Um dos processos mais importantes de uma empresa é o controle da jornada de trabalho dos seus colaboradores, e ainda hoje o livro de ponto é um recurso utilizado para acompanhar os horários de entrada e saída dos funcionários.
O Livro de ponto é um dos mais tradicionais métodos de controle da jornada de trabalho, e apesar do seu custo ser irrisório, as consequências do seu uso podem gerar às empresas despesas com erros, fraudes e sanções trabalhistas.
Neste artigo vamos explicar detalhadamente como funciona o livro de ponto, seus riscos e dificuldades. Traçar um comparativo entre este controle manual da jornada de trabalho e os sistemas eletrônicos, e apresentar soluções bem eficazes para substituir este modelo já ultrapassado de marcação de horários.
O que é livro de ponto?
O livro de ponto é uma forma de controlar as atividades de entrada e saída de funcionários dentro de uma empresa. Um dos mais antigos métodos de registrar a jornada de trabalho, que centraliza as informações de cada colaborador em um caderno.
Cada página do livro de ponto conta com data, nome de cada colaborador, sua assinatura diária e seus horários de entrada e saída. Há outro documento similar, que é a folha de ponto, mas ao contrário do livro que é utilizado por todos os funcionários, a folha é individual, preenchida ao decorrer do mês, e assinada apenas no final do mês.
Para que a folha de ponto seja fechada, é preciso calcular as horas trabalhadas pelos colaboradores, horas extras, horas negativas, atrasos, faltas e quaisquer atividades fora do padrão ou diferente do horário da jornada de trabalho, e essas informações são provenientes do livro de ponto.
Como preencher corretamente o livro de ponto?
Vamos conhecer a seguir a forma correta de inserir as informações no livro de ponto:
Passo a passo para preenchimento manual
Além das informações básicas sobre cada colaborador, como nome completo e CPF, os dias devem ser separados por páginas, contendo o horário de entrada e saída ao lado do nome do funcionário, bem como a sua assinatura e a do empregador ou do gestor ou do RH, quando necessário.
Os horários de intervalos e pausas também podem ser mencionados no livro, na área específica para isso. Em caso de atrasos e faltas, caso haja justificativa, devem ser inseridas observações com as razões. As horas extras também constam no livro de ponto, e devem ser observadas no momento de calcular a folha de ponto.
Dicas para evitar erros comuns
Para evitar que erros sejam cometidos, é preciso se atentar às leis trabalhistas. A empresa deve inserir as informações necessárias, mas cada colaborador precisa marcar os próprios horários e assinar diariamente o livro de ponto.
Ao fim do mês, o setor de RH fica responsável pelo recolhimento do livro de ponto com as informações necessárias para realizar o fechamento da folha de ponto, analisar e tratar os dados, e gerar a folha, para assinatura do colaborador confirmando que as informações ali prestadas são verdadeiras.
Para evitar esquecimento por parte dos funcionários, o livro de ponto deve ficar em local de fácil acesso, e posteriormente guardado em local seguro por pelo menos cinco anos, pois é um importante documento que contém informações confidenciais e que pode servir como documento em ações trabalhistas.
O que pode gerar multa para a empresa
O não cumprimento das regras instituídas para o preenchimento do livro de ponto pode causar problemas para a empresa, como multas e sanções pelos órgãos reguladores e pela Justiça do Trabalho. Caso seja percebida qualquer tipo de indício de fraude, os empregadores podem ser responsabilizados e também sofrer penalidades pela justiça do trabalho.
Quais são os riscos do livro de ponto?
Apesar de ser um método muito tradicional de controle da jornada de trabalho, o livro de ponto pode oferecer riscos para os funcionários e para as empresas. Como todo o registro é feito de forma manual, há a chance de ocorrerem fraudes, rasuras ou erros nas informações nele contidas.
Fraudes no registro de ponto podem levar uma demissão por justa causa de acordo com o artigo 482 da CLT. Há também o risco de ser utilizado o ponto britânico, que é proibido por lei, que são as anotações feitas nos horários reais de entrada e saída dos colaboradores, o que raramente acontece, pois sempre devem ser considerados os minutos que antecedem e excedem os horários.
O que diz a legislação trabalhista?
Vamos conhecer abaixo o que as leis trabalhistas dizem sobre o livro de ponto:
Regras da CLT
Não há na Consolidação das Leis de Trabalho, CLT, algo específico sobre o livro de ponto, mas no Capítulo II, Seção II, Título I há menção sobre a obrigatoriedade que as empresas com mais de vinte funcionários têm de registrar formalmente o controle de ponto dos colaboradores, independente da forma escolhida para a marcação.
O intervalo intrajornada também deve ser registrado, se for realizado, bem como as horas extras realizadas pelos colaboradores.
Frequência de marcação
As marcações devem ser realizadas diariamente, e fica vedado o preenchimento total do livro em uma única data. Devem ser feitas nos horários precisos de entrada, saída e intervalos, pelos próprios colaboradores.
Penalidades por descumprimento
O livro de ponto pode ser fiscalizado por órgãos reguladores, sindicatos e pelos próprios funcionários, e em caso de descumprimento das normas, a empresa corre o risco de receber multas, penalizações e em casos mais graves resultar em autos de infração, multas administrativas e passivos judiciais.
