados para reduzir as suas carências.
Gestão de benefícios e remuneração
Toda a parte de contratação de benefícios e remuneração fica sob responsabilidade da equipe de RH, que também é quem informa as políticas a serem aplicadas, implementa iniciativas justas e competitivas e define como desempenho, experiência e cargo impactarão nos salários, benefícios e adicionais recebidos pelos colaboradores.
Clima organizacional e engajamento
Um dos processos de RH é o responsável por toda a parte de comunicação interna, de forma a promover clareza na troca de informações e esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir. Essa é a chave para uma equipe engajada, que se sente parte do todo, e sabe o que a empresa espera dela.
A manutenção do clima organizacional também é de responsabilidade do RH, que pode desenvolver ações para estimular a interação entre colaboradores e gestores, promovendo assim a melhora no ambiente da empresa e na relação entre empregadores e funcionários.
Gestão de férias e licenças
Mais uma das funções do RH é gerir toda a parte de licenciamento e férias dos colaboradores, impedindo que prazos sejam perdidos, e que haja planejamento para cobertura de ausências, mantendo a continuidade operacional.
Desligamento e offboarding
Assim como são responsáveis pelo recrutamento e seleção, os profissionais de RH são responsáveis pelo encerramento dos contratos, desligamento dos colaboradores e todos os trâmites legais que envolvem esse processo, evitando qualquer possibilidade de falhas e ações trabalhistas.
Automatização dos processos de RH
Para que os processos de RH se tornem mais eficientes, menos burocráticos e apresentem menos falhas, a automação é o melhor e mais indicado recurso. Vamos mostrar abaixo as formas de implementar a automatização, os benefícios e algumas das ferramentas utilizadas pelo setor:
Benefícios da automação
Com a automação dos processos de RH a burocracia fica consideravelmente menor, há a possibilidade de direcionar o esforço do time para atividades estratégicas e analíticas, o aumento da eficiência, a redução de falhas manuais, dos custos e maior agilidade na entrega de resultados.
Ferramentas e softwares de RH
As ferramentas e softwares de automação dos processos de RH promovem a otimização das tarefas do setor e auxiliam na gestão dos dados, processos e pessoas. Programas como o ATS, Gupy, Trakstar, Mindsight, Google Workspace e as soluções da Two RH para controle de ponto e suporte a folha de pagamento contribuem para a eficiência e segurança das atividades do setor.
A TWO RH pode auxiliar todos os perfis de empresas nesse processo, com soluções personalizadas de gestão de pessoas, tecnologia e consultoria para otimizar os processos de RH e impulsionar o desempenho organizacional.
Implementação da automação
Para realizar uma implementação da automação dos processos de RH eficiente e com baixo impacto é necessário analisar e mapear os processos, escolher as soluções tecnológicas que mais se adequem a realidade da empresa, buscar ferramentas que possam ser integradas às já existentes, realizar treinamentos setoriais adequados, manter um canal de comunicação com os colaboradores para o esclarecimento de dúvidas, monitorar o uso e avaliar a experiência e eficácia dos sistemas adotados.
Indicadores de desempenho em RH
Para medir a eficiência dos processos de RH é preciso considerar alguns pontos. Deve-se avaliar o desempenho dos setores, o impacto que suas atividades têm na empresa, e se as decisões estratégicas estão sendo tomadas de forma correta. Vamos conhecer a seguir um pouco mais sobre os indicadores de desempenho em RH:
Principais KPIs
Os KPIs utilizados pelo setor de Recursos Humanos medem os principais processos da empresa. A produtividade mede a capacidade produtiva individual dos colaboradores, a quantidade de horas trabalhadas por funcionário e o tempo utilizado em processos de recrutamento e seleção.
A retenção leva em conta a taxa de turnover, o índice de absenteísmo e a capacidade de reter talentos da empresa. Já a satisfação mede o engajamento dos colaboradores, a qualidade do ambiente organizacional e o índice de satisfação dos funcionários com a empresa.
Os KPIs de desenvolvimento analisam o índice de participação em programas de capacitação e sua aplicação prática, o número de vagas fechadas e o ROI, que é o retorno sobre o investimento na área de treinamentos. Outras métricas levam em conta o custo dos processos de recrutamento e seleção, Headcount e a quantidade de reclamações trabalhistas recebidas pela empresa.
Utilização dos indicadores
Monitorar e avaliar o desempenho dos processos e dos resultados é fundamental em qualquer tipo de empresa, pois com esse acompanhamento, é possível avaliar se as decisões estratégicas surtiram efeito.
Para utilizar os KPIs é preciso ter as informações organizadas em um banco de dados completo, registrando todas as atividades dos colaboradores, como a jornada de trabalho, férias, promoções, banco de horas, entre outros.
Qual a importância de criar processos na empresa?
Existem diversas razões para criar processos em cada setor da empresa, mas todos têm em comum o desejo de conquistar a eficiência operacional. Processos contribuem para reduzir o tempo e recursos gastos na realização de tarefas, tornando as equipes mais eficientes e reduzindo os gargalos.
Ao colocar os processos em prática é possível obter uma melhoria na qualidade dos resultados, pois quando são bem desenhados e claros, os processos promovem uma entrega de serviços mais consistente e padronizada, alcançando o nível de qualidade desejado.
Com a implementação de processos na empresa há uma padronização das atividades, reduzindo os erros e o retrabalho, o que gera a diminuição dos custos operacionais, facilita o processo de gestão e o acompanhamento e avaliação do desempenho das equipes e de cada colaborador de forma individual.
Empresas que têm como meta a expansão precisam de processos muito bem definidos para se preparar para seu crescimento, pois devem se adaptar às demandas novas, reduzindo assim a margem de erros e falhas, e sofrendo menos prejuízos. Vale mencionar que os processos indicam clareza ao colaborador, pois demonstram o que deve ser feito e como, e o que é esperado dele.
