O uso do ponto eletrônico traz inúmeras vantagens para as empresas. Neste artigo, explicamos em detalhes como essa tecnologia funciona e de que forma contribui para a gestão de jornada.
Conhecer bem este tipo de sistema é imprescindível para as empresas que querem alcançar uma gestão de pessoas eficiente, pois o ponto eletrônico é um dos maiores aliados de gestores e colaboradores em razão das suas funcionalidades e transparência.
Neste artigo vamos explicar o conceito, modelos e vantagens do ponto eletrônico, bem como suas exigências legais. Aqui será possível descobrir como essa tecnologia contribui para o controle preciso da jornada, reduz fraudes, garante conformidade com a legislação e otimiza a gestão de pessoas. Vamos lá!
O que é ponto eletrônico?
O ponto eletrônico é uma ferramenta tecnológica utilizada pelas empresas para acompanhar e registrar a jornada de trabalho dos colaboradores.
O ponto eletrônico, ao contrário dos pontos manuais e mecânicos, se utiliza da tecnologia para capturar e armazenar os dados de registro através de dispositivos eletrônicos, como relógios de ponto, reconhecimento facial, biometria, cartões de ponto ou aplicativos móveis.
Esse tipo de recurso chegou para automatizar o controle de frequência, e é uma ferramenta moderna, capaz de proporcionar maior precisão, segurança, eficiência e conformidade legal na gestão dos recursos humanos.
O funcionamento é bastante fácil, o colaborador registra sua entrada, saída ou intervalo utilizando o método de marcação escolhido pela empresa, e posteriormente todas as informações registradas são apuradas para a geração de relatórios que permitem o tratamento de ponto, com seus ajustes e aprovações por parte de gestores e funcionários.
Os dados são armazenados e tratados, o sistema apura e soma as horas, calculando as que foram realizadas dentro da jornada normal, as extras, as ausências, o adicional noturno, e tantos outros fatores fundamentais.
Após tratadas, essas informações alimentam relatórios que servem de base para a folha de ponto e a folha de pagamento, garantindo transparência e conformidade legal.
Cabe ressaltar que o sistema de ponto eletrônico pode ser integrado com diversos softwares de gestão dos departamentos de RH e DP, e são capazes de alimentar esses programas com as informações obtidas com o registro.
Quais são os tipos de ponto eletrônico e suas diferenças?
Existem vários tipos de ponto eletrônico, cada um com características e funcionalidades específicas. Abaixo, detalhamos os principais tipos e suas diferenças:
1. Relógio de Ponto Biométrico: Utiliza a biometria (impressão digital ou reconhecimento facial) para identificar os funcionários. Esse método é altamente seguro e preciso, eliminando a possibilidade de fraude, como o “ponto amigo”. No entanto, possui um custo inicial mais elevado e pode encontrar resistência inicial dos colaboradores.
2. Relógio de Ponto Cartográfico: Funciona com cartões de ponto que são inseridos no relógio para registrar os horários. É uma solução simples de usar e de baixo custo inicial, mas oferece menos segurança, sendo sujeito a fraudes e danos físicos aos cartões.
3. Relógio de Ponto Proximidade: Utiliza cartões de proximidade (RFID) ou crachás para o registro dos horários. Esse tipo de ponto é fácil e rápido de usar, não exigindo contato físico. Contudo, há a possibilidade de fraude se os cartões forem compartilhados entre colaboradores.
4. Ponto Eletrônico Online: Sistema baseado na nuvem, acessível via dispositivos móveis, tablets ou computadores. Oferece grande flexibilidade e acessibilidade, sendo ideal para equipes remotas ou com horários flexíveis. A integração com outros sistemas de RH é facilitada, embora dependa de uma conexão estável com a internet.
5. Ponto Eletrônico por Aplicativo: Utiliza aplicativos móveis para registrar horários, geralmente com geolocalização. É prático e ideal para trabalhadores em campo ou home office, fornecendo dados de localização para validar os registros. No entanto, pode exigir que os colaboradores possuam smartphones compatíveis.
