Por meio da CLT, algumas regras sobre jornada de trabalho são bem determinadas para os trabalhadores. E afinal, qual é a lei do controle de ponto que precisa ser seguida na hora de fazer o registro?
Há diversas leis com as quais o RH precisa se preocupar. Por isso, pode ser um verdadeiro desafio manter tudo sob controle.
Realmente, existem tantas regras e detalhes que merecem atenção, que erros acabam sendo cometidos vez ou outra. Não é a toa que os problemas na justiça por conta de erros no controle de ponto têm se tornado mais recorrentes.
Segundo o TST, foram mais de 78 mil processos relacionados à lei do controle de ponto. Imagine o tamanho do prejuízo que isso não deve representar para as empresas?
Então, hoje vamos te explicar melhor a legislação do controle de ponto e como fazê-lo sem descumprir a lei. Confira!
Por que ter um controle de ponto?
O controle de ponto é um sistema para gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Isto é, registrar os horários de entrada, saída e intervalos durante o dia de trabalho. Dessa forma, esse registro é feito com os seguintes objetivos em mente:
- Maior controle;
- Monitorar problemas como faltas e atrasos;
- Calcular folha de pagamento;
- Certificar que os trabalhadores estão respeitando a jornada de trabalho acordada.
Ou seja, o controle de ponto é uma ferramenta essencial para a correta remuneração dos colaboradores.
Aliás, o advento do controle de ponto foi extremamente benéfico e necessário. Imagine o volume de problemas trabalhistas de uma empresa como a Walmart com seus milhares de funcionários. Esses problemas já acontecem hoje com o controle mas, sem ele, seria um verdadeiro desastre!
Portanto, o controle de ponto protege os empregados de abusos e garante à empresa, melhor produtividade, economia e menos problemas jurídicos.
Ao passo que a tecnologia evolui, os sistemas também. Dessa forma, surge a lei do controle de ponto e novos programas informatizados que garantem mais facilidade, segurança e redução de custos.
Quais são as leis do controle de ponto?
A lei trabalhista do controle de ponto, podemos dizer que são três: CLT, Portaria 1510 e a Portaria 373.
Dessa forma, a CLT trata da jornada de trabalho e seus critérios, enquanto as portarias do MTE são mais específicas sobre a operação dos sistemas de controle de ponto eletrônico.
A CLT determina os critérios da jornada de trabalho de cada colaborador. Assim, não pode ultrapassar 8 horas diárias, podendo ter horas extras de mais duas horas. Assim, no art. 74 a lei diz:
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Apesar da CLT não tornar obrigatório para empresas com menos de 20 trabalhadores, ainda é importante esse controle. Afinal, a pequena empresa não será isenta de processos trabalhistas, como de erro de pagamento de horas extras.
Aliás, o assunto mais comum no Tribunal Superior do Trabalho em 2020 foi pagamento de Horas Extras com quase 40 mil processos. Na mesma lista podemos encontrar mais de 25 mil processos quanto à intervalo intrajornada.
No parágrafo terceiro do art. 74, a CLT também permite o uso do controle de ponto para os trabalhadores externos:
“§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.”
Em geral, a lei determina o controle de ponto para certificar que a empresa esteja cumprindo com os limites de jornada de trabalho. Contudo, esse registro também ajuda a empresa a ter melhor monitoramento sobre seus colaboradores.
Aliás, você pode perceber que a CLT menciona vários tipos de registros. Vamos conhecer como eles funcionam agora!
Quais os métodos que existem?
Manual
O método manual é bastante conhecido por todos. Geralmente ele é feito na chamada ficha de ponto ou cartão ponto ou cartão ponto, um papel cartão marrom que você encontra para comprar em qualquer papelaria.
Nessa ficha o funcionário faz as marcações a punho e depois entrega para o RH, que irá calcular as horas manualmente para fechar a folha de pagamento.
Mecânico
O ponto mecânico utiliza da mesma ficha do método manual. Mas, em vez do funcionário preencher a caneta os dados, ele insere a ficha em um relógio de ponto que imprime a hora exata. Esse método ajuda a reduzir erros de marcação e fraudes, mas não os elimina.
