Saber escolher uma boa ferramenta para gestão de tarefas é fundamental. Sem elas podemos ficar à mercê das urgências, perdemos o foco e desviamos da estratégia. Ou mesmo nem progredimos mais.
Por isso, priorizar o trabalho e comunicar com transparência e clareza pode se tornar um desafio. Felizmente, as ferramentas para gestão e controle de tarefas conseguem nos ajudar, mas qual escolher?
Continue lendo para conferir nossas dicas de como escolher uma boa plataforma para administrar as tarefas de sua equipe!
Qual a importância da gestão de tarefas?
Gestão de tarefas é uma área que está intimamente ligada à administração do tempo. Isso porque buscando através dessa gestão otimizar o tempo, aumentar a produtividade e focar naquilo que é mais importante.
Nesse sentido, teremos ações de planejamento, monitoramento e análise. Claro que, apesar de quando usamos “gestão” ou “administração” pensamos em burocracia, está longe disso, ainda mais com uma boa ferramenta para gestão de tarefas.
Nesse sentido, administrar as tarefas vai contra o engessamento. Isso porque processos burocráticos são apenas para controles e reduzem a produtividade.
Podemos até brincar dizendo que a gestão de tarefas é a prática de evitar que os times fiquem enxugando gelo.
De tal modo, podemos destacar alguns dos benefícios de uma boa gestão de tarefas:
- Priorização das tarefas importantes;
- Aumento da produtividade;
- Uso mais eficiente do tempo das equipes e recursos da empresa;
- Melhor comunicação interna;
- Garantir entregas dentro do cronograma;
- Melhor organização de esforços quando temos situações urgentes e/ou graves;
- Capacidade aprimorada de delegação e distribuição do trabalho;
- Fomenta a colaboração, ajudando a fortalecer a cultura organizacional;
Enfim, a palavra-chave da Gestão de Tarefas é: foco. Todos os negócios precisam de um foco, se não, como saberemos que estamos progredindo?
Portanto, precisamos ser vigilantes para não ficar trabalhando até de madrugada, mas sem gerar resultado algum. Conhece a frase “ele fazia de tudo, por isso era bom em nada”? Esse é o motivo de precisarmos da Gestão de Tarefas.
Sem ela, vamos fazer de tudo, entretanto não chegaremos a lugar algum.
Conceitos importantes para usar melhor a ferramenta para gestão de tarefas
Antes de falar sobre qualquer ferramenta para gestão de tarefas, precisamos entender o que é uma tarefa. Assim, podemos diferenciá-la de um projeto.
Em geral, a tarefa é uma atividade que precisa ser executada por um responsável, dentro do prazo estipulado e possui objetivo específico.
Logo, o projeto é a combinação de várias tarefas que, juntas, alcançam um objetivo.
Os tipos de tarefas
Do mesmo modo, temos tipos diferentes de tarefas. A classificação leva em conta o nível de urgência. Assim, conseguimos planejar e priorizar o trabalho de nossa equipe. Os tipos de tarefas são:
- Emergencial: atividades que precisam ser executadas agora, não há margem para esperas. Comumente essas tarefas são frutos de falhas de planejamento ou problemas no meio do caminho. Assim, se deixadas de lado poderão causar impactos negativos.
- Urgente: tarefas que passam na frente do planejado por precisarem ser feitas antes que possam causar problemas. Esse tipo de tarefa é o que mais causa estresse na equipe, por isso busque sempre avaliar o motivo da atividade urgente para solucionar os problemas na origem.
- No prazo: são atividades que precisam ser feitas no prazo, sem abertura para atrasos ou desvios do cronograma. Esse tipo de tarefa emerge em cronogramas feitos sem deixar qualquer margem de erro e, portanto, precisam ser feitas com prioridade — mas, não possuem tanta pressa como as duas anteriores.
- Planejadas: são as tarefas a serem feitas durante o projeto. Sabemos que quando planejamos corretamente as chances de sucesso são maiores. Então, não deixe de visualizar o horizonte do projeto e se preparar. Assim, temos uma melhor margem de manobra caso tenha algum problema.
Enfim, não podemos esquecer da comunicação interna. Saber apresentar e deixar claro os prazos do cronograma e a importância de cada atividade é fundamental.
Ter transparência no processo permite um melhor trabalho em equipe e não tem aquilo de “mas, você não tinha me falado que era para amanhã!”. Então, passe para a equipe o que será feito, com sinceridade e clareza nos critérios, prazos e outras informações importantes.
Quais critérios usar para escolher uma boa ferramenta para gestão de tarefas?
Se você digitar no Google “ferramenta para gestão de tarefas” vai ser soterrado por um mundo de ofertas. Isto é, há tantas formas de administrar o trabalho que fica confuso analisarmos qual a melhor opção.
Contudo, podemos nos apoiar em critérios simples e práticos. São 3 que acredito ser os principais:
Necessidade
Pense: será que minha equipe precisa de uma ferramenta de gestão de tarefas completa, cheia de funcionalidades para lidar com os projetos?
Nem toda equipe é complexa o suficiente para justificar investir em um software de gestão de tarefas. Assim, soluções simples acabam sendo o suficiente.
Isso significa que um aplicativo como Google Task já consegue ajudar os colaboradores a terem uma produtividade melhor.
Entretanto, projetos com vários membros na equipe e diversas tarefas interdependentes; aí a história muda. Nesse momento o sistema completo faz mais sentido.
Ainda assim, temos que analisar o que a equipe necessita.
Prático
A ferramenta para Gestão de Tarefas não pode ser complicada. Do contrário, ela apenas fará a equipe perder tempo com preenchimento de campos, em vez de executar as atividades em si.
Informação em tempo real
Importante que haja como acompanhar o desempenho da equipe em tempo real. Assim, sua ferramenta para gestão de tarefas permite a análise de indicadores para aprimorar nosso planejamento.
Exemplos de ferramentas
Como exemplos de ferramenta para gestão de tarefas podemos citar as principais:
- Trello: simples, fácil e prático. Seu modelo Kanban é intuitivo de utilizar e ajuda na organização visual. Além disso, possui diversas integrações com outras ferramentas corporativas.
- Asana: para quem quer ter métricas de desempenho, o Asana pode ser uma ótima opção. O programa permite agrupar tarefas de equipes diferentes e analisar em conjunto. Além de possuir muitas funcionalidades para ajudar na gestão de tarefas.
- Todoist: na versão Business é possível trabalhar em equipe com muita praticidade. Tem diversos atributos como o Trello, porém oferece uma visão de “lista de tarefas” que muitos preferem.
Enfim, a gestão de tarefas permite analisarmos diversos indicadores de desempenho.
