Folha de Ponto: O Que É, Como Funciona e Quais as Regras Exigidas pela Lei?

Folha de ponto
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A folha de ponto é um instrumento fundamental para garantir a gestão eficiente do tempo e dos recursos humanos de uma empresa, além de assegurar o cumprimento da legislação trabalhista. 

Falar sobre a folha de ponto pode parecer um assunto básico, mas a verdade é que muita gente ainda tem dúvidas sobre como ela funciona, qual a sua importância e como as novas tecnologias estão transformando esse processo. 

Já parou para pensar em tudo que a folha de ponto revela sobre a jornada de trabalho de um colaborador? Desde as horas trabalhadas até os intervalos e eventuais horas extras, ela é um registro essencial para garantir os direitos trabalhistas e realizar os cálculos da folha de pagamento de forma precisa. 

Neste artigo, vou te explicar tudo o que você precisa saber sobre esse documento tão importante, desde os seus tipos até as melhores práticas para gestão. Prepare-se para tirar todas as suas dúvidas e se tornar um expert no assunto! 

Quer saber mais sobre a importância da folha de ponto para o seu negócio? Então continue lendo e saiba como otimizar esse processo e garantir a conformidade com a legislação trabalhista e a produtividade da sua equipe de RH e DP. 

O que é a folha de ponto?

A folha de ponto é um documento que registra detalhadamente a jornada de trabalho de cada funcionário de uma empresa. Nela, são anotadas as horas de entrada, saída, intervalos e qualquer outra ocorrência relacionada ao horário laboral. É como um diário das atividades do colaborador, mas com foco específico nos horários. 

Qual é a importância da folha de ponto para a empresa?

Ela é um instrumento fundamental para garantir a gestão eficiente do tempo e dos recursos humanos de uma empresa, além de assegurar o cumprimento da legislação trabalhista. A folha de ponto é uma ferramenta que contribui para: 

  • Cálculo preciso da folha de pagamento: A base para calcular corretamente salários, horas extras, adicionais noturnos e outros valores variáveis é a folha de ponto. Sem ela, seria impossível garantir que cada funcionário seja remunerado de forma justa e conforme a legislação trabalhista. 
  • Cumprimento da legislação trabalhista: A folha de ponto é um documento legal que comprova a jornada de trabalho de cada colaborador. Ela é essencial para evitar problemas com a fiscalização do trabalho e garantir a segurança jurídica da empresa. 
  • Controle da jornada de trabalho: Permite acompanhar a carga horária de cada funcionário, evitando o excesso de horas extras e garantindo o descanso adequado. Isso contribui para a saúde e bem-estar dos colaboradores, além de evitar o desgaste físico e mental. 
  • Planejamento de recursos humanos: Auxilia na gestão de equipes, dimensionamento de pessoal e na identificação de picos e vales de trabalho. Com as informações da folha de ponto, é possível otimizar a distribuição de tarefas e garantir que a empresa tenha o número adequado de funcionários em cada área. 
  • Análise de desempenho: Permite identificar padrões de trabalho, como atrasos frequentes, faltas injustificadas e baixa produtividade. Essas informações podem ser utilizadas para implementar ações de melhoria e desenvolvimento dos colaboradores. 
  • Prevenção de fraudes: Um sistema de registro de ponto eficiente ajuda a prevenir fraudes, como o registro de horas não trabalhadas ou o superfaturamento de horas extras. 

O que diz a lei sobre a folha de ponto?

A legislação trabalhista brasileira possui diversas normas que regulamentam o registro da jornada de trabalho, ou seja, a folha de ponto. Entre as principais leis e portarias, destacam-se a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a Lei de Liberdade Econômica e a Portaria 671. 

Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) 

A CLT é a principal legislação trabalhista brasileira e estabelece diversos direitos e deveres para empregadores e empregados. No que diz respeito à folha de ponto, o artigo 74 da CLT determina que: 

  • Empresas com mais de 20 empregados: São obrigadas a registrar a hora de entrada e saída dos empregados. 
  • Modalidades de registro: O registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico. 