Eletrônico
A tecnologia vem permitindo que a gente faça tudo de maneira mais segura, rápida e precisa. Assim, o controle de ponto eletrônico tem a grande vantagem de automatizar e informatizar o processo de registro e cálculos da folha de ponto.
Esse método é caracterizado pelo uso de equipamentos em que o colaborador registra o ponto por meio de um crachá ou biometria.
Por precisar do equipamento Registrador Eletrônico de Ponto (REP), o sistema eletrônico precisa seguir fielmente todas as disposições da Portaria 1510.
Além do mais, ter um sistema eletrônico traz diversos benefícios à empresa. Nesse sentido, a produtividade gerada por ter informações em tempo real e calculados automáticos é enorme.
Por isso, é raro a possibilidade de descumprir a lei por falta de conhecimento ou desatenção. Assim, esse método permite fazer controle sem descumprir a lei do controle de ponto.
Caso sua empresa opere com trabalhadores remotos e/ou externos, o controle de ponto eletrônico tem sua limitação por precisar de um equipamento fixo na empresa.
Digital
Como evolução e alternativa ao modelo eletrônico, o ponto digital consegue agregar flexibilidade e baixo custo. Essa forma de registro é feita diretamente por aplicativos no celular.
Dessa forma, o controle de ponto pode ser feito até mesmo em home office, com total segurança. Além de que os dados são armazenados na nuvem e podem ser acessados em tempo real.
Por ser um aplicativo em dispositivos móveis, a empresa não precisa se preocupar com equipamentos. Tampouco fica limitada a controlar o ponto apenas de funcionários que trabalham no prédio.
Dessa forma, reduz os riscos trabalhistas envolvendo os trabalhadores remotos e externos, afinal, será possível fazer o controle de ponto sem descumprir a lei e sem aumentar os custos.
Além de ficar dentro da lei, o ponto digital permite maior flexibilidade, segurança e produtividade. E tudo isso sem precisar complicar a empresa e necessitar de uma estrutura de TI para gerenciar tudo.
Em momentos de pandemia, como o que vivemos, o ponto por aplicativos é até mais seguro. Isso porque cada colaborador pode marcar o ponto em seu próprio celular, sem precisar ficar tocando em superfícies que podem estar contaminadas.
Legislação da jornada de trabalho e o controle de ponto
A lei do controle de ponto é intimamente relacionada com as regras sobre jornada de trabalho. Afinal, o controle de ponto visa garantir que as determinações da CLT quanto aos horários de trabalho estão sendo cumpridos.
Importante notar que o sistema de controle de ponto precisa ser adaptável à legislação. Dessa forma, a Reforma Trabalhista flexibilizou bastante as regras, permitindo que acordos individuais consigam “personalizar” a jornada de trabalho.
Os tipos de jornada de trabalho
Primeiramente, para controlarmos o ponto sem descumprir a lei, temos que entender sobre os tipos de jornada de trabalho. Nesse sentido, o tipo de jornada é definido no contrato de trabalho.
Isso é importante, pois não é permitido contratar alguém no regime parcial, mas controlar seus horários como integral. Afinal, ficará tudo errado.
De tal forma, há diferentes tipos de jornada:
- Integral e presencial: esse é o tipo mais comum. Sendo caracterizado pelo trabalho presencial (no escritório, fábrica etc.) e com jornadas semanais de até 44 horas.
- Externo: a CLT exime de certas obrigações aos trabalhadores externos que não possam ter fixação de horário, como o caso dos motoristas.
- Home office: também chamado de teletrabalho, segue as mesmas características do trabalhador externo, mas, nesse caso, é possível fixar horário de trabalho com o ponto digital.
- Regime parcial: mesmas regras do regime integral e presencial, mas com jornada semanal de até 26 horas (podendo ter 6 horas extras semanais) ou 30 horas (sem possibilidade de horas extras).
Como visto nas leis do controle de ponto, horas extras é um assunto bastante delicado e que demanda cuidado. Nesse sentido, o sistema de controle também deve conseguir se adaptar às diferentes escalas.
Por exemplo, caso haja funcionários em regime parcial, é fundamental saber se a jornada do contrato é de 26 ou 30 horas. Caso seja de 30 horas, o controle precisa ser ainda mais rígido, para que esse colaborador não registre sobrejornada.