As diferenças principais entre esses tipos de ponto eletrônico incluem:
- O método de registro, variando desde biometria até aplicativos móveis;
- O nível de segurança, com a biometria sendo a mais segura e os cartões físicos mais suscetíveis a fraudes;
- O custo, que vai de opções mais econômicas como o relógio cartográfico até investimentos maiores como o biométrico e sistemas online;
- A flexibilidade, onde sistemas online e aplicativos móveis oferecem maior flexibilidade em comparação com relógios físicos;
- A facilidade de implementação, sendo que relógios de proximidade e cartográficos são mais simples de instalar, enquanto sistemas online podem exigir maior integração tecnológica.
Cada tipo de ponto eletrônico tem suas vantagens e desvantagens, sendo importante que a escolha seja feita de acordo com as necessidades específicas da empresa e dos seus colaboradores. A TWO RH é uma parceira estratégica em soluções de ponto eletrônico e integração com a folha de pagamento, oferecendo as melhores soluções personalizadas para atender às demandas de cada companhia.
Quais são as vantagens do ponto eletrônico?
Vamos apresentar a seguir algumas das vantagens de contar com um sistema moderno como o do ponto eletrônico na sua empresa:
Redução de fraudes e inconsistências
O ponto eletrônico é mais seguro que os registros manuais ou mecânicos, pois reduz significativamente as possibilidades de fraude e erro humano.
Os métodos utilizados para marcação da jornada de trabalho, como biometria, cartões eletrônicos de ponto ou aplicativos, contribuem diretamente para exercer maior controle sobre cada registro, evitando possíveis manipulações, como as do ponto amigo, prática proibida por lei.
Automação do controle de jornada
O processo de marcação da jornada através do uso do ponto eletrônico permite que tudo se faça de maneira automatizada, desde o registro e coleta dos dados, passando pela sua compilação, até a integração com outros programas já utilizados na empresa para controle e fechamento da folha de ponto e de pagamento.
Economia de tempo e recursos
Com a automatização das tarefas realizadas pelo ponto eletrônico, é exigido um número menor de colaboradores para a execução dessas tarefas burocráticas, deixando mais tempo livre para que os colaboradores possam se dedicar a outras atividades
Há ainda uma considerável economia com papel, impressões e espaço para armazenamento de documentos, que reduzem o consumo de recursos financeiros e são uma tendência, por serem uma opção muito mais sustentável.
Conformidade com a legislação trabalhista
Cumprir as leis trabalhistas é fundamental para evitar passivos. O ponto eletrônico auxilia no atendimento às exigências da CLT e da Portaria 671/2021, garantindo que todas as horas, intervalos e adicionais sejam corretamente registrados.
Acesso a relatórios e indicadores em tempo real
Os sistemas modernos de ponto eletrônico oferecem recursos robustos de análise e geração de relatórios. Isso permite que gestores obtenham insights detalhados sobre a frequência, pontualidade e produtividade da equipe, facilitando decisões informadas e estratégicas para o negócio.
Melhoria na gestão de pessoas
Através do compilado das informações sobre a jornada de trabalho dos seus colaboradores, o empregador pode tomar decisões assertivas para uma melhor gestão de pessoas, implementando melhorias que contribuam para o crescimento e expansão da empresa.
O ponto eletrônico é obrigatório por lei?
A legislação não obriga o uso do ponto eletrônico em todas as empresas. No entanto, conforme o art. 74 da CLT, organizações com 20 ou mais empregados devem manter um sistema oficial de controle de jornada — podendo ser manual, mecânico ou eletrônico.
Como implementar ponto eletrônico na sua empresa?
Para quem tem interesse em adotar o ponto eletrônico na empresa seguem algumas dicas importantes que podem ser muito úteis neste processo de escolha e implementação da ferramenta:
Avaliação de fornecedores e tecnologias
Uma das mais importantes verificações a fazer é sobre a análise dos fornecedores, pois eles são tecnicamente capacitados para orientar sobre quais são as melhores opções para o porte da sua empresa e a atividade exercida, já que muitas vezes os colaboradores fazem jornadas externas, trabalham em home office, e isso impacta diretamente na escolha do ponto eletrônico adequado.