Lei de Liberdade Econômica (Lei nº 13.874/2019) 

A Lei de Liberdade Econômica, sancionada em 2019, trouxe algumas alterações na legislação trabalhista, incluindo a flexibilização do registro de ponto. A lei estabeleceu que: 

  • Acordo individual: Empregados e empregadores podem celebrar acordo individual escrito para definir outras formas de controle de jornada, desde que garantam a proteção do trabalhador. 
  • Flexibilização para empresas de até 20 empregados: A lei possibilitou que empresas com até 20 empregados adotem outras formas de controle de jornada, desde que haja acordo individual e que a jornada de trabalho seja registrada. 

 

É importante saber que a Lei de Liberdade Econômica não revogou a obrigatoriedade do registro de ponto para empresas com mais de 20 empregados. 

Portaria 671 do Ministério do Trabalho 

A Portaria 671/2011 do Ministério do Trabalho estabelece as normas gerais para o registro eletrônico de ponto. Essa portaria detalha os requisitos técnicos para os equipamentos e sistemas de registro de ponto eletrônico, visando garantir a segurança e a integridade dos dados registrados. 

Principais pontos da Portaria 671: 

  • Requisitos técnicos: Define os requisitos mínimos para os equipamentos e sistemas de registro de ponto eletrônico. 
  • Armazenamento dos dados: Determina o prazo mínimo de armazenamento dos dados registrados. 
  • Acesso aos dados: Estabelece as condições para o acesso aos dados registrados pelos empregados e pela fiscalização do trabalho. 

 

É importante que as empresas estejam atentas às mudanças na legislação e consultem um advogado especializado para garantir a correta aplicação das normas trabalhistas. 

Quais funcionários não precisam de controle de ponto?

A obrigatoriedade do controle de ponto varia de acordo com a legislação trabalhista de cada país e pode ter algumas exceções. No entanto, de forma geral, algumas categorias de funcionários costumam estar isentas do registro de ponto. 

No Brasil, por exemplo, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece algumas exceções: 

  • Cargos de confiança: Geralmente, gerentes, diretores e outros cargos de alta gestão são isentos, desde que tenham autoridade para admitir, demitir e remunerar funcionários. 
  • Trabalhadores externos: Aqueles que exercem suas atividades fora do estabelecimento da empresa, como vendedores externos, podem ter o controle de ponto dispensado em algumas situações. 
  • Teletrabalhadores: Com a reforma trabalhista, os teletrabalhadores, em regra, estão dispensados do controle de ponto. No entanto, é importante verificar as condições específicas do contrato de trabalho. 

 

É importante lembrar de que a obrigatoriedade do controle de ponto não é igual para todos os funcionários. Cada caso possui particularidades que devem ser avaliadas individualmente, considerando a função exercida e as condições estabelecidas no contrato de trabalho. 

Além disso, a legislação trabalhista é dinâmica e sofre alterações com frequência. Por esse motivo, é fundamental buscar orientação de um advogado especializado para garantir que a empresa esteja em conformidade com todas as normas e que o controle de ponto esteja sendo aplicado de forma correta para cada categoria de funcionário. 

Outro ponto relevante são os acordos coletivos de trabalho, que podem estabelecer regras específicas sobre o controle de ponto para determinadas categorias profissionais. É importante verificar a existência desses acordos e suas disposições para garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas. 

Ou seja, a definição de quais funcionários estão sujeitos ao controle de ponto requer uma análise cuidadosa e personalizada, levando em consideração a legislação vigente, os acordos coletivos e as características de cada função. 

Folha de Ponto, AFD e AEJ: Qual a diferença?

