Horas extras na prática: como o RH pode evitar passivos e melhorar a gestão

Em um mundo cada vez mais dinâmico e competitivo, a gestão do tempo de trabalho se torna um aspecto crucial para empresas e colaboradores. A prática de realizar horas extras, que se refere ao trabalho realizado além da jornada regular, é um tema que suscita debates tanto entre empregadores quanto empregados. 

Enquanto para alguns funcionários as horas extras podem representar uma oportunidade de aumentar a renda e demonstrar comprometimento, para os empregadores ela pode ser o gás necessário para o alcance de alguns objetivos sem a necessidade de contratar novos colaboradores. 

Neste artigo, exploraremos os principais aspectos relacionados às horas extras, incluindo a legislação que as regulamenta, as implicações financeiras para os trabalhadores e as empresas, e os impactos legais que devem ser observados. 

O que é hora extra?

O conceito de  horas extras diz que elas são todas as horas trabalhadas além da jornada normal estabelecida em contrato ou pela legislação. De acordo com a legislação da CLT a jornada de trabalho padrão é de 8 horas diárias e 44 horas semanais.

E qualquer período trabalhado que ultrapasse essa carga horária é considerada hora extra, e consequentemente remunerada de maneira diferenciada, levando em consideração o período trabalhado e os valores base para eles, como por exemplo períodos noturnos e finais de semana.

Qual é a legislação sobre hora extra no Brasil?

Vamos conhecer um pouco mais sobre o que a legislação brasileira diz com relação às horas extras, seus limites, a sobrejornada e como ela impacta nos rendimentos:

Limites permitidos pela legislação

De acordo com as normas da CLT são permitidas no máximo duas horas extras diárias em casos de atividades comuns. No caso de atividades em que haja exceções previstas em convenções ou acordos coletivos, essa regra pode ser flexibilizada e apresentar outras compensações financeiras. 

Hora extra x Sobrejornada: entenda a diferença

Ainda que muitas pessoas acreditem que a hora extra e a sobrejornada sejam a mesma coisa, há algumas diferenças consideráveis entre elas. A hora extra é o tempo trabalhado após o fim da jornada regular de trabalho, desde que respeitado o limite legal de 2 horas diárias.

Já a sobrejornada ocorre quando há a extrapolação habitual, descontrolada ou acima do limite permitido por lei de horas extras, sem compensação ou pagamento adequado, podendo gerar passivo trabalhista.

Reflexos das horas extras: FGTS, INSS e 13º salário

Vale lembrar que as horas extras impactam diretamente todas as remunerações do colaborador, como no FGTS, INSS e no 13º salário, ao contrário do que muitos gestores acreditam há uma proporcionalidade em relação a todos os rendimentos.

A hora extra se reflete em encargos e benefícios, gerando um custo maior para a empresa. Podemos usar como exemplo um funcionário que realize ou trabalhe 20 horas extras, além do valor incluso no pagamento mensal, essas horas incidem como um efeito cascata 

Quando a empresa é obrigada a pagar horas extras?

Sempre que os colaboradores de uma empresa ultrapassarem a jornada diária de trabalho, os contratantes têm como obrigação legal realizar a remuneração deste tempo extra, de acordo com as normas da CLT, ou conforme previsto em contrato. O não pagamento das horas extras pode acarretar problemas, como ações judiciais, pagamento de multas e sanções.

Jornada normal vs. excedente: o que caracteriza a hora extra?

Uma vez que a jornada de trabalho estabelecida por lei é de até 8 horas diárias e 44 horas por semana, qualquer período trabalhado que ultrapasse o que foi estabelecido pela legislação deve gerar uma compensação financeira extra. 

De acordo com o artigo 58 da CLT, foi estabelecida uma tolerância diária de até cinco minutos para marcação do ponto, não podendo ultrapassar dez minutos. Se esse período for ultrapassado, fica caracterizado como hora extra.

Podemos dar como exemplo um funcionário que finalize sua jornada diária de trabalho às 18h. Se ela marcar seu ponto às 18h07 não há a necessidade de pagar hora extra, mas se o ponto for marcado às 18h12 o empregador deve pagar o tempo excedido

Acordos individuais e convenções coletivas: quando a jornada pode ser ampliada?

Como já foi mencionado anteriormente, o limite legal é de duas horas extras diárias, mas a legislação permite flexibilizações de acordo com a atividade exercida. Há também como estabelecer condições específicas através de acordos individuais,ou convenções previamente permitidas e formalizadas.

