Mesmo com o avanço da tecnologia e dos processos eletrônicos, ainda temos que guardar papel, muito papel. O departamento de RH da empresa não é uma exceção e todos os meses vão se acumulando mais e mais. Indo contra o excesso de papéis acumulados, a TWO disponibiliza para seus clientes uma ferramenta ímpar: a assinatura eletrônica da folha de ponto.
O eSocial já é uma realidade para reduzir esta burocracia dos documentos impressos e em função da reforma trabalhista de 2017 (lei № 13.467 de 2017) que permite que acordos entre empresas e trabalhadores poderão prevalecer sobre a legislação.
O que é uma assinatura eletrônica?
Hoje em dia, cada vez mais empresas estão adotando o home office, mas desde sempre os negócios acontecem em diferentes locais com os escritórios espalhados pelo país.
Com o avanço do trabalho remoto em 2020, podemos ver a dificuldade de alguns gestores em manter os processos. De fato, 67% das empresas relatam complicações na hora de implementar o novo sistema de home office.
Adotar a assinatura eletrônica é um dos passos necessários para o trabalho fluir corretamente.
Essa tecnologia funciona utilizando algum método de autenticação, como:
- Assinatura digitalizada;
- Reconhecimento de IP;
- Tolken;
- Biometria;
- Login e senha;
- SmartCard; entre outros.
Esses métodos garantem a autenticidade da assinatura. Assim, é certificado que o documento foi devidamente assinado e poderá ser utilizado como comprovação para os devidos efeitos legais.
A assinatura digital utiliza criptografia e reconhecimento de IP para autenticar o usuário. Com isso, não é preciso comprar certificados ou ter burocracias. Logo, basta inserir email, digitar um código de verificação e pronto, documento assinado com sucesso.
Benefícios
- Ecologicamente correto ao evitar a impressão de papel;
- Ausência de custos operacionais para a impressão e gerenciamento de quem assinou ou não.
- Ausência dos custos de logísticas e malotes para envio e recebimento das folhas de ponto entre as unidades remotas da empresa;
- Desnecessário o armazenamento dos documentos físicos;
- Acessível rapidamente de qualquer lugar;
Assinatura eletrônica da folha de ponto tem validade jurídica?
Como sabemos, a CLT tornou obrigatório o controle de ponto para empresas com mais de vinte funcionários.
Contudo, a lei não menciona que seja obrigatório a assinatura da folha de ponto. Ainda assim, a jurisprudência mostra que o documento não é considerado válido se não tiver a assinatura do empregado.
Por isso, é fundamental que o cartão de ponto seja assinado, evitando-se problemas futuros.
Atualmente, a tecnologia está presente em todos os momentos. Isto é, a assinatura eletrônica da folha de ponto é algo que está presente e diversas empresas já adotam.
Entretanto, ainda há diversas dúvidas sobre a validade. Sim, a assinatura eletrônica tem validade jurídica. Pela medida provisória 2.200/2001-2, art. 10:
“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”
Isto é, até mesmo as assinaturas que não utilizam o padrão emitido pela ICP-Brasil são válidas juridicamente.
Portanto, sua empresa pode utilizar com tranquilidade que ela será aceita para os devidos efeitos legais.
Os impactos da tecnologia no home office
Quando falamos de trabalho remoto precisamos pensar em tecnologias e formas de simplificar os processos.
A assinatura eletrônica da folha de ponto atinge essas duas características. Afinal, com poucos cliques é possível assinar o documento; é simples, rápido e barato.
Esses fatos são fundamentais para que a relação trabalhista ocorra tranquilamente à distância. Assim como a simplificação evita que haja confusões e problemas, que atrasa o trabalho do colaborador e do profissional de RH.
Portanto, vemos diversos impactos que são gerados pelo uso da tecnologia no home office:
Aumento da produtividade
Seja a assinatura eletrônica ou outra tecnologia, é impossível não percebermos o ganho de produtividade.
Afinal, um processo que poderia levar o dia inteiro, pode acontecer em poucos cliques que levam menos de minutos para acontecer.
