As empresas vêm se conscientizando cada vez mais que a implementação do compliance trabalhista é fundamental para estar em conformidade legal, criar políticas e procedimentos éticos a serem seguidos pelos colaboradores.
Para corroborar com esta prática, vamos explicar o que é compliance trabalhista neste artigo, bem como a sua importância na redução de riscos, fortalecimento da cultura organizacional e melhoria da reputação empresarial. Também mostraremos como implementar um programa eficaz, com mapeamento de riscos, código de conduta, treinamentos e auditorias.
O que é compliance trabalhista?
O compliance trabalhista é um conjunto de procedimentos, práticas e regulamentos que visam garantir que a empresa esteja sempre em conformidade legal, de acordo com as normas e diretrizes estabelecidas pela legislação trabalhista, acordos e convenções coletivas, padrões éticos e normas de segurança de saúde no trabalho.
O compliance trabalhista é responsável por garantir que a empresa siga as normas celetistas e demais regras relativas ao trabalho, com o objetivo de minimizar problemas legais e financeiros, evitar sanções e promover um ambiente organizacional justo, seguro, ético e equitativo para todos os funcionários.
Por que investir em compliance trabalhista?
Pode parecer meio óbvio investir em recursos que deixem uma empresa em situação legal e com boa reputação, porém devemos frisar que as razões são bastante abrangentes, como mostraremos a seguir:
Redução de passivos trabalhistas e custos
Um argumento bastante válido para investir em compliance trabalhista é evitar passivos trabalhistas decorrentes de descumprimentos das leis, sanções administrativas e ações judiciais movidas por funcionários insatisfeitos, que podem gerar um custo muito maior, pois além da despesa com processos, a imagem da empresa pode ficar arranhada e deixar de ser atrativa para parceiros, investidores e clientes.
Fortalecimento da cultura e governança
O compliance trabalhista é um dos sustentáculos da governança corporativa, muito importante para o ESG, pois é ele que deixa nítida a preocupação da empresa com o fortalecimento da cultura organizacional, ética, transparência na relação com os colaboradores, deixando claros os seus direitos e deveres e mitigando possíveis conflitos.
Reputação, confiança e retenção de talentos
Empresas que investem em compliance trabalhista demonstram a seriedade e transparência com que se portam, bem como o compromisso com práticas trabalhistas éticas. Adotando essa postura as empresas, além de ganharem respeito no mercado, se tornam alvo de talentos que estão em busca de novas oportunidades de trabalho em organizações sérias e que realmente se preocupem com mais que a produtividade, mas também com o bem-estar da sua força de trabalho em um ambiente que promova segurança e harmonia, mais colaborativo e produtivo.
Componentes de um programa eficaz
Para implementar um programa de compliance trabalhista eficaz é necessário tomar algumas medidas que servirão como base para o seu sucesso. Veremos a seguir algumas etapas importantes:
Mapeamento de riscos trabalhistas
O primeiro passo é identificar os possíveis riscos trabalhistas da empresa e analisar os potenciais passivos, possibilidades de acidentes trabalhistas, casos de assédio, e outras possíveis questões, para poder direcionar todos os esforços para mitigá-las.
Código de conduta e políticas internas
Uma forma de facilitar o processo de compliance trabalhista é deixar bem claro o que a empresa espera dos colaboradores, elaborando um código de conduta que denote os valores e princípios da organização, para ser apresentado a todos os funcionários, de preferência assim que forem contratados.
É importante constar neste código de conduta as políticas internas da empresa, de forma que as regras sobre os diversos aspectos da relação de trabalho fiquem claras. Podem constar temas como contratação, jornada de trabalho, segurança, saúde no trabalho, ética, assédio, e outros tópicos que sejam pertinentes à atividade desenvolvida.
Treinamento e comunicação interna
Outra etapa fundamental da implementação do compliance trabalhista é a parte de treinamento e comunicação interna, pois através destes recursos as lideranças poderão informar os colaboradores sobre leis trabalhistas, políticas internas, sobre o código de conduta da empresa, planos de carreira, canais de comunicação e denúncias, entre outros temas, para que todos estejam cientes dos seus direitos, deveres e posturas esperadas pela organização.
Canais de denúncia e proteção ao denunciante
Para que os colaboradores se sintam seguros em informar o que está acontecendo dentro da empresa é necessário estabelecer um canal eficiente de comunicação, onde todos possam relatar situações irregulares e condutas impróprias.
É fundamental que os funcionários saibam que suas conversas serão mantidas em sigilo de acordo com o que pede a situação, se sintam protegidos e percebam que têm poder de voz para fornecerem informações sobre questões sensíveis.
Auditoria interna e monitoramento contínuo
Depois de implementar o compliance trabalhista na empresa, é necessário realizar um constante acompanhamento do programa para analisar se as políticas e procedimentos estão sendo postos em prática e bem recebidos pelos colaboradores.
Para obter essa resposta é necessário o monitoramento contínuo, acompanhado de auditorias esporádicas. Assim será possível tomar as providências necessárias para entrar em conformidade se ocorrer alguma situação fora do esperado ou do padrão desejado.
Integração com LGPD, e‑Social e convenções coletivas
Para que o projeto do compliance trabalhista se enquadre nos padrões éticos e legais, ele deve estar em consonância com a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados. Também deve se submeter às diretrizes celetistas, às normas de acordos e convenções coletivas, obedecer os prazos e regras do eSocial e todas as práticas estabelecidas pelo setor em que a empresa atua. Algumas das leis fundamentais para processos de compliance são a Anticorrupção, a Reforma Trabalhista, da Terceirização e a lei de Lavagem de Dinheiro.