Essas flexibilizações podem incluir percentuais específicos, adicionais, compensações ou até mesmo jornadas diferenciadas. Bons exemplos deste tipo de jornadas flexibilizadas são os setores como segurança patrimonial, área da saúde, comércio, indústria, e outras atividades que requeiram regras diferenciadas para o cálculo das horas extras e o limite permitido através das convenções de horas extras

Casos que geram dúvida: deslocamento, plantão e tempo à disposição

Existem algumas situações especiais que podem gerar dúvidas sobre o tempo em que os funcionários ficam à disposição da empresa. Podemos citar questões que tanto o setor de RH quanto o DP recebem.

Uma delas é o tempo gasto com deslocamento entre casa e trabalho. Esse período não conta como hora extra, salvo algumas exceções, como deslocamento em áreas rurais, viagem profissionais, e zonas de difícil acesso. De acordo com a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017), o tempo de trajeto deixou de integrar a jornada, salvo previsão em acordo ou situação excepcional.

Outra questão frequente é sobre os plantões. O tempo em que o funcionário fica à disposição da empresa, ainda que ele não esteja, de fato, exercendo suas funções, pode dar direito a remuneração, uma vez que o TST entende que se o funcionário está à disposição da empresa, com restrição de liberdade, pode haver o dever de remunerar, mesmo que parcialmente.

Mais uma questão que gera dúvidas é o tempo à disposição da empresa. De acordo com as regras da CLT considera-se como de serviço o tempo que o trabalhador permanece à disposição da empresa, aguardando ou executando ordens. Como exemplo podemos citar a espera para reuniões fora do horário de trabalho, período aguardando transporte da empresa após o fim do expediente, ou o uso de uniforme.

Vale alertar os empregadores sobre passivos trabalhistas que podem surgir justamente por não contabilizar de forma correta o tempo que um funcionário passa à disposição da empresa.

Resumo para o RH

O pagamento de horas extras é obrigatório sempre que ultrapassada a jornada contratual;

Atenção a acordos coletivos que podem alterar regras e percentuais;

Fique atento a situações de plantão, sobreaviso e tempo à disposição, pois elas geram direito à remuneração adicional.

Como calcular o adicional de horas extras?

Para as empresas, realizar de forma correta o cálculo das horas extras é fundamental para garantir o cumprimento da legislação trabalhista e evitar prejuízos financeiros à empresa. Além do pagamento da hora normal, a lei exige um adicional, que varia conforme o dia e o horário da prestação do serviço.

Percentuais previstos por lei (mínimo de 50%)

De acordo com o Art. 7º da Constituição Federal e a CLT, o trabalho extraordinário deve ser pago com, no mínimo, 50% de acréscimo sobre o valor da hora normal. Exemplo: Se a hora normal do funcionário vale R$ 10,00, a hora extra custa R$ 15,00 (R$ 10,00 + 50%).

A convenção ou acordo coletivo da categoria pode elevar esse percentual para 60%, 70% ou até 100%. Por isso, o RH deve sempre verificar a CCT (Convenção Coletiva de Trabalho) vigente, o que foi acordado.

Horas extras em domingos e feriados (mínimo de 100%)

Quando as horas extras são realizadas em domingos ou feriados, o acréscimo mínimo é de 100%, excetuando os casos em que haja negociação coletiva que estabeleça outro índice. Exemplo, se a hora normal tiver o custo de R$10,00, a hora extra no domingo ou feriado será de R$20,00.

Cabe ressaltar que mesmo que a empresa adote regime de escala (como 12×36), o trabalho em feriado deve ser remunerado em dobro, ou compensado, desde que haja previsão expressa em convenção.

Como o banco de horas influencia no cálculo?

Uma forma de compensação das horas extras trabalhadas é através do banco de horas, evitando o pagamento imediato. No caso da empresa optar pela adoção do banco de horas, as horas extras não geram compensação financeira, desde que sejam compensadas dentro do prazo legal (até 6 meses ou 12 meses conforme acordo).

Caso não haja a compensação dentro do prazo limite, a empresa é obrigada a pagar a hora extra com o adicional previsto. Ressaltamos que mesmo no banco de horas, o acúmulo excessivo sem controle pode gerar risco trabalhista, pois a jornada extrapolada impacta a saúde do colaborador.

Uma excelente maneira de evitar esse tipo de problema é realizar o controle automatizado da marcação do ponto, evitando dessa forma que restem horas pendentes, ou mesmo que o prazo de compensação seja descumprido.