Redução de custos
Como dito, há diversos custos que são cortados quando utilizamos a tecnologia. Assim, não há mais necessidade de ter que ficar gastando com envios de malotes, compra de papel, impressão, etc.
Além disso, temos a redução de tempo gasto. Para a empresa, cada minuto do trabalhador representa um custo. Por isso, é importante que a gente otimize o trabalho deles. Isso é benéfico para empresa e para o colaborador.
Qualidade de vida
Ao empregar a tecnologia, como assinatura eletrônica da folha de ponto, as pessoas possuem mais tempo para realizar tarefas mais importantes.
Além disso, o home office aliado da tecnologia permite que os trabalhadores tenham mais tempo para si. Ou seja, eles conseguem cuidar melhor de sua saúde física e mental e da família.
Proporcionar essa qualidade de vida para os trabalhadores é fundamental para manter a produtividade e a motivação lá em cima.
Aumento da motivação e satisfação dos colaboradores
Um dos indicadores de RH mais importantes é a satisfação dos colaboradores. Esse indicador está intimamente ligado à qualidade de vida dos funcionários.
Assim, quando melhoramos o trabalho das pessoas, elas conseguem passar mais tempo naquilo que realmente é importante. Quando fazemos isso, os trabalhadores tendem a ficarem motivados e aumentar a produtividade.
De mesmo modo, através de pesquisas de satisfação, será possível verificar um aumento expressivo nas opiniões positivas sobre a empresa.
Como funciona a assinatura eletrônica da folha de ponto na TWO
- O gestor ou RH deve verificar e confirmar a folha, aprovando-a.
- Em seguida o colaborador receberá um e-mail de notificação. Para colaboradores sem e-mail, uma notificação em sistema é acionada sobre sua pendência de assinatura.
- O colaborador deve então entrar na folha de ponto e verificar se todos os eventos estão corretos, e então fazer a assinatura eletrônica da folha de ponto digitando seu nome e confirmando.
- Por fim, em caso de uma fiscalização, a impressão da folha possui todas as informações de rastreabilidade, além de registros duplos de auditoria dentro do sistema TWO.
Quais as vantagens para os colaboradores?
#1 É simples
Como você viu acima, o processo é super simples. Assim, ele não precisa parar tudo que ele está fazendo para lidar com burocracias.
Com alguns cliques o colaborador assina a folha de ponto. Da mesma forma, o profissional de RH ganha bastante tempo com a redução de burocracias para conseguir uma simples assinatura.
#2 Não precisa mais do que o próprio celular
Para que o funcionário assine a folha de ponto, não precisa mais do que seu próprio celular. Em geral, a folha de ponto é enviada por e-mail e o funcionário precisa apenas clicar em um link que leva para um ambiente que será realizada a assinatura.
Ou seja, é tão prático que o colaborador nem levará mais de 5 minutos para finalizar o processo.
#3 Home Office simplificado: colaborador feliz!
Como dito anteriormente, a assinatura eletrônica da folha de ponto permite que o trabalho remoto seja possível e sem complicações.
Para os colaboradores, a simplicidade e praticidade da tecnologia é um fator muito importante. Afinal, ninguém gosta de ter que ficar parando tudo para ficar conferindo e assinando papéis, para depois ter que fazer toda a burocracia de enviar os malotes de volta.
Poder assinar a folha de ponto em poucos cliques ajuda na satisfação do colaborador. Além de aumentar sua produtividade e deixá-lo focado nas tarefas que são realmente importantes.
#4 Segurança
Assim como para a empresa, a assinatura eletrônica da folha de ponto permite segurança jurídica.
Nesse sentido, o colaborador pode estar tranquilo quanto aos seus direitos. Afinal, caso venha ser necessário, ele sabe que os documentos estão devidamente assinados e poderão ser utilizados em sua defesa.
O mesmo funciona para empresa. Em casos de processos trabalhistas referentes à jornada de trabalho, o documento assinado poderá ser utilizado.
Isso é importante quando vemos que os assuntos mais recorrentes no TST são sobre horas extras e intervalo intrajornada.
Ainda não é cliente TWO? Comece agora mesmo!
