Um dos processos mais desafiadores e importantes para empresas é o controle de horas dos seus colaboradores, uma vez que é preciso tomar cuidado com a conformidade legal e ainda estimular a produtividade.
A gestão correta da jornada de trabalho dos funcionários é uma das bases para a empresa e seus gestores tomarem decisões estratégicas para implementar melhorias, e realizar as modificações necessárias.
Neste artigo vamos conceituar o controle de horas dos colaboradores, destacar seus benefícios para a gestão do tempo, produtividade e conformidade legal nas empresas. Além de destacar sua importância, também daremos dicas de como implantar um sistema eficiente de controle de horas na sua empresa.
O que é o controle de horas dos colaboradores?
O controle de horas dos colaboradores, também chamado de controle de jornada de trabalho, é o processo de acompanhamento e registro do tempo que cada funcionário dedica às suas atividades profissionais, seja presencialmente, remotamente ou em trabalho externo, conforme os termos do contrato e da legislação vigente
No controle de horas são registradas a entrada, saída, intervalos, horas extras, adicionais noturnos, atrasos, faltas e qualquer intercorrência que haja dentro do horário de trabalho de um funcionário.
Quais são os benefícios do controle de horas dos colaboradores para a empresa?
São vários os benefícios de realizar um controle de horas trabalhadas eficaz, e um deles é cumprir a legislação trabalhista, pois se uma empresa não está em conformidade legal é passível de multas e sanções.
A gestão das horas trabalhadas é o que permite à empresa a correta tomada de decisões, e baseie suas estratégias em dados. É possível otimizar os recursos humanos da empresa, extraindo o melhor de cada colaborador.
Jornadas justas de trabalho só são possíveis com o controle de horas, e isso propicia um clima amistoso entre líderes e colaboradores, pois demonstra a transparência e promove o aumento da confiança.
O controle de horas também contribui para a eficiência e maior produtividade, pois através dele é possível identificar padrões de trabalho, modificar a distribuição de tarefas e obter um maior rendimento das equipes.
E por último, é o controle de horas que permite um cálculo preciso da folha de pagamento, com salários, benefícios, horas extras, férias, faltas, e outros itens importantes, evitando problemas judiciais.
Legislação brasileira sobre controle de jornada
Vamos ver quais são as normas vigentes sobre o controle de jornada de trabalho:
O que diz a CLT
Segundo as regras da CLT, a jornada padrão, os colaboradores devem cumprir oito horas diárias e quarenta e quatro semanais, salvo horas extras e acordos individuais ou coletivos e convenções feitas entre empresa e funcionários.
Só podem ser feitas até duas horas extras diárias, e estabelece que as jornadas de até seis horas devem oferecer no mínimo quinze minutos por dia de intervalo, e acima de seis horas a pausa deve ser de no mínimo uma hora.
Obrigatoriedade para empresas com mais de 20 funcionários
De acordo com as normas trabalhistas, todas as empresas que contem com 20 ou mais funcionários, devem, obrigatoriamente, realizar o registro da jornada de trabalho dos seus colaboradores, e manter esses registros para o caso de auditorias ou ações judiciais. O controle pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica.
Consequências legais do não cumprimento
Caso a empresa descumpra, proposital ou acidentalmente, as regras estabelecidas pela legislação trabalhista, há o risco de ações judiciais por parte dos funcionários, sanções e multas por parte dos órgão responsáveis e em casos extremos há até mesmo o risco de encerramento das atividades.
O não cumprimento do controle das horas trabalhadas pelos colaboradores pode acarretar em prejuízos financeiros e para a imagem da empresa, além das possíveis penalidades legais.
Métodos de controle de horas
Existem atualmente três formas de realizar o controle de horas dos colaboradores de uma empresa. Vamos conhecer as características de cada um deles abaixo:
Controle manual (livros de ponto, planilhas)
O controle de ponto pode ser feito de forma manual, através de livros de ponto, um documento onde são registrados todos os dados referentes às jornadas de trabalho dos colaboradores, o que gera ainda o trabalho de reunir as informações e transferi-las para uma planilha pela equipe de RH antes de elaborar a folha de pagamento.
As anotações são feitas manualmente pelos próprios colaboradores, a cada atividade realizada, como entrada, saída, intervalos, horas extras e qualquer outra movimentação do funcionário no seu horário de trabalho. Esse tipo de controle é passível de erros manuais, fraudes, inconsistências de informações e rasuras, e não oferece aos colaboradores o comprovante de registro estabelecido pela legislação.
