Não só pela exigência legal, mas também pela necessidade de uma gestão eficiente de pessoas, as empresas buscam investir no melhor aplicativo controle de ponto, garantindo segurança, transparência e conformidade legal na gestão da jornada de trabalho.
Os métodos de marcação dos horários de trabalho estão cada vez mais conectados com as demandas das empresas, por isso é tão importante investir em um bom aplicativo de controle de ponto, pois, além de registrar a jornada, essas ferramentas oferecem diversas funcionalidades adicionais.
Neste artigo conceituaremos o aplicativo de controle de ponto. Vamos mostrar suas principais vantagens para empresas de todos os portes, como a redução de fraudes, otimização da jornada e conformidade com a legislação trabalhista, além de traçar um comparativo entre os principais apps do mercado e orientar sobre como escolher a melhor solução.
O que é um aplicativo de controle de ponto?
O aplicativo de controle de ponto é uma ferramenta desenvolvida para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa, independentemente do modelo de trabalho adotado — presencial, híbrido, externo ou em home office.
Esse tipo de software substitui os modelos de controle de ponto tradicionais, como os métodos manuais e os realizados por meio de relógios de ponto físicos, de forma a registrar os horários de entrada, saída, intervalos, horas extras e ausências através de smartphones, tablets e computadores.
Além de facilitar o registro do ponto dos colaboradores, o aplicativo de controle de ponto também possui outras funcionalidades muito úteis para os setores de RH e DP, e para a empresa em geral, pois pode ser acessado em tempo real de qualquer lugar de forma segura, e ainda emite relatórios precisos que auxiliam no processo de gestão de pessoas. Vamos conhecer mais sobre o tema!
Como funciona o aplicativo controle de ponto?
O primeiro passo para o uso é fazer o download do aplicativo de controle de ponto, os colaboradores podem escolher onde preferem fazer esse registro, no smartphone, no tablet ou mesmo no computador, e então baixar o app.
O segundo passo é realizar o cadastro no aplicativo, processo simples, já que as equipes de DP e RH costumam realizar um pré-cadastro dos colaboradores com suas informações básicas; o próprio funcionário apenas completa os dados solicitados.
Depois de cadastrado, o funcionário faz o login e cadastra sua senha, para poder acessar diariamente sua jornada de trabalho. A recomendação é nunca compartilhar a senha com terceiros. Todos os dados — pessoais e profissionais — ficam armazenados em nuvem, em conformidade com a LGPD.
Cada aplicativo de controle de ponto oferece diferentes formas de fazer o registro, pode ser através de biometria, reconhecimento facial ou geolocalização, mas o que é importante ressaltar é que essas formas de marcação são seguras e reduzem consideravelmente o risco de erros ou fraudes.
Os aplicativos de controle de ponto realizam o registro mesmo sem acesso à internet, atualizando o status do colaborador assim que a rede ficar disponível. Os dados lançados offline são sincronizados automaticamente assim que a conexão é restabelecida sem que nenhuma informação se perca.
Quais são as vantagens do uso de um aplicativo de controle de ponto?
Vamos mostrar a seguir algumas das principais vantagens em fazer uso do sistema de controle de ponto por aplicativo:
Redução de fraudes e marcações indevidas
O uso de sistemas que sejam acessados através de senhas, biometria, reconhecimento facial ou geolocalização inviabilizam as fraudes, o uso do chamado “ponto britânico” e a marcação por terceiros.
O registro é feito apenas pelo funcionário correto, promovendo maior precisão, transparência e confiabilidade, eliminando ainda os erros que são comuns em sistemas manuais ou físicos, como os relógios de ponto.
Otimização da gestão de jornada
Como os aplicativos de controle de ponto podem ser acessados de qualquer lugar, tanto pelo próprio colaborador que está realizando suas marcações, como pelas equipes de DP e RH, o trabalho de todos é otimizado.
Tanto as jornadas presenciais quanto as remotas se beneficiam desse sistema, as presenciais ou à distância, já que é bastante simples e rápido fazer o registro. Os funcionários que lidam com os dados referentes aos registros de ponto obtêm todas as informações já organizadas, acompanhadas de relatórios que contribuem oferecendo maior facilidade e praticidade para a gestão de pessoas.
Acesso em tempo real para gestores e RH
Os gestores e as equipes envolvidas na gestão de pessoas conseguem acompanhar todos os dados em tempo real, obtendo acesso rápido, ágil e seguro às informações, que ficam salvas na nuvem e disponíveis de qualquer lugar.
Integração com sistemas de folha de pagamento
As funcionalidades dos aplicativos de controle de ponto vão além do registro da jornada, já que os sistemas são capazes de analisar os dados, permitindo o monitoramento de horas extras, atrasos, faltas e banco de horas.
Como podem ser integrados aos softwares já utilizados pela empresa, os aplicativos agilizam e automatizam os fechamentos realizados por DP e RH, tornando-os mais rápidos, precisos e transparentes.