Lei do controle de ponto e as escalas
As escalas de trabalho são várias, de forma que cada empresa tem a sua conforme necessidade e natureza da atividade. Assim, são as mais comuns:
- Escala 6×1: 44 horas semanais com 8 horas diárias durante a semana mais 4 horas no sábado.
- Escala 5×2: a tradicional jornada de segunda a sexta com folgas no final de semana. Assim, o trabalhador trabalha 8h48 diárias para uma jornada semanal de 44 horas ou 8h para jornada de 40 horas.
- Escala 5×1: nessa opção a lei determina limite de 7h20 por dia e folga 1 dia após 5 dias consecutivos de trabalho. Ademais, há a regra de pelo menos 1 folga mensal deverá ser no domingo.
- Escala 12×36: por último temos a jornada de 12 horas consecutivas de trabalho, seguida por 36 horas de descanso, sendo bastante utilizada em hospitais.
Assim como o tipo de jornada, as escalas também demandam flexibilidade do sistema de ponto, em especial nas empresas que adotam diferentes escalas em cada setor.
Ademais, a Reforma Trabalhista alterou algumas regras importantíssimas. A principal delas é sobre o tempo à disposição do empregador.
O art. 4º da CLT define o que é esse tempo à disposição. Anteriormente, havia muitas dúvidas, de modo que se o trabalhador ficasse na sede da empresa esperando a chuva passar, isso seria considerado horas extras.
Nesse sentido, a Reforma trouxe uma série de situações que não podem ser consideradas tempo à disposição da empresa, como esse caso da chuva. Contudo, isso só é válido caso o tempo que o trabalhador permaneça na empresa seja para outras atividades.
Então, se o trabalhador ficar na empresa por causa da chuva e continuar realizando suas atividades do trabalho normalmente, poderá ser contabilizado como horas extras.
Banco de horas ou horas extras?
Falando em horas extras, há outro ponto importante nas regras do controle de jornada. Acontece que há duas formas que podemos lidar com a jornada extra dos trabalhadores.
A primeira é as horas extras propriamente ditas. Nesse modelo, a empresa deverá pagar, no mínimo, 50% a mais pela sobrejornada.
Então, se o colaborador realizou 1 hora extra e recebe R$ 10 por hora comum, ele terá direito a receber R$ 15 pela hora extra. Aqui já dá para perceber que isso pode ser um grande prejuízo para empresa.
Afinal, o custo de folha de pagamento será enorme e esses valores devem ser quitados junto com o salário de cada mês, ou seja, complicando o fluxo de caixa.
Em contrapartida, é possível adotar o banco de horas. Assim, cada hora extra realizada será contabilizada no saldo desse banco. Aliás, até horas negativas (como atraso e faltas) são consideradas nesse saldo.
Assim, a empresa terá até 6 meses (o prazo pode alterar conforme acordos e convenções coletivas) para compensar. Dessa forma, a grande vantagem é que a empresa não precisará pagar 50% a mais nas horas extras.
Enquanto isso, o colaborador pode aproveitar uma jornada mais flexível. Por exemplo, poderá sair 1 hora mais cedo e compensar isso no dia seguinte.
Lei do controle de ponto eletrônico
Com o advento dos pontos eletrônicos e digitais, o governo buscou regulamentar esses métodos para garantir a autenticidade dos registros e segurança jurídica para esses métodos.
Logo, temos duas portarias do MTE: a 1510 de 2009 e a 373 em 2011. A primeira portaria regulamenta os equipamentos eletrônicos, enquanto a portaria 373 dispõe sobre os meios alternativos, como chamaram o controle de ponto digital.
Portaria 1510/09
A Portaria 1510 de 2009 foi a primeira lei do controle de ponto eletrônico. Assim, regularizando os chamados Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), criando critérios e exigências que os equipamentos e sistemas precisam seguir.
Como principais pontos da portaria podemos destacar:
- Bateria interna do relógio de ponto precisa durar por 1440 horas, caso haja interrupção de energia;
- O equipamento deverá emitir um comprovante de papel para o funcionário;
- Não pode depender de outro equipamento para seu funcionamento;
- Ter os meios de acesso dos dados para a fiscalização;
- Memória nunca pode ser apagada ou alterada;
- O relógio de ponto eletrônico não pode restringir as marcações ou exigir que o funcionário tenha autorização para fazer o registro;
- É proibido as marcações de ponto automáticas.
