Conseguir controlar a jornada de trabalho dos funcionários pode se tornar uma tarefa desafiadora. Mas, com ajuda do controle de ponto online isso pode se tornar muito mais simples.
Muitas empresas hoje em dia, de todos tamanhos e indústrias, estão implementando o sistema de controle de ponto digital para ganhar mais produtividade no setor de RH.
Por isso, hoje vamos te mostrar 7 passos essenciais para implementar um controle de ponto online de maneira eficiente e segura.
Vamos lá?
#1 Faça uma pesquisa das opções disponíveis
O primeiro passo antes de escolher comprar alguma coisa é fazer uma boa pesquisa das alternativas disponíveis.
Isso não poderia ser diferente com uma ferramenta tão importante como o controle de ponto online.
Assim, temos alguns pontos essenciais a serem analisados:
- Funcionalidades oferecidas, incluindo quais as informações geradas em relatórios e métricas;
- Requisitos de instalação;
- Possui suporte e treinamento para os usuários;
- Certifique-se que é um fornecedor com boa reputação, tem registro CNPJ e habilitação do Ministério do Trabalho;
- Conformidade com as Portaria 1510 e 373 do MTE;
- Analise os planos e preços oferecidos.
Como estamos falando de um controle de ponto online, é fundamental certificar que o sistema atende todas as legislações trabalhistas. Assim, sua empresa poderá de forma descomplicada estar dentro das leis e poderá dormir tranquilo sabendo que o software também estará.
Por exemplo, é fundamental que o software faça a emissão dos relatórios para o e-Social seguindo os critérios exigidos. Afinal, o Governo Federal exige esse relatório para fins de controle fiscal, trabalhista e previdenciário.
Portanto, caso essas exigências do governo não sejam atendidas, a empresa poderá sofrer penalizações.
#2 Escolha o ponto online que descomplique e agregue funcionalidades
O controle de ponto online não é apenas um marcador de ponto dos colaboradores. De fato, esse tipo de software oferece a automação de processos de RH.
Assim, busque um controle de ponto online que tenha:
Mobilidade:
Possa ser baixado e acessado no celular ou computador, para ter controle total das horas extras, banco de horas, faltas e atrasos na palma da sua mão;
Não precisa de internet:
Busque por soluções de marcação de ponto que possam utilizadas mesmo quando o colaborador não tenha internet disponível;
Proteção antifraude
Registro de ponto com registro de geolocalização e reconhecimento de identidade por biometria facial no momento da marcação de ponto;
Lembretes
O aplicativo precisa também lembrar o colaborador quando ele esquecer de fazer a marcação de ponto;
Uso compartilhado
Permite que diversas pessoas possam usar o mesmo sistema, integrando as informações em uma única plataforma.
#3 Avalie se o controle de ponto online é baseado na nuvem
É importante que o sistema de controle de ponto online faça o tratamento de dados baseado na nuvem. Assim, as informações podem ser acessadas a qualquer momento e com segurança.
Nesse sentido, evite soluções que necessitem de instalações e equipamentos locais extras. Esse tipo de solução aumenta o investimento e complexidade do sistema como um todo.
Assim, um aplicativo como TWO que utiliza o armazenamento em nuvem, a folha de ponto é processada em instantes. Além disso, os cálculos também irão levar em conta os atrasos, horas extras, banco de horas, adicional noturno e muito mais.
#4 Reúna RH e TI para cuidar das mudanças
A implementação de uma nova tecnologia sempre envolve o empenho de toda a organização. Com o controle de ponto online não é diferente.
Por isso, para o sucesso na implementação do novo sistema é essencial reunir o RH e TI para cuidar da transição.
Assim, a mudança pode ser coordenada e tenha o tempo certo para capacitação das pessoas e comunicação dos novos procedimentos.
Portanto, é importante reunir os gerentes de RH e de Tecnologia para elaborarem um plano de ação de trabalho conjunto para que o sistema seja implementado no menor tempo, com economia e sucesso.
#5 Revise os processos de RH
Para que o novo sistema de controle de ponto online tenha impacto positivo será necessário revisar os processos de RH.
Assim, comece fazendo uma lista das tarefas de controle que irão ser afetadas pelo novo software. Por exemplo:
- Digitação folha de ponto;
- Cálculos para fechar a folha de pagamento;
- Cálculo de horas extras;
- Banco de horas;
- Formatação e organização de escalas de horários;
- Emissão de relatórios para e-Social.
De tal forma, o controle de ponto online estará tornando essas tarefas mais simples. Aliás, há tarefas que poderão ser totalmente eliminadas para economizar tempo e dinheiro.
Nesse sentido, o controle de jornada de trabalho terá mais agilidade, transparência e segurança.
Portanto, tendo mapeado as tarefas que serão afetadas, prepare fluxogramas simples e em conjunto com o TI para verificar as demais tarefas que serão automatizadas. Podemos destacar as tarefas de cálculo de folha de pagamento, avaliação de desempenho, saúde e segurança do trabalho.
#6 Faça um teste gratuito
É importante que o gerente de RH e analistas/gerente de TI testem a plataforma. Assim, é possível que se familiarize com o sistema e verificar a funcionalidade do controle de ponto online.
Assim, será possível tomar uma decisão mais informada sobre qual plano contratar que irá se adequar às necessidades da empresa.
#7 Treine os colaboradores e analise os resultados
Apesar dos sistemas de controle de ponto online terem uma interface intuitiva é importante fazer o treinamento dos colaboradores.
Aliás, esses aplicativos são simples de usar, basta baixar no seu celular e cadastrar os usuários na plataforma web. Após isso, já pode sair usando em seu departamento ou para empresa toda sem complicações.
Assim, é bom explicar para os colaboradores como precisam fazer o controle de modo a evitar esquecer de marcar o ponto e as regras de uso.
Ademais, é importante que o gerente de RH tenha indicadores comparativos de produtividade antes e depois da implementação do controle de ponto online.
De fato, o sistema irá reduzir a burocracia, lentidão de tarefas e sobrecarga de trabalho dos analistas. Assim, o setor de RH ficará mais forte e com atuação estratégia para o negócio.
Enfim, pequenas empresas com poucos funcionários nem cogitava a ideia de terem um controle de ponto eletrônico devido aos custos operacionais altos.
Contudo, atualmente com a tecnologia com base na nuvem o preço se tornou acessível a todos. Por isso, diversas micro e pequenas empresas estão assinando os planos da TWO.
E na sua empresa, vocês já possuem um controle de ponto online ou ainda estão buscando formas de melhorar a produtividade do RH?