Apesar do controle de horas dos colaboradores de forma manual ainda ser utilizado por pequenas e médias empresas, ele não é recomendado por não ser considerado um modelo seguro de gestão da jornada de trabalho.
Controle mecânico (relógios de ponto)
No caso do relógio de ponto mecânico, ou cartográfico, o sistema já existe há muitos anos no mercado e é feito através de relógios de ponto. Um cartão de papel ou plástico é inserido na máquina, e ela imprime o horário da atividade.
O RH deve se atentar para o fato do relógio de ponto mecânico não estar sujeito às regras da Portaria 671/2021, pois não se enquadra como sistema eletrônico de ponto. Contudo, sua utilização é permitida, embora apresente limitações como ausência de comprovantes automáticos e maior suscetibilidade a erros e fraudes.
Cada colaborador tem seu cartão, e sempre que chegar, sair ou estiver no seu intervalo deve se dirigir ao relógio e realizar a marcação no espaço correspondente. Esse modelo de controle de horas também é considerado ultrapassado, pois além de ter um alto custo de compra e manutenção, ele pode ser fraudado e apresentar erros de marcação nos cartões.
Há ainda que se realizar o processo de tratamento dos dados obtidos pelo relógio de ponto, para espelhar as informações da jornada de trabalho de forma bastante burocrática, e repassar tudo para a folha de pagamento, correndo o risco de cometer erros ou deixar de prestar todas as informações necessárias.
Controle eletrônico (sistemas digitais, aplicativos)
A mais recente forma de controle de horas é através de modelos eletrônicos, por aplicativos e sistemas digitais, que performam de maneira muito mais segura, eficiente e completa, impactando positivamente na gestão da jornada de trabalho.
Esse sistemas oferecem mais funcionalidades, pois além do registro de entrada e saída, eles fazem o tratamento das informações, consolidando e analisando os dados coletados, emitindo relatórios individuais sobre cada colaborador e ainda é possível importar para o sistema utilizado pelo RH o que é necessário para elaboração da folha de pagamento.
Esses sistemas podem funcionar com reconhecimento facial e de voz, geolocalização e biometria, e podem ser utilizados por colaboradores internos, híbridos e externos, com os registros feitos em tempo real, e garantindo ao funcionário o comprovante de marcação, seja físico ou digital.
Como implementar um sistema eficaz de controle de horas?
Para que o controle de horas de trabalho seja feito de forma eficaz e segura, o ideal é escolher um sistema que seja capaz de atender às demandas da sua empresa. Vamos mostrar abaixo um passo a passo de como implementar o melhor modelo de controle de horas:
Avaliação das necessidades da empresa
Para saber qual o sistema de controle de horas ideal para sua empresa é necessário verificar quais são as demandas. Uma boa maneira de avaliar isto é pensar no formato de trabalho dos seus funcionários. São todos presenciais ou também tem home office? A carga horária é normal ou definida através de acordos ou convenções?
Essas questões vão ajudar a definir qual o melhor sistema de controle de horas, pois os manuais e mecânicos não atendem sistemas externos de trabalho, tampouco oferecem a segurança necessária para garantir a precisão das informações.
Escolha da ferramenta adequada
Uma vez analisadas as necessidades, o segundo passo é escolher a melhor ferramenta para controle das horas de trabalho dos funcionários. O custo – benefício deve ser levado em conta. Há uma equipe robusta de RH para fazer análise e tratamento dos dados, ou é preferível obter relatórios de sistemas digitais de controle de jornada de trabalho?
Treinamento dos colaboradores
Para que seu sistema de controle de horas de trabalho seja eficaz, é preciso que os colaboradores que vão manuseá-lo recebam a capacitação adequada. Muitas empresas que comercializam os REPs oferecem treinamentos aos funcionários das empresas contratantes.
Monitoramento e ajustes contínuos
Caso seja necessário, verifique a possibilidade de personalização do sistema, de forma a atender plenamente as demandas da sua empresa. E no decorrer dos dias será possível notar pequenos ajustes a serem realizados para otimizar suas funcionalidades. Verifique se a empresa contratada para obtenção do sistema de controle das horas oferece também manutenção e reparo, para o caso de eventualidades.
Controle de hora da TWO
As soluções oferecidas pela TWO são inovadoras, atendem todos os tipos de empresas e estão em conformidade legal com todas as exigências mais recentes sobre os sistemas de controle de horas dos colaboradores.
A TWO RH, especializada em soluções de Recursos Humanos, oferece ferramentas modernas para o controle de ponto e jornada, garantindo precisão, praticidade e conformidade com a CLT. Entre em contato com nossos consultores para realizar uma avaliação sobre as possibilidades mais adequadas para sua empresa.
