Em empresas com mais de vinte funcionários o registro da jornada de trabalho é obrigatório por lei, e com isso surge a possibilidade de acontecerem auditorias de ponto por diferentes razões, desde questões judiciais a mudanças nos sistemas de controle do ponto.
O processo da auditoria de ponto é extremamente importante, e para que gestores e profissionais de DP e RH compreendam melhor o tema, redigimos um artigo informativo. Aqui vamos explicar a sua definição, quais documentos serão exigidos (AFD/AFDT, espelho de ponto, comprovantes e Livro de Registro de Empregados ou equivalente digital) e todos os procedimentos preparatórios.
Vamos também fornecer um checklist prático para os 30 dias anteriores à auditoria, incluindo verificação do REP e organização documental, além de abordarmos a conduta adequada da equipe durante a visita fiscal e os direitos/deveres do empregador.
O que é uma auditoria de ponto e quando ela pode acontecer?
A auditoria de ponto é o processo de exame das informações do registro das jornadas de trabalho de uma empresa por auditores ou fiscais, sejam eles do Ministério do Trabalho ou de alguma empresa contratada para checar os dados.
É uma análise criteriosa da documentação do controle de ponto dos funcionários de uma empresa, e seu intuito é verificar se as informações estão corretas, se todo o processo foi feito dentro das normas trabalhistas, se possuem exatidão e integridade.
A auditoria de ponto tem como principal objetivo verificar se há nas relações entre empresa e contratados transparência, assegurar que os direitos e deveres das partes foram cumpridos, e proteger empresa e funcionários no caso de haver algum tipo de disputa judicial.
A auditoria de ponto pode ocorrer em diferentes cenários, como no caso de uma auditoria interna regular, que é realizada periodicamente para verificar a conformidade legal, possíveis falhas nos processos e evitar passivos trabalhistas.
Quando são feitas auditorias pelo Ministério de Trabalho, ou órgão correlatos, podem realizar fiscalizações e solicitar os arquivos de registro de ponto, que devem ser armazenados, por no mínimo 5 anos, inclusive os arquivos eletrônicos.
Para atestar a veracidade de reclamações trabalhistas, como erro no pagamento de horas extras ou abonos. No caso da empresa estar sendo negociada, os compradores podem solicitar uma auditoria para avaliar riscos trabalhistas e a necessidade de mudanças nos sistemas de controle de ponto e processos internos.
No caso de mudança do sistema de controle de ponto, como por exemplo migrar do manual para o ponto eletrônico, ou quando são identificadas falhas operacionais, para verificar de onde surgem as inconsistências e promover as mudanças necessárias.
Os 6 documentos de ponto que o fiscal vai exigir
No caso de auditoria, o profissional responsável vai solicitar a apresentação de uma série de documentos para dar andamento ao processo. A recomendação é manter esses documentos sempre organizados e acessíveis.
Para evitar problemas com a fiscalização, vamos mostrar abaixo o que sempre é solicitado nestes casos:
- Folhas ou cartões de ponto
- Livro do Registro de Empregados
- Comprovantes de horas extras trabalhadas
- Contracheques
- Exames admissionais e exames demissionais
- Comunicados de Acidente de Trabalho (CAT’s) recentes
Espelho de ponto e o arquivo eletrônico (AFDT/ACJEF)
O registro de ponto oferece as informações para a composição do espelho de ponto, que deve ser assinado ou receber de forma eletrônica a anuência dos funcionários, concordando que as informações ali contidas são corretas.
Devem estar disponíveis os horários de entrada, saída, intervalos, faltas, justificativas, abonos, adicionais, e todas as informações pertinentes à jornada de trabalho. Se o documento não estiver disponível fisicamente é necessário entregar os arquivos AFD e / ou AFDT, conforme o tipo de REP adotado.
Comprovantes de entrega dos registros aos colaboradores
Outra norma que deve ser seguida por empresas é o fornecimento de comprovação da entrega de um comprovante do registro de ponto ao colaborador, seja ele impresso ou digital, pois é muito possível que ela seja solicitada pelos fiscais para se certificar que a lei está sendo cumprida.