Integração com sistemas de RH e folha de pagamento
Verifique se o sistema de ponto eletrônico é compatível com outros sistemas utilizados pela sua empresa, como software de folha de pagamento, ERP (Enterprise Resource Planning) ou sistemas de gestão de RH. A integração facilita o fluxo de informações e reduz erros administrativos.
Treinamento e engajamento dos colaboradores
Para que o sistema de ponto eletrônico seja implementado com sucesso é preciso que a equipe saiba como utilizar todas as suas funções. Treinar os colaboradores que vão manusear o ponto eletrônico é fundamental para otimizar todos os seus recursos Outro fator importante é oferecer aos seus funcionários todas as informações necessárias para que possam utilizá-lo diariamente sem nenhum problema e saibam as vantagens e importância de implementar este tipo de ferramenta na empresa.
Legislação e obrigatoriedade do ponto eletrônico
A legislação tem normas para empresas sobre o controle de ponto, e em especial para os modelos de ponto eletrônico:
O que diz a CLT e a Portaria 671/2021
A Portaria 671/2021 unificou as regras para utilização dos Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), regulamentando modelos permitidos, exigências técnicas e obrigações dos fornecedores.
Quem deve utilizar o ponto eletrônico
Conforme o art. 74 da CLT, empresas com 20 ou mais empregados devem manter registro de ponto, sem obrigatoriedade de um modelo específico. O ponto eletrônico, contudo, é recomendado por oferecer maior segurança e conformidade.
Como escolher um ponto eletrônico?
Escolher um sistema de ponto eletrônico adequado para sua empresa requer considerar diversos aspectos importantes que vão além das funcionalidades básicas.
Confira alguns passos essenciais que vão te ajudar a tomar essa decisão de forma eficiente:
- Avalie as Necessidades da Empresa: Comece entendendo quais são os principais desafios e necessidades do seu negócio em relação ao controle de ponto. Considere o tamanho da empresa, número de funcionários, estrutura organizacional e necessidades específicas de controle de jornada.
- Conheça as Opções Disponíveis: Existem diferentes tipos de sistemas de ponto eletrônico no mercado, como biometria, cartões de proximidade, aplicativos móveis e soluções baseadas na nuvem. Familiarize-se com cada opção e entenda como elas se aplicam ao seu ambiente de trabalho.
- Segurança e Conformidade: Certifique-se de que o sistema oferece medidas robustas de segurança de dados para proteger as informações pessoais dos colaboradores. Além disso, verifique se o sistema está em conformidade com as normas regulatórias e trabalhistas vigentes.
- Facilidade de Uso e Implementação: Um bom sistema de ponto eletrônico deve ser intuitivo e fácil de usar tanto para os colaboradores quanto para os gestores. Considere a facilidade de implementação do sistema e o suporte técnico oferecido pelo fornecedor durante e após a implantação.
- Funcionalidades Adicionais: Além do registro básico de horários, avalie quais funcionalidades adicionais o sistema oferece, como relatórios analíticos avançados, controle de horas extras, gestão de escalas de trabalho, entre outros. Essas funcionalidades podem ajudar a otimizar ainda mais a gestão de recursos humanos na sua empresa.
- Feedback de Usuários: Procure por avaliações e feedback de outras empresas que utilizam o mesmo sistema de ponto eletrônico. Isso pode fornecer insights valiosos sobre a experiência do usuário, suporte ao cliente e qualidade do produto.
- Custo e Benefício: Por último, mas não menos importante, avalie o custo total de propriedade do sistema, considerando não apenas o investimento inicial, mas também os custos de manutenção, atualizações e suporte técnico ao longo do tempo. Escolha um sistema que ofereça um bom equilíbrio entre funcionalidade e custo benefício para sua empresa.