Passo a passo de como implementar um compliance trabalhista
Implementar um programa de compliance trabalhista eficaz requer alguns cuidados, muito treinamento, lideranças engajadas, foco em superar as resistências iniciais e uma comunicação eficiente. Vejamos abaixo um passo a passo que vai auxiliar neste processo:
Diagnóstico e mapeamento
Para começar o projeto do compliance trabalhista a primeira etapa é fazer um levantamento completo das operações, processos, riscos e dados sobre os colaboradores, prestadores de serviço, parceiros comerciais, entidades sindicais, e todos os envolvidos com a empresa.
Depois disso é necessário analisar esses dados para ter um vislumbre da real situação da empresa e dos pontos que devem receber maior atenção. Com esse diagnóstico em mãos, é hora de começar a preparar o plano de compliance, com todas as etapas bem definidas, como a construção do programa, prazos limites, os responsáveis por cada segmento, bem como as decisões a serem tomadas.
Definição de políticas e fluxos
As políticas e fluxos são dois fatores que devem trabalhar juntos, pois as políticas definem as estratégias a serem seguidas e os fluxos definem como elas serão implementadas e seu constante monitoramento.
As políticas do compliance trabalhista definem os padrões, o resultado desejado, comportamentos e práticas esperadas para garantir a conformidade legal, evitar passivos e reduzir prejuízos. Podemos citar como exemplos de políticas as medidas de prevenção ao assedio, discriminação, controle da jornada de trabalho eficiente, segurança no trabalho, etc.
E os fluxos são a forma de implementar estas políticas. Como as informações serão repassadas aos colaboradores, os treinamentos necessários, o monitoramento, as auditorias, abertura de canais de denúncia, medidas de correção das irregularidades e os prazos para que cada etapa seja iniciada.
Treinamentos e campanhas de engajamento
Como mencionado anteriormente, o treinamento e comunicação eficiente com os colaboradores e lideranças são importantes etapas, pois uma comunicação eficiente auxilia no engajamento de todos e reduz a resistência inicial às mudanças programadas, e o treinamento capacita e mostra a importância do compliance trabalhista para a empresa e individualmente.
Implantação de controles e indicadores (KPI)
Uma maneira mais fácil e eficaz de controlar o compliance trabalhista é através de sistemas de controle e indicadores, os KPIs, que contribuem para a medição do desempenho do programa, ajudam a identificar os riscos, contribuem para garantir que as medidas estão sendo seguidas de forma correta e seus dados servem como base para a tomada de decisões.
Auditoria e uso de tecnologia (software e dashboards)
A tecnologia é uma ferramenta potente na implementação de um programa de compliance trabalhista, pois ela auxilia no processo de monitoramento das atividades desenvolvidas, e com isso possibilita a correção de quaisquer situações irregulares.
Os softwares de compliance podem auxiliar na gestão de documentos, de riscos e de obrigações, já os dashboards fornecem alertas e notificações, indicadores de desempenhos, gráficos e visualizações, entre outras ferramentas.
Já as auditorias constantes podem promover a conformidade da empresa com as práticas de compliance implementadas, o que pode contribuir significativamente para a melhoria dos processos e a correção do que não está sendo proveitoso.
Revisão e atualização contínua
Para a empresa se manter em constante conformidade com a legislação trabalhista e atuar de forma ética, a atualização contínua é fundamental para que as mudanças nas leis e regulamentações sejam sempre do conhecimento de todos os interessados.
A revisão dos processos e análise das políticas internas permitem que melhorias sejam realizadas, contribuem para a tomada de decisão estratégica, mudanças necessárias para adaptação do programa de compliance à realidade da empresa e ainda podem mostrar quais informações precisam fazer parte dos próximos treinamentos.
Qual o impacto do compliance no clima organizacional?
O compliance não só protege a empresa legalmente, mas também impacta positivamente o clima organizacional. Quando os funcionários percebem que a empresa adota práticas éticas e justas, a confiança e a motivação aumentam, se traduzindo em maior produtividade, um ambiente mais harmonioso e redução do turnover.
Ferramentas e tecnologia para compliance
Felizmente a tecnologia oferece algumas ferramentas que contribuem significativamente para o programa de compliance trabalhista, como os sistemas de monitoramento, de auditorias, com recursos que sejam capazes de identificar atividades fora do padrão que podem ser consideradas irregulares.
Sistemas de gestão e integração com e‑Social
Os sistemas de gestão, de conformidade e de integração com o eSocial promovem uma adaptação mais fácil ao programa de compliance e facilitam bastante o trabalho das lideranças responsáveis pela sua implementação.
Softwares para denúncia, auditoria, treinamento
Assim como os sistemas de gestão, os softwares de denúncias, auditorias, treinamento dos colaboradores e outros recursos que podem ser personalizados de acordo com a atividade empresarial, são uma solução eficaz para manutenção do programa de compliance e seu monitoramento.
Modelos e templates: código, fluxograma, checklist
Existem diversos sistemas no mercado para contribuir com o compliance trabalhista, e alguns deles oferecem fluxogramas personalizáveis, códigos específicos para a atividade da empresa e que permitem a elaboração de checklists personalizados conforme as demandas da empresa.
Qual a relação entre compliance e sustentabilidade?
Compliance e sustentabilidade estão intimamente ligados, já que as organizações que seguem práticas de compliance tendem a adotar políticas sustentáveis. Isso ocorre porque ambas as práticas são baseadas em princípios de responsabilidade social e ética.
Normalmente as empresas comprometidas com o compliance geralmente também são líderes em sustentabilidade. Elas entendem que práticas responsáveis beneficiam não apenas a empresa, mas também a sociedade e o meio ambiente.