A gestão de tempo e presença dos colaboradores é fundamental para qualquer empresa. Para isso, diversos documentos e registros são utilizados. Três dos mais comuns são a folha de ponto, o Afastamento do Funcionário (AFD) e o Atestado de Espelho de Ponto (AEJ). Vamos entender a diferença entre cada um deles: 

Folha de Ponto 

  • O que é: É o registro detalhado da jornada de trabalho de cada colaborador, indicando as horas de entrada, saída, intervalos e outras ocorrências relacionadas ao horário laboral. 
  • Objetivo: Serve para calcular a remuneração, controlar as horas trabalhadas, cumprir a legislação trabalhista e gerar diversos relatórios para a gestão de pessoas. 
  • Conteúdo: Data, hora de entrada, hora de saída, intervalos, horas extras, faltas, atrasos, entre outros. 

Afastamento do Funcionário (AFD) 

  • O que é: É um documento que registra a ausência de um funcionário do trabalho por um determinado período, seja por motivo de férias, licença médica, afastamento por acidente de trabalho ou outro motivo justificado. 
  • Objetivo: Justificar a ausência do funcionário, garantir o pagamento dos benefícios durante o afastamento e manter o controle da equipe. 
  • Conteúdo: Nome do funcionário, período de afastamento, motivo do afastamento, documentos comprobatórios (atestado médico, etc.). 

Atestado de Espelho de Ponto (AEJ) 

  • O que é: É um documento que contém um extrato da folha de ponto de um funcionário em um determinado período. 
  • Objetivo: Serve como comprovante da jornada de trabalho do funcionário para diversas finalidades, como cálculo de rescisão, cálculo de benefícios, processos judiciais, etc. 
  • Conteúdo: Nome do funcionário, período, horários de entrada e saída, horas extras, faltas, atrasos, entre outros dados relevantes para o período solicitado. 

Qual a relação entre eles? 

  • A folha de ponto é a base: Tanto o AFD quanto o AEJ utilizam os dados da folha de ponto como referência. 
  • AFD complementa a folha de ponto: O AFD justifica as ausências registradas na folha de ponto. 
  • AEJ é um extrato da folha de ponto: O AEJ apresenta um resumo da jornada de trabalho de um funcionário em um determinado período, com base nas informações da folha de ponto. 

 

A legislação trabalhista determina a obrigatoriedade da folha de ponto e estabelece as regras para o registro e armazenamento desses documentos. 

Quais são as principais informações de uma folha de ponto?

Na folha de ponto constam informações precisas sobre a atividade laboral que servem como base para diversos cálculos, como folha de pagamento, horas extras e outros benefícios. 

As principais informações presentes em uma folha de ponto são: 

  • Dados do funcionário: Nome completo, matrícula, cargo, setor e departamento. 
  • Dados da empresa: Razão social, CNPJ e endereço. 
  • Período de referência: Mês e ano a que se referem os registros. 
  • Datas: Dia do mês e dia da semana. 
  • Horários: Hora de entrada, hora de saída, intervalo para refeição e descanso, horas extras, atrasos e faltas. 
  • Justificativas: Motivo de faltas e atrasos (quando houver). 
  • Observações: Espaço para anotações adicionais, como feriados, viagens a trabalho e outras ocorrências relevantes. 
  • Assinaturas: Do funcionário e do responsável pela conferência dos dados. 

 

Além dessas informações básicas, a folha de ponto pode conter outros dados, dependendo das especificidades da empresa e da legislação trabalhista, como: 

  • Adicional noturno: Para quem trabalha em horários noturnos. 
  • Adicional de horas extras: Para horas trabalhadas além da jornada normal. 
  • Férias: Períodos de descanso remunerado. 
  • Licenças: Afastamentos por motivo de doença, maternidade, paternidade, etc. 
  • Atestados médicos: Documentos que comprovam afastamentos por motivo de saúde. 

