O workforce planning é uma estratégia valiosa para o departamento de recursos humanos e também para as empresas.
Isso porque é primordial na gestão dos colaboradores, ou seja, de um dos ativos mais importantes para as organizações.
Mas, apesar de ser vital para o sucesso de um negócio, esta é uma metodologia que, por muitas vezes, é deixada de lado pelos gestores.
Continue a leitura e veja tudo o que você precisa saber sobre workforce planning e aprenda a implementá-lo na empresa em que você atua.
O que é Workforce Planning?
Traduzindo, workforce planning quer dizer planejamento da força de trabalho.
O conceito está ligado ao processo de planejamento das necessidades de trabalho, tanto atuais quanto futuras.
Além disso, abrange tarefas, como orçamento de custos, análise de gaps, controle das modificações e adequações no quadro de colaboradores, planejamento sucessório, entre outras.
O workforce planning também pode fornecer insights para as organizações irem além de simplesmente reagir a eventos circunstanciais.
Afinal, o objetivo deste método é garantir que a empresa tenha as pessoas certas, nos locais certos e nas quantidades certas e, assim, atingir os objetivos estratégicos do negócio.
Nesse sentido, um planejamento eficaz ajuda a alinhar as necessidades de trabalho com as metas da empresa a longo prazo, promovendo a alta produtividade das equipes. Por isso, requer análises regulares.
Planejamento da força de trabalho: principais formatos
A princípio, o workforce planning pode ser dividido em duas categorias: operacional e estratégico.
1. Operacional
Modelo que agiliza as operações relacionadas aos colaboradores no dia a dia e ajuda os gerentes de RH na criação de cronogramas de trabalho que ajudem a manter a alta produtividade das equipes, assim como a continuidade dos negócios.
2. Estratégico
Esta abordagem inclui elementos de gerenciamento de talentos e ajuda a identificar lacunas de pessoal, ou seja, quais funções não são mais necessárias e se os colaboradores podem ser realocados para outras funções.
Ademais, o formato estratégico também permite colocar em prática ações para ajudar no desenvolvimento do colaborador, para que ele permaneça satisfeito com seu trabalho e suas tarefas.
Por que é importante contar com uma força de trabalho estrategicamente planejada?
Basicamente porque o planejamento da força de trabalho ajuda a contratar o talento certo para a função certa.
Com um processo de workforce planning bem estruturado, o RH consegue evitar imprevistos e antecipar as lacunas de habilidades organizacionais e recrutar os candidatos certos para preenchê-las.
Além disso, ao implementar essa estratégia, o setor de Recursos Humanos também poderá:
- Revisar o plano de negócios da empresa para ter uma equipe que cubra os projetos atuais e futuros.
- Prever as condições e cenários futuros na empresa com base em tendências repetidas.
- Identificar gargalos, como insuficiência de pessoal em determinados departamentos.
- Explorar as competências atuais da equipe para compará-las com as futuras necessidades da empresa.
- Encontrar e introduzir táticas de redução de lacunas para garantir uma cobertura mais consistente.
- Examinar o uso atual de sua força de trabalho.
- Encontrar novas maneiras de estruturar o negócio para melhor implantar um planejamento da força de trabalho no futuro.
- Superar obstáculos internos e externos para cumprir as metas de trabalho.
- Antecipar problemas na rotina do RH, como alta rotatividade, causada pela ausência de um plano de carreira.
Habilidades necessárias para colocar o workforce planning em prática
Em geral, a implementação do processo de workforce planning é desenvolvida por profissionais de RH e requer alguns conhecimentos e habilidades específicas, como:
- conhecimento dos resultados de negócios organizacionais;
- habilidades analíticas;
- noções de gerenciamento de projetos;
- gestão de relacionamento;
- políticas de Recursos Humanos.
Como aplicar uma estratégia workforce planning nas empresas?
Como vimos inicialmente, o objetivo do planejamento da força de trabalho é evitar que a empresa seja surpreendida pelas necessidades – que estão sempre mudando – de sua força de trabalho.