É importante ressaltar que pela Portaria 1510 traz alguns termos que precisamos entender melhor:
- Sistema de Registro de Ponto Eletrônico (SREP): refere-se ao conjunto de equipamentos e programas informatizados para a marcação de ponto;
- Registrador de Ponto Eletrônico (REP): é o equipamento exclusivamente para o registro da jornada de trabalho e que faça emissão de documentos e controle fiscal. Assim, para usar o SREP é obrigatório adoção de um REP;
- Programa de Tratamento de Registro de Ponto: representando o conjunto de rotinas informatizadas para tratar os dados dos registros.
A diferença entre o Programa de Tratamento e SREP está nas funções. No caso do SREP é simplesmente o registro, enquanto isso o programa de tratamento irá utilizar esses registros para gerar relatório “Espelho de Ponto Eletrônico”. Assim, ele é utilizado apenas para acrescentar mais informações e pode ter função gerencial, como cálculo de folha de pagamento com base nos registros.
Portaria 373/11
Enquanto isso, a tecnologia evoluiu mais e em 2011 o MTE editou a Portaria 373, que podemos chamar de lei do controle de ponto digital.
A Portaria utiliza o termo “sistema alternativo”, aqui nós podemos dizer que são os aplicativos de controle de ponto, como da TWO, que permite realizar a marcação da jornada de trabalho pelo celular em qualquer lugar.
O primeiro destaque sobre a Portaria 373 é que os aplicativos só podem ser adotados através de convenção ou acordo coletivo. Isto é, não poderá haver alguns funcionários utilizando o sistema; precisa valer para todos.
Para garantir a autenticidade das informações, os aplicativos não podem admitir:
- Restrições à marcação de ponto;
- Marcação automática;
- Exigir autorização prévia para que o trabalhador registro sobrejornada;
- Alterar ou eliminar dados.
Enquanto isso, o sistema alternativo para fins de fiscalização precisa:
- Estar disponível no local de trabalho;
- Permitir identificação do trabalhador e do empregador;
- Possibilitar extração eletrônica e impressa do registro fiel dos registros.
Aliás, é importante dizer que os aplicativos não podem apenas seguir as determinações da Portaria 373 e esquecer da portaria anterior. Eles precisam estar de acordo com ambas!
LGPD: nada de negligenciar a proteção de dados dos colaboradores
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também impacta, em especial, o controle de ponto. Para os sistemas que utilizam biometria ou geolocalização para a marcação de ponto, é necessário que o equipamento e software sejam adequados à nova legislação.
Dados sensíveis e o controle biométrico
Segundo a LGPD, dados sensíveis são definidos como:
“II – dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;”
Assim, o que for considerado dado sensível deve ser tratado com consentimento ou quando for para:
- Cumprir obrigação legal ou regulatória;
- Órgão de pesquisas, sempre com anonimização de dados;
- Exercício de contratos e processos judiciais;
- Proteção da vida e segurança física;
- Tutela de saúde (válido para serviços de saúde); e
- Prevenção à fraude e segurança do titular.
Nesse sentido, a situação de prevenção à fraude é o que permite às empresas coletarem o dado biométrico para o controle de ponto.
Ainda assim, é preciso atentar-se ao art. 9 da LGPD, que determina que os titulares de dados têm livre acesso para saber:
- Finalidade do tratamento de dados;
- Forma e duração;
- Identificação do controlador;
- Informação sobre compartilhamento de dados;
- Responsabilidade de cada agente de tratamento.
Por isso, dentro da lei do controle de ponto, também devemos deixar claro para nossos colaboradores seus direitos como titulares de dados.
Por que as empresas devem se preocupar com isso?
Além do descuido com os dados de colaboradores e clientes minarem a credibilidade do negócio, isso pode acarretar processos e sanções administrativas. Por isso, a proteção de dados também é algo que devemos nos atentar quando falamos da lei do controle de ponto.