Exemplos práticos de cálculo

Podemos dar como exemplo um colaborador com salário mensal de R$ 2.200,00, trabalhando 220 horas no mês (base 44h semanais). Cálculo da hora normal:

R$ 2.200 ÷ 220h = R$ 10,00 por hora. O funcionário fez 10 horas extras no mês, sendo:

8 horas em dias úteis (50%) e 2 horas no domingo (100%)

Cálculo horas extras dias úteis:

8h x R$ 10,00 = R$ 80,00 (valor da hora normal). Adicional de 50% = R$ 80,00 x 50% = R$ 40,00. Total dias úteis = R$ 80,00 + R$ 40,00 = R$ 120,00

Cálculo horas extras no domingo:

2h x R$ 10,00 = R$ 20,00. Adicional de 100% = R$ 20,00 x 100% = R$ 20,00. 

Total domingo = R$ 20,00 + R$ 20,00 = R$ 40,00

Total de horas extras no mês:

R$ 120,00 (dias úteis) + R$ 40,00 (domingo) = R$ 160,00

O valor pago mensalmente pelas horas extras ainda incide sobre o INSS, FGTS, 13º salário e férias.

Dicas para o RH:

Sempre verifique o percentual da categoria (que deve ser a partir de 50% sobre o total da hora base de trabalho). Atenção redobrada para o cálculo em domingos, feriados e jornadas noturnas. Controle o prazo de compensação no banco de horas. É importante sempre lembrar dos reflexos da hora extra em todos os encargos trabalhistas.

Quais são os riscos e prejuízos de não controlar corretamente as horas extras?

No decorrer do artigo mostramos a importância de uma gestão adequada das horas extras realizadas pelos funcionários para evitar riscos financeiros e jurídicos para as empresas. A questão não é apenas ter um custo maior, mas sim combater os passivos ocultos, custos invisíveis que afetam bastante a saúde financeira da empresa e não ficar sujeito às ações trabalhistas.

Ações trabalhistas e passivos ocultos

No ranking de processos judiciais trabalhistas, as horas extras estão na liderança há anos. 

Quando não há o controle e registro de ponto eficazes da jornada de trabalho fica difícil comprovar de forma precisa quantas horas extras o funcionário fez, se a jornada de trabalho foi extrapolada, e se a compensação ou o pagamento foram feitos de forma correta.

E como consequência a empresa assume os riscos de sofrer e perder ações trabalhistas, e consequentemente arcar com os custos de horas extras retroativas e de perícias, receber multas e ainda pagar honorários advocatícios. 

Uma informação importante é que cada processo trabalhista sofrido por uma empresa pode acarretar altos custos, gerando um passivo médio de R$ 30 a R$ 50 mil, de acordo com as informações levantadas pela FGV.

Custos invisíveis: adicional noturno, reflexos no DSR e encargos

Por mais que muitos acreditem que as horas extras refletem financeiramente apenas no pagamento mensal dos trabalhadores, elas são adicionadas em diversas outras despesas, muitas vezes desconhecidas pelo empregador ou pelo setor de RH.

Se a hora extra for prestada no período da noite é preciso que ela seja calculada sobre o valor do adicional noturno, e consequentemente mais cara já que há 20% sobre o total das horas trabalhadas. Cabe ressaltar que a hora noturna equivale a 52min30s, o que deve ser considerado no cálculo da hora extra noturna

As horas extras refletem ainda no DSR, o descanso semanal remunerado, aumentando o custo e gerando mais encargos sobre ele.

Os encargos trabalhistas afetados pelas horas extras são o FGTS, INSS, 13º salário e sobre as férias e a terça parte garantida por lei. Para se ter uma ideia, um montante de R$ 1.000 pagos em horas extras por mês pode gerar cerca de R$ 350  em encargos adicionais.

O papel do RH e DP na prevenção de erros

O papel do RH e do departamento pessoal no controle das horas extras e na prevenção de danos é fundamental, já que são os responsáveis por acompanhar a jornada de trabalho de forma contínua para evitar que se tornem um passivo trabalhista.

Também devem acompanhar as horas extras prestadas e se o limite legal está sendo cumprido. Promover de forma correta a aplicação dos adicionais e reflexos, negociar e revisar os acordos e convenções coletivos de tempos em tempos, além de implementar medidas que reduzem a possibilidade de erros humanos através de sistemas automatizados confiáveis.

Cabe ressaltar que o uso de planilhas ou controles não é suficiente. Eles dificultam a rastreabilidade e não geram alertas de extrapolação, aumentando o risco jurídico. Superar esse limite, sem respaldo legal, pode gerar penalidades administrativas, exposição da empresa a ações trabalhistas por sobrejornada, questionamento quanto à condição de trabalho degradante ou assédio.

Quando vale a pena ter banco de horas?