Jornada flexível, banco de horas e compensações
As jornadas de trabalho flexibilizadas por acordos ou convenções coletivas também devem ser registradas no livro de ponto, bem como as horas extras, negativas e todas as variações na jornada diária.
Caso o livro de ponto não tenha, originalmente, áreas para esse tipo de informações, o setor de RH deve adaptá-lo às necessidades de cada empresa, para que todas as informações e observações pertinentes sejam inseridas.
Livro de ponto ou sistema digital: qual escolher?
Mesmo sendo considerado por muitos uma forma ultrapassada de controle da jornada de trabalho, o livro de ponto ainda é utilizado em algumas empresas. Vamos ver quais são as diferenças e particularidades dele e dos outros sistemas:
Comparativo de custos
O custo de livro de ponto é praticamente inexistente, pois só há o valor da compra do livro ou caderno, já que não há necessidade de manutenção, reparos ou instalações. Já os sistemas eletrônicos têm custo de aquisição e manutenção, mas reduzem significativamente o tempo dedicado pelo setor de RH à apuração da jornada e ao fechamento da folha
Eficiência, segurança e escalabilidade
O livro de ponto armazena as informações de forma tradicional, sem nenhum tipo de tecnologia, sem possibilidade de integração com sistemas automatizados de folha e jornada.
Já no caso dos sistemas digitais de controle de ponto, além da integração dos sistemas, com importação dos dados inseridos diariamente, há a possibilidade de acompanhamento em tempo real das informações dos funcionários de forma precisa.
Através desse modelo eletrônico de controle de ponto é possível acompanhar absenteísmo, atrasos, horas extras e negativas, gestão da jornada de trabalho presencial e remota, e obter grande facilidade na elaboração da folha de pagamento, reduzindo consideravelmente a possibilidade de erros ou fraudes.
Situações ideais para cada modelo
Para empresas que visam a evolução e utilizam a tecnologia como ferramenta de crescimento, os sistemas digitais de controle de ponto são a melhor solução. Os funcionários se adaptam facilmente a este tipo de sistema, que é capaz de atender organizações que trabalham com colaboradores presenciais e externos.
O livro de ponto é uma opção prática, com custo menor na sua utilização, mas cabe ressaltar que o trabalho na concentração e tratamento das informações nele contidas demandam mais tempo e esforço da equipe de RH responsável pela elaboração da folha de ponto.
Tendências e inovações no controle de ponto
Vamos apresentar os sistemas que são a melhor forma de aposentar o livro de ponto, e trabalhar com ferramentas tecnológicas e eficazes na gestão da jornada de trabalho da sua empresa:
Aplicativos de ponto com geolocalização
Os aplicativos de ponto que funcionam com geolocalização permitem que os colaboradores realizem a marcação dos seus horários da jornada de trabalho a distância, e que no momento do registro do ponto seja reconhecida a sua localização com tecnologia de GPS.
Essa é a ferramenta perfeita para empresas que trabalham com equipes externas, com rotas previamente definidas ou que trabalhem remotamente, permitindo assim um controle maior e mais transparência na gestão da jornada de trabalho.
Este tipo de sistema de controle de ponto oferece a possibilidade de integração com os sistemas e softwares já utilizados pelo setor de RH, armazenando os dados referentes a cada colaborador e facilitando bastante o preparo da folha de pagamento e a geração de relatórios sobre a jornada de cada funcionário.
Biometria e reconhecimento facial
Mais uma formato moderno e eficiente de controle de ponto é o que utiliza biometria, seja através da digital, reconhecimento facial ou de voz. Esse sistema é seguro, mantém as informações dos colaboradores em sigilo, é muito pouco propenso a falhas e fraudes e também podem ser integrados com os sistemas já utilizados pela empresa, aumentando a segurança jurídica e reduzindo a burocracia operacional no setor de RH.
Integração com folha de pagamento
As ações trabalhistas estão entre as mais recorrentes contra as empresas.
A integração com os outros sistemas, como 0s de elaboração de folha de ponto e folha de pagamento, reduzem bastante os riscos, pois as informações registradas são tratadas de forma automática, gerando relatórios precisos, com todos os dados necessários para a gestão eficiente da jornada de trabalho.
O que a lei diz sobre os métodos alternativos de controle de ponto
A legislação regulamentou os sistemas eletrônicos de controle de ponto, os REPs, regulamentados com a Portaria 671, e essa ferramenta passou a ser grande aliada do empresariado, pois reduz significativamente as demandas de setores que são responsáveis pelo material humano.
As normas indicam que os sistemas de controle de ponto devem se adequar às diretrizes do Inmetro e quando autorizados por acordo ou convenção coletiva, não exigem certificação como o REP-P. Uma regra que foi mantida e continua válida é a obrigatoriedade que os sistemas de controle de ponto têm de oferecer comprovantes diários de registro aos funcionários, seja ele físico ou digital.
A TWO RH oferece consultoria e as melhores soluções para implementação e modernização do controle de ponto, auxiliando empresas na escolha do modelo mais seguro e adequado às suas demandas, eficiente e em conformidade com a legislação trabalhista.