Para tanto, é necessário adotar uma metodologia de avaliação e análise do comportamento e desempenho dos trabalhadores.
Embora não haja uma forma definida de criar um plano estratégico, listamos abaixo alguns critérios que podem ajudar o RH nessa jornada.
Confira!
1. Liste os objetivos de longo prazo para o seu workforce planning
Relembrando, o planejamento da força de trabalho visa garantir que o quadro de funcionários cumpra as metas de negócios da empresa. Logo, é essencial pensar no caminho que a organização está tomando, a curto e a longo prazo.
Além disso, o workforce planning deve ser uma responsabilidade compartilhada entre os líderes de negócios em toda a organização.
2. Avalie o quadro de pessoal para um workforce planning efetivo
Quais as pessoas e habilidades que a empresa possui?
É importante analisar o quadro de funcionários atual para fazer levantamentos sobre o perfil, habilidades e sobre a evolução da força de trabalho.
Nesse aspecto, há dois critérios que devem ser avaliados: qualidade e quantidade.
- Qualidade: consiste em avaliar os colaboradores sobre o desempenho atual e o potencial futuro.
- Quantidade: análise feita com base no número de novas contratações, rotatividade de funcionários e promoções internas.
3. Mapeie as lacunas de habilidades
Muitas vezes, criar maneiras de ajudar os colaboradores a terem uma vida mais tranquila no trabalho é um verdadeiro desafio para o setor de RH.
Principalmente pela dificuldade de entender as causas da insatisfação dos colaboradores e do surgimento dos problemas psicológicos.
Ademais, saúde mental ainda é um tema visto como tabu em muitas empresas.
Apesar de tudo isso, é fácil perceber que organizações que priorizam o bem-estar dos colaboradores acabam se destacando como os melhores lugares para se trabalhar.
Pensando nisso, listamos algumas estratégias que o seu time de RH pode adotar para aderir ao Janeiro Branco e preservar a saúde mental dos colaboradores.
Ao analisar as lacunas de habilidades, é possível saber, por exemplo, quando as pessoas irão se aposentar.
A partir dessa informação, é possível planejar o preenchimento desses lugares e decidir com tranquilidade como será feita a substituição desses colaboradores.
4. Desenhe diferentes cenários
Para evitar grandes dispensas no futuro, o time de RH deve utilizar o planejamento da força de trabalho para traçar cenários, se antecipar e propor uma combinação de desgaste, aposentadoria, atualização e requalificação.
Além disso, pode ser necessário chamar a atenção dos tomadores de decisão para os sinais de mudanças que apontam para estes diferentes cenários.
5. Inclua a cultura organizacional no workforce planning
Tão importante quanto os colaboradores e as habilidades que a empresa precisa, é a cultura da empresa.
Logo, não se esqueça de incluí-la na sua estratégia de workforce planing.
Em outras palavras, pense em quais valores deseja preservar ao longo do tempo, pois a cultura organizacional tem um grande impacto no valor corporativo e não deve ser perdida de vista na hora de colocar o planejamento da força de trabalho em prática.
6. Utilize uma metodologia de avaliação e monitoramento
Logo após elaborar o plano de força de trabalho é preciso monitorá-lo e adaptá-lo, caso seja necessário.
Desse modo, será mais fácil modificá-lo de acordo com as novas necessidades e desenvolvimento do negócio.
Leia mais:
Conclusão
Agora que você já sabe como iniciar uma estratégia de workforce planing, vale ressaltar que o processo de planejamento precisa ser ágil e considerar mudanças de cenários em situações e contextos específicos.
Embora o objetivo não seja seguir o plano ao pé da letra, é necessário planejamento constante para que você possa se adaptar rapidamente quando a mudança acontecer, sobretudo com a transformação digital.
Afinal, com práticas de planejamento estratégico contínuas, você deixa de “apagar incêndios do RH” e ajuda a empresa a conduzir uma estratégia de negócio sustentável.
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