Conformidade com a legislação trabalhista
Os aplicativos de controle de ponto eletrônico seguem as regulamentações legais, especialmente a Portaria nº 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).
Aplicativo controle de ponto ou relógio de ponto: qual a diferença?
Há uma série de diferenças importantes entre o aplicativo de controle de ponto e o relógio de ponto que justificam o investimento nesta ferramenta moderna. O sistema de registro de ponto feito por meio de relógios opera por meio de um mecanismo magnético, em que as informações dos funcionários são registradas e identificadas por meio de um código específico.
Assim, os relógios de ponto convencionais, notadamente os modelos mecânicos e eletrônicos, requerem que os colaboradores utilizem cartões de papel ou crachás magnéticos para registrar suas entradas e saídas.
Estes dispositivos, instalados fisicamente nas dependências da empresa, demandam a presença física dos funcionários para efetuarem o registro. Embora sejam úteis para monitorar o tempo de trabalho, são suscetíveis a falhas humanas, como o esquecimento de registro, e a fraudes. Além disso, a extração e análise dos dados nos relógios tradicionais costumam ser demoradas e burocráticas.
Já os aplicativos de controle de ponto oferecem muito mais flexibilidade — tanto para funcionários quanto para profissionais de RH. Com esse tipo de aplicativo os colaboradores podem marcar seu ponto em home office ou em qualquer lugar do mundo, já que a tecnologia utiliza recursos como geolocalização e reconhecimento facial para garantir a autenticidade dos registros.
Para a gestão de RH, uma das grandes vantagens é a integração com sistemas de gestão, facilitando a análise de dados em tempo real, automatizando e acelerando o processo de fechamento da folha de pagamento e garantindo a segurança e a conformidade com a legislação trabalhista.
De forma simples, a comparação é prática: enquanto os relógios de ponto tradicionais são mais básicos e limitados, os aplicativos de controle de ponto oferecem uma solução moderna, eficiente e segura, alinhada às necessidades das empresas contemporâneas e suas forças de trabalho cada vez mais móveis e digitalizadas.
O que a lei diz sobre app de controle de ponto?
A Portaria 671, emitida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), regulamenta os aplicativos de controle de ponto, tanto gratuitos quanto pagos, definindo diretrizes que garantem sua conformidade e legalidade no mercado.
Os sistemas eletrônicos de registro de jornada são categorizados em três tipos principais:
- • REP-C: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (modelo físico, o relógio tradicional);
- • REP-A: Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (combina equipamentos e softwares);
- • REP-P: Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (baseado em software, com armazenamento em nuvem e tratamento digital dos dados).
A validade jurídica dos aplicativos de ponto eletrônico está garantida quando eles seguem regras específicas, como:
- Permitir a identificação de empregador e empregado
- Não restringir a marcação de ponto
- Proibir a marcação automática
- Possibilitar a extração eletrônica ou impressa dos registros
- Assegurar que os dados não possam ser alterados ou eliminados
- Permitir a assinatura eletrônica conforme os parâmetros definidos.
Como escolher o melhor aplicativo para sua empresa?
Cada empresa opera de acordo com seu porte, suas demandas e seu orçamento, por isso é importante se atentar para alguns fatos antes de escolher o melhor aplicativo de controle de ponto.
Avaliação de necessidades internas
De acordo com a legislação trabalhista, empresas com mais de 20 funcionários devem realizar a marcação de ponto oficial, e armazenar os dados para o caso de fiscalizações e auditorias, além de fornecer comprovação do registro aos colaboradores.
A melhor maneira de fazer o registro de ponto destes colaboradores, ter os dados sobre as jornadas com fácil acesso e ainda obter relatórios para gestão de pessoas é através do aplicativo de controle de ponto, bastando escolher a versão que melhor se adapta à realidade da empresa.
Devem ser considerados o modelo de jornada, o número de colaboradores, os equipamentos disponíveis e as particularidades da área de atuação — por exemplo, as escalas complexas do setor de saúde, que exigem personalização.
Suporte e facilidade de uso
Se o objetivo é obter praticidade e segurança, é necessário que o aplicativo escolhido seja de uso fácil, sem grandes mistérios ou dificuldades. Para que o sistema tenha seu uso otimizado é fundamental que os colaboradores saibam como operá-lo, e além do treinamento necessário para isso, é essencial que a empresa fornecedora ofereça suporte técnico ágil e personalizado em caso de falhas ou necessidade de adaptação às demandas da contratante.
A TWO RH, especialista em terceirização de Departamento Pessoal e soluções de tecnologia para RH, pode auxiliar na implementação do controle de ponto digital, promovendo eficiência e segurança na gestão da jornada de trabalho.
Segurança dos dados
Uma das regras importantes a ser cumprida pelos aplicativos de controle de ponto é a conformidade com a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados, que normatiza a forma como os dados pessoais dos colaboradores devem ser tratados pelos empregadores e pelos aplicativos de controle de ponto. O descumprimento da LGPD pode acarretar multas significativas e outras sanções administrativas.
