O ativo mais importante de qualquer empresa são as pessoas. Por isso, processos bem-definidos são fundamentais para bom funcionamento dos setores de RH e DP que cuidam delas.
Contudo, isto não é possível quando uma contratação leva meses para ser finalizada porque os processos manuais estão tomando muito tempo, por exemplo. Também fica complicado quando não há confiança e organização na folha de pagamento.
É a falta de processos bem definidos e o uso de ferramentas manuais que causam tantos problemas. Inclusive, a falta de processos bem definidos de controle de ponto, explica o porquê de ter havido mais de 76 mil processos trabalhistas relacionados à jornada de trabalho em 2020, ocupando o top 6 assuntos recorrentes do TST.
Destaquei alguns dos problemas mais recorrentes abaixo:
- Ausência de informação consolidada e na hora certa para tomada de decisões;
- Perda de confiança no setor, principalmente sobre a folha de pagamento;
- Baixa produtividade, por conta de muito retrabalho ou dificuldade de execução;
- Falta de consistência na rescisão contratual;
- Zero controle do banco de horas, de forma que isso prejudique a produtividade ou faça a empresa ter que pagar as horas extras, pois o período venceu.
Enfim, ter processos bem definidos é tão importante que, se eu fosse escrever sobre todos os problemas que a falta deles gera, daria uma série de livros maior que Game of Thrones!
E qual seria a solução? Um mapeamento de processos e o uso da tecnologia para que a produtividade e qualidade do trabalho seja melhorada — aliás, já falei aqui sobre o erro de não usar a tecnologia na sua empresa.
Como mapear e estruturar processos bem-definidos na empresa?
Para simplificar, listei como fazer isso em 5 etapas:
1. Objetivos estratégicos
Antes de mais nada, temos que saber para onde queremos ir. Assim, conseguimos entender quais são os processos mais relevantes para analisarmos.
2. Coleta de informações
Em seguida, temos que coletar as informações sobre estes processos. Precisamos ter em mãos, ao fim dessa etapa, coisas como: indicadores, checklist, formulários, templates, tabelas e demais documentos utilizados pelo processo para entendermos ele.
3. Mapeamento de processos atuais
Aqui precisamos definir pontos principais para processos bem definidos, como:
- Fluxo de trabalho;
- Atividades principais;
- Quem são os responsáveis;
- No que esse processo resulta;
- Documentos necessários e adequação à legislação.
4. Identificação de melhorias
Com base nas informações anteriores, podemos identificar as melhorias, como processos obsoletos, burocracias desnecessárias e atividades que podem ser automatizadas.
Por exemplo, digamos que foi observado que o processo de registro de ponto gera muita confusão, erros e retrabalhos. Nesse caso, é possível resolver isso com bom um controle de ponto eletrônico, como o da TWO, que descomplica a vida do RH e DP com um fechamento de folha rápido, seguro e sem erros.
5. Implementação
Enfim, hora de implementar as melhorias identificadas. Implementando ferramentas como a TWO, seu RH e DP verão mudanças praticamente imediatas. Aliás, o processo é super rápido e descomplicado.
De todo modo, é preciso avaliar o setor para ter processos que ajudem a melhorar o setor como um todo. Algumas sugestões de processos a serem avaliados:
- Contratação e demissão;
- Tratamento de documentos e atestados;
- Gestão de férias;
- Folha de pagamento;
- Treinamento e desenvolvimento;
- Segurança do trabalho;
- Bônus e outras recompensas;
- Gestão e controle de ponto;
- Definição de escala de folgas; entre outros.
Então, está pronto para melhorar e manter os processos bem definidos no seu RH e DP e começar a aplicar as ferramentas tecnológicas? Não deixe para depois, afinal, a desorganização dos processos pode estar custando caro para sua empresa.
