Para o gestor que possui um sistema de controle de jornada é essencial que conheça as leis trabalhistas vigentes e, uma das mais importantes é a Portaria 373.
O gerenciamento adequado da jornada de trabalho dos colaboradores é essencial para uma gestão eficiente.
Essa é uma norma que já existe desde 2011, mas que ainda deixa os gestores com dúvidas. Atualmente é uma das mais importantes Portarias para as empresas que estão adotando o sistema de trabalho em Home Office.
Então, continue lendo esse texto para conhecer melhor a Portaria 373 e ver o que são os sistemas alternativos de controle de jornada.
O que é a Portaria 373?
A Portaria 373 teve a sua publicação em 25 de fevereiro de 2011 e, traz a possibilidade de se utilizar Sistemas Alternativos de Controle da Jornada de Trabalho dentro de uma empresa.
A lei surgiu em um cenário em que novas tecnologias para controle de ponto eram necessárias, mas ainda não haviam sido regulamentadas.
Sendo assim a Portaria 373 traz novas ferramentas para que os empregadores controlem a jornada de trabalho dos seus colaboradores. Essas possibilidades podem e devem ser utilizadas juntamente com o Ponto Eletrônico, estabelecido pela Portaria 1510.
O que são sistemas alternativos de controle de jornada?
Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o controle e marcação de ponto dos colaboradores deveria ser realizado por um relógio de ponto manual, mecânico ou eletrônico.
A partir de 2009 a Portaria 1510 estabeleceu o uso do Ponto Eletrônico através do Registrador Eletrônico de Ponto (REP).
Apesar de o uso do ponto eletrônico ter sido um grande avanço no registro e armazenamento das informações, atualmente as novas tecnologias existentes expandem os horizontes.
Diante disso surge a Portaria 373 que regulamenta o uso de formas alternativas de controle dos horários dos colaboradores.
Atualmente existem aplicativos para celular e tablet que são muito usados pelas empresas sobretudo para controlar funcionários externos.
Com isso surgem benefícios como economia e aumento da produtividade. Principalmente porque o colaborador não tem mais a necessidade de se deslocar até a empresa para fazer o registro.
Além disso, diante do atual cenário de pandemia muitas empresas passaram o trabalho em Home Office. Assim os sistemas alternativos tem trazido muitos benefícios tanto às instituições quanto aos colaboradores.
Um dos maiores benefícios dos aplicativos é que o registro pode ser feito pelo celular, mesmo não conectado à internet. Então quando uma conexão é estabelecida, os dados são transmitidos ao sistema automaticamente.
Isso permite que mesmo à distância, a equipe de RH consiga criar relatórios detalhados com as informações referentes à jornada de trabalho dos funcionários.
Assim os sistemas alternativos de controle da jornada são muito mais flexíveis. Mas, eles também passam pelo controle do atual Ministério da Economia. Somente assim a comercialização é autorizada.
Sendo assim, antes de adotar um aplicativo de controle na administração da sua empresa, tenha a certeza de que ele tenha a homologação do Ministério da Economia.
Como funcionam esses sistemas de controle alternativos?
Primeiramente é preciso que você compreenda que os sistemas alternativos de controle de jornada estabelecidos pela Portaria 373 são especificamente softwares desenvolvidos para tablets, smartphones e computadores, que registram os horários de trabalho dos funcionários.
O registro é feito por geolocalização ou reconhecimento facial. Por isso o horário é registrado de forma confiável, sem que possa ser modificado manualmente. Isso faz com que as marcações sejam altamente confiáveis e seguras.
As informações captadas pelo aplicativo são transferidas para um sistema em nuvem, no qual são armazenadas.
Assim, sempre que necessário os gestores responsáveis pelo setor de Recursos Humanos podem acessar os registros facilmente. Do mesmo modo o próprio trabalhador também tem acesso.
A grande vantagem de se fazer o registro dessa forma é que o acesso ao sistema pode ser feito a partir de qualquer dispositivo, desde que ele seja previamente registrado.
Isso beneficia sobretudo funcionários que atuem em várias sedes diferentes, trabalhem externamente, estejam sob regime de home office e que atuem junto aos clientes.
Assim a necessidade de o funcionário se deslocar até a empresa para fazer o registro dos seus horários é eliminada. Isso eleva consideravelmente a produtividade e traz economia de recursos que seriam gastos para fazer o percurso.
Dessa forma pode-se dizer que a Portaria 373 representa um enorme avanço às leis trabalhistas. Sobretudo no que tange as empresas que tem funcionários em que o Registro Eletrônico tradicional não é a melhor opção.
No entanto vale salientar que os sistemas alternativos de controle de jornada devem ser utilizados especificamente pelos colaboradores que tem a necessidade dele. Então eles não devem ser usados para substituir os REPs convencionais apenas por serem mais baratos e práticos.
Conclusão: Segurança e benefícios dos sistemas alternativos de controle de jornada
Por fim, antes de começar a utilizar um sistema alternativo busque conversar com seu contador e avalie as opções disponíveis. de controle de jornada é essencial que você se informe junto ao escritório de contabilidade responsável, se a sua empresa se enquadra na utilização de acordo com a Portaria 373 e as outras leis de controle de ponto.
Caso a empresa não esteja habilitada, se informe sobre as alterações necessárias para que isso passe a ser possível.
Com relação à segurança do sistema, em geral eles são eficientes e muito confiáveis. No entanto, para isso é essencial conhecer muito bem a empresa contratada.
O ideal é que apenas empresas especializadas sejam contratadas. Pois, assim garante-se que elas cumpram todas as normas estabelecidas em lei. Caso você tenha alguma dúvida, é recomendado procurar a Delegacia de Inspeção do Trabalho.
Nesse sentido, os benefícios de um controle de jornada alternativo homologado, como a TradingWorks, são:
- Economia: nada de precisar comprar e manter equipamentos caros;
- Dentro da lei: cumprimento das exigências das Portarias 1510/09 e 373/11;
- Monitoramento: de qualquer lugar é possível registrar o ponto, seja em home office ou trabalho externo;
- Transparência: empresa, colaborador e fiscalização conseguem rapidamente ter acesso aos dados;
- Fechamento rápido: folha de ponto fechada em questão de minutos. Nada de perder prazos ou se preocupar em ter errado um cálculo;
- Segurança antifraude: reconhecimento facial e geolocalização para dar ainda mais segurança e integridade para o registro de ponto.
Por fim, aplicar um sistema de controle como da TradingWorks traz diversos benefícios. Além das facilidades de gestão, sua empresa terá a certeza de estar adequada a legislação.