 

Como fazer folha de ponto: cálculos envolvidos

A elaboração da folha de ponto envolve uma série de cálculos que, se não realizados corretamente, podem gerar problemas trabalhistas e financeiros para a empresa. A legislação trabalhista brasileira, além de ser extensa, sofre constantes atualizações, o que torna a tarefa ainda mais desafiadora. Os principais cálculos envolvidos na folha de ponto são: 

  • Horas trabalhadas: A contabilização precisa das horas trabalhadas, considerando a jornada normal, horas extras, intervalos e qualquer outro ajuste. 
  • Horas extras: O cálculo das horas extras exige atenção especial, pois varia de acordo com a legislação trabalhista e a convenção coletiva da categoria. É preciso identificar se as horas extras foram realizadas em dias úteis, sábados, domingos ou feriados, e qual o percentual de acréscimo a ser aplicado. 
  • Adicional noturno: O trabalho realizado no período noturno (geralmente entre 22h e 5h) gera um acréscimo salarial. O percentual desse adicional varia de acordo com a legislação e a convenção coletiva. 
  • Descanso semanal remunerado (DSR): Mesmo quando não trabalhado, o DSR deve ser remunerado. Seu cálculo varia de acordo com a forma de pagamento adotada pela empresa (por hora ou por dia). 
  • Faltas e atrasos: As faltas injustificadas e os atrasos geram descontos na folha de pagamento. A forma de cálculo desses descontos varia de acordo com a política interna da empresa e a legislação trabalhista. 
  • Férias: O cálculo das férias envolve a contabilização dos dias trabalhados no período aquisitivo, a definição do período de gozo e o pagamento da remuneração, que inclui o terço constitucional. 
  • 13º salário: O 13º salário é calculado com base na remuneração do funcionário no período aquisitivo, incluindo horas extras, adicionais e outros rendimentos. 
  • Encargos sociais: A empresa deve calcular e recolher os encargos sociais incidentes sobre a folha de pagamento, como INSS, FGTS e outros. 

O que pode acontecer se a folha de ponto estiver errada?

Erros no cálculo da folha de ponto podem gerar diversos problemas para a empresa, como: 

  • Pagamento indevido de horas extras: Sobrecarga nos custos trabalhistas. 
  • Cálculo incorreto de férias: Impactos financeiros e insatisfação dos funcionários. 
  • Divergências com a fiscalização do trabalho: Multas e outras penalidades. 
  • Problemas trabalhistas: Processos trabalhistas e imagem negativa da empresa. 

 

Diante dessa complexidade, muitas empresas buscam soluções para automatizar e simplificar a gestão de ponto. Sistemas de controle de ponto são ferramentas que auxiliam no registro preciso da jornada de trabalho, na automatização dos cálculos e na geração de relatórios completos e confiáveis. 

Quais são os modelos de folha de ponto?

A escolha do modelo de folha de ponto depende de diversos fatores, como o porte da empresa, a legislação vigente e as especificidades de cada negócio. Ao longo dos anos, diferentes modelos foram desenvolvidos para atender a essas necessidades. 

Os principais modelos de folha de ponto são: 

1. Folha de Ponto Manual
  • Características: É a forma mais simples e tradicional, onde o funcionário anota manualmente seus horários de entrada e saída em um documento físico. 
  • Vantagens: Baixo custo e fácil implementação. 
  • Desvantagens: Propensa a erros, difícil de auditar e pode gerar divergências. 
  • Características: Utiliza um relógio de ponto mecânico, onde o funcionário marca seu cartão para registrar a entrada e saída. 
  • Vantagens: Mais preciso que o método manual, mas ainda sujeito a erros de marcação. 
  • Desvantagens: Requer manutenção constante dos equipamentos e o processamento manual dos dados. 
  • Características: Utiliza um relógio de ponto eletrônico, onde o funcionário registra sua marcação por meio de um cartão ou biometria. Os dados são armazenados eletronicamente. 
  • Vantagens: Maior precisão, agilidade na geração de relatórios e redução de erros. 
  • Desvantagens: Requer investimento em equipamentos e software. 
  • Características: É a forma mais moderna e utilizada atualmente. Utiliza softwares ou aplicativos para registrar a jornada de trabalho, podendo ser acessado via computador, celular ou outros dispositivos. 
  • Vantagens: Alta precisão, integração com outros sistemas da empresa (como folha de pagamento), geração de relatórios personalizados e possibilidade de armazenamento em nuvem. 
  • Desvantagens: Requer investimento em tecnologia e treinamento dos funcionários. 

