O registro de ponto eletrônico é um mecanismo magnífico para ajudar as empresas a se manterem dentro da legislação vigente e assegurar o controle de horas e jornada eficiente. Além disso, permite ganhar mais produtividade com menos custos.
Continue comigo e entenda como acontece o registro de ponto eletrônico!
Como funciona o registro de ponto eletrônico
O registro de ponto eletrônico funciona com base em algum dispositivo de identificação, como a biometria ou crachá magnético, que é utilizado para autenticar cada marcação de ponto.
Assim, com o uso de equipamentos eletrônicos, o registro é feito de forma informatizada e segura. Com isso, evitamos fraudes e erros no processo.
Além disso, o ponto eletrônico permite a otimização dos processos de fechamento de folha de ponto, como cálculo de horas trabalhadas e horas extras. Bem como possibilita a supervisão em tempo real.
Quais os métodos de registro de ponto eletrônico?
Relógio Eletrônico de Ponto
O Relógio Eletrônico de Ponto (REP) é atualmente a forma de marcação de ponto eletrônica mais conhecida. Assim, esse método é caracterizado pelo equipamento que fica fixado na entrada das empresas.
Dentro dessa categoria, há diversos tipos de relógios, sendo os principais:
- Biométrico: que utiliza a impressão digital do colaborador para fazer os registros;
- Magnético: uso de crachás individuais com fita ou chip magnético.
De todo modo, o REP é um equipamento que precisa ser homologado pelo Ministério do Trabalho e possuir certificado do INMETRO. Somente com essas credenciais que o registrador está apto para ser comercializado, do contrário a empresa se expõe a sérios riscos.
A implementação pode ser mais complicada, mas seu uso, para os colaboradores, é bem simples. Nesse sentido, basta que o colaborador antes de entrar/sair use sua digital ou crachá para fazer a marcação.
Sistema de ponto digital
Atualmente, quase todo mundo tem um smartphone consigo. Não é à toa que, para praticamente tudo, agora possui um aplicativo. Essa tendência também chegou ao departamento pessoal com o controle de ponto alternativo, ou digital.
Nesse sentido, o ponto digital é um aplicativo que pode ser acessado pelo computador, celular ou tablet, permitindo a marcação de ponto em home office ou em trabalhos externos.
Portanto, esse método de registro é o que apresenta o melhor custo-benefício, pois é mais econômico, prático e flexível. Assim, para empresas que atuam com equipes remotas, o ponto por aplicativo é essencial.
Ponto eletrônico é obrigatório?
Segundo o art. 74 da CLT, o registro de jornada é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários. Ao passo que os empregadores podem escolher o método mais conveniente.
Assim, é possível usar:
- Folha ou livro de ponto;
- Relógio de ponto mecânico;
- Relógio Eletrônico de Ponto (REP); ou
- Ponto digital.
Logo, o registro de ponto eletrônico em si não é obrigatório, mas é um dos melhores métodos para controle de jornada. Entretanto, os REPs devem obedecer aos critérios da Portaria 1510, como:
- Comercialização permita apenas se tiver certificado INMETRO;
- Emissão de comprovante impresso a cada marcação;
- Bateria interna com duração de 1440 horas;
- REP com autonomia no registro de ponto;
- Memória interna não pode ser apagada;
- Não deve permitir restrição, alteração ou marcação automática de ponto.
Enquanto isso, a Portaria 373 define que os sistemas de ponto digital não devem admitir:
- Restrição à marcação de ponto;
- Exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada;
- Alteração ou eliminação de dados;
- Marcação automática de ponto.
As vantagens de utilizar o ponto eletrônico
1. Produtividade
O ganho de produtividade que seu negócio terá ao adotar o registro de ponto eletrônico é enorme. Atividades automatizadas, cálculos sem erros e folha de pagamento fechada rapidamente é o sonho de todo DP.
Dessa forma, nada de ficar conferindo registro a registro, depois ter que lançar cada um em uma planilha… enfim, a equipe do departamento pessoal terá um trabalho muito mais eficiente e poderá focar em ações mais importantes.
Além disso, cálculos manuais são uma enorme fonte de problemas. Seja por falta de atenção, cansaço ou desinformação, o analista poderá lançar valores errados e isso resultará em penalizações para a empresa.
Em negócios que adotam o banco de horas isso é ainda mais importante. Além de calcular os saldos corretos, o software de ponto eletrônico permite a gestão descomplicada, evitando confusões com seus colaboradores.
2. Adequação às leis
Manter-se dentro das leis trabalhistas pode ser um enorme desafio. Contudo, um controle de ponto eletrônico eficaz reduz essa preocupação.
Nesse sentido, o departamento pessoal poderá programar apenas uma vez as regras de controle de jornada e pronto. Depois, apenas fazer uma rápida conferência e finalizar o fechamento do mês.
Aliás, empresas que possuem acordos ou convenções coletivas que estabelecem regras diferentes para banco de horas podem ficar tranquilas.
Com o registro de ponto eletrônico, além de poder configurar essas regras, será mais fácil fazer o controle, pois será tudo automatizado!
3. Economia
O ponto eletrônico ajuda a empresa economizar com:
- Menos espaço para armazenar documentos;
- Eliminação de gastos com papelaria;
- Menor equipe, já que o trabalho é otimizado e eficiente.
Ademais, o registro de ponto eletrônico reduz o número de processos trabalhistas. Nesse sentido, também haverá economia com honorários, acordos e indenizações.
Enquanto isso, o controle informatizado permite que a empresa faça uma gestão melhor de horas extras. Ao evitar fraudes e horas extras desnecessárias, seu negócio poderá ter uma grande economia.
Como o registro de ponto eletrônico é o mais seguro?
O REP emprega diversos critérios em sua construção para evitar as fraudes. Assim, seja com crachá ou impressão digital, fica muito difícil um colaborador fraudar o registro.
Enquanto isso, o registro de ponto eletrônico por meio de aplicativos é ainda mais seguro. Nesse sentido, o ponto digital utiliza de 3 camadas de proteção:
- Senha: cada colaborador possui sua senha para acessar o sistema;
- Biometria facial: no momento da marcação, será necessária uma foto do rosto para o aplicativo realizar o reconhecimento facial e autenticar o registro;
- Geolocalização: para validar e garantir que o colaborador está no local permitido, o sistema também recolhe dados de GPS.
Enfim, por que usar o registro de ponto eletrônico? Por dois motivos principais: custo-benefício e segurança. Assim, sua empresa evita fraudes, ganha produtividade, fica dentro da lei e desburocratiza os processos!
Ainda usa a folha de ponto simples? Conheça aqui 5 passos para automatizá-la!