Livro de Registro de Empregados () ou equivalente digital no eSocial
Além de documentação básica, como Contato Social e Acordos e Convenções Coletivas, os auditores vão solicitar os contratos de trabalho e o Livro de Registro de Empregados, ou sua versão digital, para constatarem que as jornadas e regras estabelecidas estão sendo devidamente cumpridas.
Checklist: a preparação para a auditoria (30 dias antes)
Se a empresa estiver prestes a passar por uma auditoria, convém se organizar com antecedência para que tudo esteja pronto e disponível com certa antecedência para apresentar aos responsáveis pelo processo. Seguem algumas dicas:
Verificação da validade do REP (Registro Eletrônico de Ponto)
Para a empresa que vai receber uma auditoria é imprescindível ter absoluta certeza que o sistema de registro de ponto eletrônico está funcionando perfeitamente e em conformidade com a Portaria 671, a portaria responsável pela regulação dos REPs. Caso necessário, solicite à empresa responsável pela venda e manutenção do sistema de registro de ponto as informações e documentações necessárias para fornecer aos auditores.
Análise e correção de inconsistências de registro
Outra medida importante antes de receber a equipe da auditoria é verificar se não há nenhum tipo de inconsistência, e uma forma de verificar isso é através do cruzamento de dados da folha de ponto com a folha de pagamento, de forma a garantir que as informações prestadas estão corretas e que os valores pagos são os devidos.
Organização do arquivo digital e físico de documentos
Com antecedência cheque se todos os registros que serão necessários para a auditoria estão disponíveis, de forma a garantir que os registros de ponto dos últimos cinco anos (prazo mínimo) estejam armazenados em segurança, acessíveis e com todas as informações completas para a análise do auditor.
Dê uma atenção à cronologia dos arquivos, especialmente se eles estiverem em um formato físico, pois isso vai facilitar bastante o processo de avaliação. Também é recomendado realizar uma reunião com as pessoas responsáveis por acompanhar a auditoria para alinhar o planejamento do processo, bem como para salientar que a equipe envolvida deve se portar de maneira a colaborar com os auditores.
O dia da auditoria: como se portar e o que esperar do fiscal
Como a auditoria de ponto não tem um prazo de duração determinado previamente, uma vez que ela durará o tempo necessário para que uma análise minuciosa seja feita, é importante que neste período haja uma postura pró-ativa por parte dos colaboradores.
A conduta da equipe durante a visita
Além da inspeção de toda a documentação, os auditores podem analisar o ambiente de trabalho, principalmente em atividades que ofereçam risco ou insalubridade aos funcionários, verificar as condições de colaboradores que atuem de forma híbrida e remota, e isso pode incluir entrevistas com funcionários, então é preciso informar à equipe que caso isso ocorra, todos devem ser colaborativos.
Os direitos e deveres do empregador
Os auditores podem apreender documentos e equipamentos para uma análise mais detalhada, e cabe à empresa fornecer e permitir que isso ocorra. Porém os fiscais devem elaborar um documento chamado auto de guarda e apreensão, descrevendo de forma precisa tudo que foi retirado da empresa e as razões para que isso ocorresse.
O empregador pode, durante o período que antecede a auditoria de ponto, encontrar inconsistências nos registros, e para que seja feito um ajuste é recomendado que haja uma solicitação formal por parte do colaborador e que ela seja documentada, com a justificativa para a alteração, pois isso servirá como prova caso o auditor questione o fato.
Cabe ressaltar que a auditoria de ponto é um recurso de gestão, e deve ser totalmente pautado na transparência, garantindo a conformidade legal e demonstrando o comprometimento da empresa com relações justas de trabalho.
Para que a auditoria seja um processo descomplicado, contar com as soluções de registro eletrônico de ponto da TWO RH é sua melhor opção. A TWO tem sistemas que se adequam a todos os tipos de empresas, áreas de atuação e modelos de jornadas de trabalho. Entre em contato com nossos consultores e descubra um mundo de possibilidades.