Nesse sentido, Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) pode vir aplicar as seguintes penalidades:
- Advertência;
- Multa de até 2% do faturamento ou no total de R$ 50 milhões;
- Multa diária, observando o limite total;
- Publicização da infração confirmada;
- Bloqueio dos dados pessoais até a regularização;
- Eliminação dos dados pessoais que envolva a infração;
- Suspensão parcial do banco de dados por até 12 meses;
- Suspensão da atividade de tratamento dados pessoais por até 12 meses;
- Proibição parcial ou total do exercício de tratamento de dados.
Lembrando que isso é apenas o que a ANPD pode aplicar. Nesse sentido, os titulares de dados podem abrir ação contra a empresa na justiça pedindo outros tipos de indenizações.
Portanto, hoje, mais do que nunca, as empresas devem inserir nas suas culturas o cuidado com os dados das pessoas. Isso vale tanto para dados de colaboradores quanto para clientes.
Por fim, é importante que as empresas não se limitem à LGPD. Sempre que possível, busque adotar medidas mais eficazes.
Apesar da LGPD ter sido um grande avanço, o Brasil ainda está atrás, por exemplo, da União Europeia. Aliás, a lei europeia foi a inspiração para a nossa legislação.
O que a empresa deve fazer para controlar o ponto sem descumprir a LGPD?
Segundo a legislação, precisamos ter o consentimento do titular de dados para fazer o tratamento. Ademais, como é uma legislação nova no Brasil, sempre há muitas dúvidas. Nesse caso, sobre a base-legal para o tratamento desses dados.
No caso do controle de ponto biométrico, podemos seguir por dois caminhos:
- Legítimo interesse: fazendo uma analogia com o caso do monitoramento eletrônico no ambiente de trabalho, que possui jurisprudência permitindo essa prática; ou
- Proteção a fraude: o uso de biometria e geolocalização é uma forma de evitar fraudes no controle de ponto eletrônico, assim esses dados poderiam ser tratados sem necessitar do consentimento expresso do empregado-titular.
Para os casos de controle de ponto por biometria e posicionamento geográfico é importante se atentar para o correto processo de tratamento de dados seguindo a LGPD. Assim, utilize softwares que sigam os mesmos critérios.
Além do uso de ferramentas corretas, é importante que a segurança de dados faça parte da cultura organizacional. Dessa forma, é fundamental implementar protocolos de segurança, como a clara definição de quem pode ter certos acessos.
Em empresas com equipes maiores, é importante ter a figura do Data Privacy Office. Esse profissional será responsável pela privacidade de dados. Geralmente, alguém do jurídico ou TI assume essa posição, mas não é obrigatório.
Por fim, é fundamental que todos os colaboradores entendam a LGPD e sua importância. Isso pode ser feito através de palestras, workshops ou cartilhas. O importante é que todos entendam perfeitamente as boas práticas de segurança de dados e ética.
Home Office: como fazer o controle de ponto no teletrabalho sem descumprir a lei
Antes mesmo da pandemia, o home office já era uma grande tendência na nova forma de trabalho. Contudo, esse modelo traz diversos desafios — que foram agravados com a necessidade de adaptação repentina em 2020.
Nesse sentido, o teletrabalho traz novos desafios para a forma que comunicamos e executamos nosso trabalho. Além dessa dificuldade, as empresas sofrem com o controle de ponto. Afinal, como fazer corretamente, dentro da lei e evitando as fraudes?
Primeiramente, voltemos à CLT. Em seu art. 62 é definido que há certas situações que o controle de ponto não é obrigatório:
“Art. 62 – Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo:
I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados;
II – os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial.
III – os empregados em regime de teletrabalho.”
Ainda que não seja obrigatório, é importante o controle de ponto em home office. Para tanto, podemos nos apoiar no uso do ponto digital, como o TradingWorks.
Com esse aplicativo, sua empresa consegue fazer o controle de jornada em teletrabalho de maneira descomplicada e econômica. Além disso, elimina a preocupação com fraudes com o uso do reconhecimento facial e geolocalização.
Entretanto, a adoção desse controle em home office deve estar devidamente estabelecido no contrato de trabalho. Por isso, antes de implementar o ponto digital, revise os contratos para não ter problemas.
A diferença entre home office e trabalho externo
Você pode ter ficado com a seguinte pulga atrás da orelha: o que difere o home office do trabalho externo? Afinal, os dois trabalham fora da empresa.