Como escolher o tipo de folha de ponto ideal?

Escolher o sistema de ponto ideal é o primeiro passo para alcançar essa tranquilidade. Mas com tantas opções disponíveis no mercado, como saber qual a mais adequada para a sua empresa? 

Basicamente, temos quatro tipos principais de sistemas de ponto: 

  • Manual: O mais tradicional, onde os funcionários registram seus horários em um documento físico. É simples, mas sujeito a erros e difícil de auditar. 
  • Mecânico: Utiliza um relógio de ponto mecânico para registrar as marcações, gerando um cartão de ponto. É um pouco mais preciso que o manual, mas ainda possui limitações. 
  • Eletrônico: Emprega um relógio de ponto eletrônico, onde os funcionários registram suas marcações por meio de um cartão ou biometria. Os dados são armazenados eletronicamente, oferecendo mais precisão e agilidade. 
  • Digital: A mais moderna, utiliza softwares ou aplicativos para registrar a jornada de trabalho, podendo ser acessado via computador, celular ou outros dispositivos. É a opção mais flexível e completa, permitindo a integração com outros sistemas da empresa. 

Quais os Critérios para Escolher o Sistema Ideal? 

A escolha do sistema ideal depende de diversos fatores, como: 

  • Porte da empresa: Empresas menores podem optar por sistemas mais simples, enquanto grandes empresas demandam soluções mais robustas. 
  • Legislação trabalhista: O sistema precisa estar em conformidade com as leis trabalhistas e convenções coletivas. 
  • Necessidades específicas: Cada empresa tem suas particularidades. É preciso analisar se o sistema atende às suas necessidades, como geração de relatórios personalizados, integração com outros sistemas, etc. 
  • Orçamento: O custo do sistema e sua manutenção devem ser considerados. 
  • Facilidade de uso: O sistema deve ser intuitivo e fácil de utilizar tanto para os funcionários quanto para o departamento de pessoal. 

 

Ao escolher um sistema de ponto, priorize a precisão, a agilidade, a segurança e a conformidade com a legislação trabalhista. 

Qual é o tipo de folha de ponto mais eficiente?

A folha de ponto digital é a maneira mais avançada das empresas gerenciam a jornada de trabalho de seus colaboradores. Diferente dos métodos tradicionais, como o manual e o mecânico, o sistema digital oferece maior precisão, agilidade e segurança. 

Como funciona o sistema de ponto digital? 

O sistema de ponto digital funciona através de softwares ou aplicativos que permitem o registro eletrônico dos horários de entrada e saída dos funcionários. Esse registro pode ser feito por meio de: 

  • Relógio de ponto eletrônico: O funcionário registra seu ponto diretamente no equipamento, utilizando um cartão de identificação ou biometria. 
  • Aplicativo mobile: Através de um aplicativo instalado em smartphones, o funcionário registra seu ponto onde estiver, desde que tenha acesso à internet. 
  • Computador: O registro pode ser feito diretamente em um computador, utilizando um software específico. 

 

Quais as vantagens do sistema de ponto digital? 