O banco de horas é uma alternativa que permite à empresa compensar horas extras com folgas, evitando o pagamento imediato do adicional. Quando bem estruturado, pode ser uma estratégia inteligente para reduzir custos trabalhistas e trazer mais flexibilidade para a gestão da jornada. No entanto, seu uso exige atenção redobrada às regras legais.

O que diz a Reforma Trabalhista sobre o banco de horas?

Com a Reforma Trabalhista o banco de horas passou a ter mais flexibilidade, permitindo diferentes formatos de negociação entre empresa e colaborador. Os principais pontos da legislação informam que o banco de horas pode ser implementado por acordo individual escrito, dispensando o acordo ou convenção coletiva (para validade de até 6 meses).

Diz que no caso dele ser formalizado por acordo coletivo ou convenção, o prazo de compensação pode chegar a 12 meses, e ainda que não há a necessidade de pagar o adicional de 50%, desde que as horas sejam compensadas dentro do prazo legal.

 Lembramos que mesmo com o banco de horas, a jornada máxima diária não pode ultrapassar o limite legal de 10 horas (8 normais + 2 extras).

Como funciona o banco de horas individual?

O banco de horas individual funciona como um acordo direto entre empresa e colaborador, onde as horas excedentes de um dia podem ser compensadas em outro, dentro do período de 6 meses. 

De forma prática o funcionário trabalha 2 horas a mais na segunda e sai 2 horas mais cedo na sexta, desde que tudo seja registrado e controlado para evitar acúmulos e vencimentos. 

Quando o prazo de compensação não é cumprido em tempo hábil, a empresa fica obrigada a pagar as horas extras com o adicional previsto.

Riscos de uso incorreto do banco de horas

É preciso salientar mais uma vez que o banco de horas mal administrado pode se transformar em um passivo trabalhista relevante. Se ele apresentar acúmulo excessivo de horas, pois se o RH perder o controle, as horas vencem e devem ser pagas com o adicional. Se houver o descumprimento do prazo legal isso pode gerar ações judiciais e multas.

E quando seu uso é feito para mascarar excesso de jornada, ou quando o banco de horas é usado sem controle real da carga de trabalho, o risco de ações por danos morais ou existenciais aumenta. Outro risco é a falta de transparência: O colaborador deve ter acesso ao saldo e saber quando e como vai compensar. O banco de horas não elimina o direito à hora extra se o prazo ou as condições forem descumpridas.

Cenários onde o banco de horas é mais vantajoso

Apesar da atenção necessária para evitar quaisquer questões legais com relação ao banco de horas, ele pode ser bastante vantajoso em casos de empresas com demandas sazonais, já que os picos de trabalho são  alternados com períodos de baixa demanda. 

Ou em negócios que operam em turnos, como indústrias, comércios ou serviços essenciais. Também são interessantes em operações externas ou de campo onde o controle da jornada é mais complexo e a compensação traz equilíbrio. Para as empresas que precisam evitar o aumento da folha, o banco de horas pode reduzir a necessidade de pagar horas extras com adicionais altos.

Podemos citar como exemplo uma empresa de facilities, que pode usar o banco de horas para compensar plantões ou coberturas de faltas, evitando custos com horas extras no fechamento da folha.

Como o controle de ponto digital previne erros e reduz custos?

Um dos grandes desafios das empresas é controlar de forma correta as horas extras e o banco de horas, especialmente quando o processo ainda é feito manualmente ou em planilhas.

Esse método não só aumenta o risco de erros humanos, como também expõe a empresa a custos invisíveis e passivos trabalhistas. Automatizar o controle da jornada e das horas extras não é mais um diferencial — é uma necessidade para o RH moderno.

Por que o controle manual gera risco?

O controle da jornada feito manualmente não só depende da disciplina de colaboradores e gestores como de uma organização extra, mais mão de obra e,fica suscetível a falhas. Pode ocorrer o esquecimento de registrar o ponto, preenchimento incorreto ou divergente, falta de alertas sobre extrapolação da jornada e até mesmo dificuldade para rastrear alterações e comprovar registros em caso de fiscalização. E como consequência a empresa perde a rastreabilidade e a segurança jurídica, tornando-se vulnerável a ações trabalhistas e multas.

Vantagens de um sistema automatizado

As vantagens de um sistema digital completo, como o da TWO, são muitas. Ele elimina falhas e melhora a gestão de forma inteligente: É feito o registro automático e rastreável através de aplicativos, biometria, reconhecimento facial ou geolocalização, que garantem o registro correto da jornada.