Contudo, há sim uma diferença fundamental entre os dois modelos. Essa diferença é definida pelo art. 75-B da CLT:
“Art. 75-B. Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.”
Nesse sentido, para ser considerado teletrabalho é necessário que se utilize de ferramentas que permitam que as atividades que seriam feitas na empresa, possam ser feitas de casa (ou outro lugar).
Por exemplo, o financeiro pode realizar suas atividades na empresa ou em casa. Afinal, tanto no escritório ou no home office ele precisa apenas do computador para acessar os sistemas.
Em contrapartida, o trabalho externo são atividades que não são possíveis de serem realizadas na sede da empresa. Por exemplo, o técnico de internet, que precisa ir até a casa do cliente e, por isso, não tem ponto fixo de trabalho.
Controle de ponto de equipes externas
Certo, já entendemos o que é o trabalho externo. Então, qual a lei do controle de ponto precisamos nos atentar nesses casos?
Se procurarmos na CLT, veremos que não há capítulo específico para essa modalidade. Ainda assim, devemos seguir a legislação da jornada de trabalho que comentamos anteriormente.
De tal maneira, apesar do art. 62 dizer que o trabalho externo está dispensado do controle, não quer dizer que não há os limites de 8 horas diárias com no máximo 2 horas de acréscimo.
Logo, o trabalhador ainda poderá entrar na justiça para reclamar seus direitos, em especial se estiver realizando jornadas muito além do permitido.
Por isso, podemos utilizar também nesse caso o ponto digital. Como esse controle é feito por aplicativo no smartphone, qualquer trabalhador consegue realizar o registro.
Assim, o colaborador tem certeza de que seus direitos estão sendo assegurados. Ao passo que a empresa terá certeza de que não virá ter problemas com a lei do controle de ponto.
Se não é obrigatório, por que controlar o ponto no home office?
Essa pergunta com certeza deve ter passado pela sua cabeça. Afinal, se a empresa pode dispensar o controle, por que fazê-lo? Não é só mais complexidade para o negócio?
Muitos acreditam nisso, pois o controle pode ser feito através de resultados. Por exemplo, se o colaborador não está entregando suas atividades pode ser um forte indicativo que não está realizando a jornada corretamente.
Entretanto, isso gera outro problema: e se o colaborador estiver trabalhando demais? Por exemplo, um contador que realiza jornadas de 14 horas diárias para dar conta da demanda.
Saiba que isso pode gerar enormes prejuízos e problemas na justiça para a empresa. Além de que o excesso de trabalho apenas diminui a produtividade no longo prazo.
Por isso, o controle de ponto é uma ferramenta essencial para garantirmos a produtividade, sem desgastar nossos trabalhadores.
Logo, o ponto em home office garante que a empresa esteja dentro da lei do controle de ponto, evite sobrecarga dos colaboradores e melhore o ambiente de trabalho para todos.
Como implementar o controle de ponto conforme a lei
Certo, então vamos para o passo a passo para você implementar o registro seguindo a lei do controle de ponto.
Escolha o método mais adequado
Conforme a necessidade da sua empresa você buscará o método que faz mais sentido. Pode ser o manual, caso seja uma empresa bem pequena, um sistema eletrônico completo (software, catracas, relógio de ponto, crachás, etc) ou um aplicativo.
Dessa forma, percebemos que o sistema eletrônico pode ser um investimento inicial bem alto, inviabilizando a adoção por pequenas empresas.
Assim, para esse caso o mais indicado seria um aplicativo. Esse sistema consegue ser econômico, como o modo manual, e entrega toda a automação e segurança do ponto eletrônico. Ou seja, o melhor dos dois mundos.
Aliás, a TradingWorks possui um plano gratuito para controle de ponto de até 3 funcionários. Isto é, você consegue economizar ainda mais sem renunciar aos benefícios de um controle de ponto eletrônico.
De acordo com o método que você escolher, será necessário observar as determinações da lei do controle de ponto específica. Como dito, os aplicativos além da CLT e Portaria 1510, também precisa atender às exigências da Portaria 373.
Alie-se ao departamento de TI para conduzir as mudanças
Para os casos de implementação de ponto eletrônico ou digital é importante que o TI também se envolva. Assim, o trabalho em conjunto garante uma transição mais tranquila e efetiva para uma nova tecnologia.