O sistema de ponto digital oferece diversas vantagens em relação aos métodos tradicionais: 

  • Precisão: Elimina erros manuais e garante a exatidão dos cálculos de horas trabalhadas, horas extras, faltas e atrasos. 
  • Agilidade: Automatiza processos, reduzindo o tempo gasto com tarefas repetitivas e gerando relatórios em tempo real. 
  • Segurança: Protege os dados dos funcionários e garante a conformidade com as leis de proteção de dados. 
  • Flexibilidade: Adapta-se a diferentes tipos de jornada de trabalho e às necessidades da empresa. 
  • Integração: Permite a integração com outros sistemas da empresa, como folha de pagamento e RH, otimizando processos. 
  • Mobilidade: Permite o registro de ponto em qualquer lugar, através de dispositivos móveis. 
  • Relatórios personalizados: Gera relatórios detalhados sobre a jornada de trabalho, facilitando a análise e a tomada de decisões. 
  • Conformidade legal: Garante o cumprimento da legislação trabalhista e das convenções coletivas. 

 

Ao automatizar processos e garantir a precisão dos dados, ele proporciona diversos benefícios para a empresa, como redução de custos, aumento da produtividade e melhoria na gestão de pessoas. 

Além dessas vantagens, o sistema de ponto digital também pode auxiliar em: 

  • Controle de acesso: Pode ser integrado a catracas e portões de acesso, controlando a entrada e saída de funcionários e visitantes. 
  • Gestão de projetos: Permite acompanhar a carga horária dedicada a cada projeto. 
  • Planejamento de férias: Auxilia no planejamento das férias dos funcionários, evitando conflitos de agenda. 
  • Análise de desempenho: Permite analisar o desempenho individual e da equipe, identificando oportunidades de melhoria. 

 

O sistema de ponto digital é um investimento que traz retorno a longo prazo, otimizando processos e garantindo a conformidade legal. 

Tela inicial de um dos tipos de controle de ponto eletrônico, o controle de ponto digital. folha de ponto

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Por que escolher a TWO? 

  • Facilidade de uso: Nossa interface é intuitiva e fácil de navegar, tanto para gestores quanto para funcionários. 
  • Flexibilidade: Adaptamos o sistema às suas necessidades, atendendo a diferentes tipos de jornada de trabalho e convenções coletivas. 
  • Precisão: Eliminamos erros manuais e garantimos a exatidão dos cálculos, evitando problemas trabalhistas. 
  • Agilidade: Automatizamos processos, reduzindo o tempo gasto com tarefas repetitivas e gerando relatórios em tempo real. 
  • Segurança: Protegemos os dados dos seus colaboradores e garantimos a conformidade com as leis de proteção de dados. 
  • Integração: Integramos o sistema com outros softwares da sua empresa, como folha de pagamento e RH, otimizando processos. 
  • Mobilidade: Permitindo o registro de ponto em qualquer lugar, através de dispositivos móveis. 
  • Relatórios personalizados: Geramos relatórios detalhados sobre a jornada de trabalho, facilitando a análise e a tomada de decisões. 
  • Suporte técnico: Nossa equipe está sempre pronta para auxiliar em suas dúvidas e necessidades. 

Como a TWO funciona na prática? 

Com a TWO, seus funcionários podem registrar o ponto de forma simples e rápida, através de: 

  • Computador: O registro também pode ser feito diretamente em um computador, através da nossa plataforma web.  
  • Aplicativo mobile: Disponível para Android e iOS, o app permite o registro de ponto em qualquer lugar com acesso à internet. 

 

Os benefícios da TWO para sua empresa: 

  • Redução de custos: Automatiza processos e diminui a necessidade de mão de obra para gestão de ponto. 
  • Aumento da produtividade: Libera o tempo dos gestores para focar em atividades estratégicas. 
  • Melhoria na gestão de pessoas: Permite acompanhar o desempenho dos colaboradores e identificar oportunidades de melhoria. 
  • Conformidade legal: Garante o cumprimento da legislação trabalhista e das convenções coletivas. 
  • Satisfação dos funcionários: Oferece uma ferramenta moderna e fácil de usar para o registro de ponto. 

 

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