O sistema da TWO envia ainda alertas em tempo real e o sistema avisa sobre extrapolação da jornada, evitando a geração de horas extras não planejadas. É feito o cálculo automático de horas extras e banco de horas, além de haver a redução de erros e o risco de deixar prazos vencerem.

Através de um sistema automatizado é possível emitir relatórios completos e auditáveis, de forma a facilitar auditorias internas, fiscalização e conferência para folha de pagamento. Há ainda maior visibilidade  para o RH e o DP dos resultados apresentados pelo sistema, facilitando a tomada de decisões e o planejamento de escalas.

Redução de horas extras desnecessárias

Através de um sistema digital confiável  a empresa ganha controle real sobre a jornada e consegue interromper o acúmulo de horas extras sem necessidade, ajustando a operação a tempo. 

Os principais ganhos financeiros são a eliminação de horas lançadas indevidamente, a redução de gastos com reflexos trabalhistas (INSS, FGTS, 13º), a otimização do uso do banco de horas, evitando vencimentos e a prevenção de picos de horas extras no fechamento da folha.

Exemplos práticos de economia com o controle digital

Alguns dos exemplos práticos de economia digital através do uso de sistemas digitais de controle de ponto como os da TWO são notáveis, como no setor de facilities, já que ao automatizar o controle de jornadas externas, a empresa elimina o pagamento de grandes valores mensais em horas extras que não estavam sendo verificadas.

Já no caso das indústrias, com a automatização do ponto e do banco de horas, é possível identificar setores com alta demanda de extras e ajustar equipes, reduzindo os custos com jornadas excedentes.

Outro setor que pode sofrer um impacto positivo da automatização do sistema de ponto é o varejo. Com a implantação de sistema digital é possível utilizar o rodízio inteligente, evitando horas extras em finais de semana e feriados, com uma grande economia.

Dicas para o RH:

O controle digital evita erros e fraudes na gestão de jornada, reduz o custo real da folha, controla o adicional de horas extras e seus reflexos e protege juridicamente a empresa, garantindo registros válidos e rastreáveis.

Análise de mercado e o impacto financeiro das horas extras

Quando o assunto é horas extras, o impacto financeiro vai muito além do que se imagina à primeira vista. Estudos da FGV revelam que, dependendo da categoria, o custo real da hora extra para a empresa pode chegar a 2,5 vezes o valor da hora normal. 

Isso porque, além do pagamento da hora adicional, a empresa arca com todos os reflexos em encargos como INSS, FGTS, DSR e 13º salário, tornando o custo das horas extras um dos principais vilões da folha de pagamento.

E o cenário fica ainda mais desafiador quando olhamos para setores como comércio, segurança privada e serviços, onde a demanda por jornada extra é recorrente. Não à toa, o Ministério do Trabalho vem intensificando a fiscalização sobre o excesso de jornada e o pagamento correto das horas extras, especialmente nessas atividades onde o risco de irregularidades é maior.

Na segurança patrimonial, por exemplo, o peso das horas extras é tão relevante que pode representar até 30% da folha de pagamento, segundo a Fenavist. Um custo altíssimo, que se não for bem controlado, compromete não só o lucro da operação, mas também expõe a empresa a passivos trabalhistas consideráveis.

Esse cenário deixa claro que controlar horas extras não é mais opcional, mas uma medida estratégica para qualquer negócio que queira proteger sua saúde financeira e evitar surpresas no futuro.

Como a TWO ajuda sua empresa a ter controle e reduzir custos com horas extras

Depois de conhecer de forma abrangente sobre a questão das horas extras fica claro compreender a importância de um sistema completo de controle de ponto digital como o da TWO, desenvolvido para garantir toda precisão no registro da jornada e total controle sobre as horas extras geradas.

Com o sistema da TWO, a sua empresa será capaz de monitorar em tempo real o volume de horas extras, identificar excessos antes que eles virem custo e corrigir rotas a tempo. Tudo isso com recursos como registro digital com geolocalização, alertas automáticos de extrapolação da jornada, gestão integrada do banco de horas e relatórios completos para tomada de decisão.

Na prática, isso significa ter o RH sempre um passo à frente, evitando gastos desnecessários, eliminando erros manuais e garantindo que a operação esteja 100% em conformidade com a legislação.

Quer saber quanto sua empresa pode economizar com um controle mais eficiente das horas extras?

Para conhecer mais sobre as soluções que a TWO pode oferecer para a sua empresa, entre em contato com nossa equipe, e agende uma horário com nossos consultores. Assim será possível entender como a tecnologia pode reduzir custos e proteger sua empresa dos riscos trabalhistas que a má gestão da jornada pode gera