Ademais, isso permite a escolha adequada do sistema e integração com outros programas da empresa. Também permite um trabalho de comunicação e treinamentos mais efetivos.
Certifique que o sistema está respeitando a legislação
Ao escolher a empresa e tipo de controle de ponto, não deixe de verificar se a empresa atende à lei do controle de ponto que comentamos durante esse artigo.
Por exemplo, para os controles de pontos eletrônicos, a empresa só poderá adotá-lo se o fabricante fornecer:
– Atestado Técnico;
– Certificado de Conformidade do REP à Legislação;
– Termo de Responsabilidade.
São esses documentos que garantem expressamente que o equipamento e programas seguem as determinações da Portaria 1510.
Ou seja, caso você venha adquirir esse método e o fabricante não fornecer esses documentos, cancela! Mesmo que seja o mais barato do mercado, a falta desses documentos poderá causar a lavratura de auto de infração pelo auditor-fiscal.
“Ah! Mas, minha empresa é muito pequena e irei utilizar a ficha de ponto manual mesmo.” Nesse caso, essas fichas precisam ser armazenadas por 5 anos. Assim, garanta um local adequado na sua empresa para o correto armazenamento dessas fichas.
Ademais, no controle de ponto eletrônico por biometria e geolocalização é importante buscar saber mais sobre as medidas de proteção de dados que o sistema possui.
Controle de ponto precisa ser descomplicado e seguro
A lei do controle de ponto não justifica um sistema de registro de jornada ser complicado para se utilizar.
Por exemplo, o aplicativo da TradingWorks em 4 passos simples o funcionário faz o registro de ponto. Além disso, há relatórios e notificações em tempo real e cálculos feitos automaticamente.
Analise os resultados
Por fim, sabemos que tudo na empresa precisar ser monitorado para garantir a eficiência em todos os processos. O mesmo acontece com a adoção de um controle de ponto.
Assim, é importante prestar atenção, mas não se limitando, às seguintes informações:
– Quantidade de tempo levado para fechar folha de pagamento;
– Número de reclamações trabalhistas envolvendo registro da jornada de trabalho;
– Número de problemas com o sistema adotado;
– Feedback dos colaboradores.
Com essas 5 dicas você poderá implementar um controle de ponto de forma a cumprir com toda a lei do controle de ponto.
Como escolher um sistema de controle de ponto adequado às leis?
O primeiro passo para implementar um controle de ponto é escolher um sistema adequado. Essa etapa é fundamental, pois se for negligenciada os resultados não serão satisfatórios e poderá até abrir brechas para processos trabalhistas.
Assim, cada empresa pode adotar um método diferente. Nesse sentido, o método manual pode ser útil apenas em negócios pequenos com funcionário presencial, como um MEI.
Como será pouco funcionário, o dono consegue ter o controle manual, haja vista que pelo contato próximo é fácil evitar fraudes. Ademais, os cálculos podem ser “automatizados” com ajuda do Excel, que ajuda a ganhar produtividade.
Entretanto, para empresas com mais de 3 funcionários, isso fica inviável. Tanto pelo tempo que será gasto só para manter o controle quanto pelo aumento no risco de fraudes, erros e falhas.
Assim, para pequenas, médias e grandes empresas precisamos avaliar:
- Recursos: as ferramentas e relatórios que o sistema oferece. Bem como os métodos utilizados para evitar fraudes.
- Compliance: cumprimento da lei do controle de ponto e demais disposições legais, além de permitir configurações personalizadas para estar dentro de determinações de acordo individuais e convenções coletivas;
- Teste: permitir período de teste, de modo que sua empresa possa avaliar o sistema e como ele se adapta a sua operação;
- Implementação: é importante ter uma implementação descomplicada. Além disso, verifique se a empresa oferece treinamentos para que o RH domine toda ferramenta;
- Segurança: nos sistemas eletrônicos e digitais é importante avaliar a proteção do banco de dados. Assim como a adequação à LGPD.
- Suporte: por fim, garanta que o sistema sendo contratado oferece um suporte rápido e eficiente, pois isso é fundamental para evitar grandes dores de cabeça que são facilmente evitadas com um atendimento rápido.
