Um dos processos que mais preocupam as equipes de RH, DP e gestores é a parte que envolve os cálculos trabalhistas, já que esse momento é sempre crucial para a empresa, para os colaboradores e os erros podem custar muito caro.
Reduzindo significativamente o risco de erros e garantindo maior aderência às regras da CLT, Portaria 671/2021 e obrigações do e Social.
No conteúdo vamos detalhar quais cálculos podem ser automatizados (folha, horas extras, férias, rescisões) e explicar o funcionamento prático, desde a integração de dados até a parametrização das regras da CLT. Montamos também um passo a passo de como fazer a implementação da forma mais branda, para que a mudança cause menos impacto.
Por que automatizar os cálculos trabalhistas é crucial para sua empresa?
Uma empresa que tem seus cálculos trabalhistas e demais processos automatizados conquista uma série de vantagens, como por exemplo a redução expressiva de erros humanos, já que muitas das tarefas manuais deixam de existir e passam a ser realizadas de forma digital.
São regulamentados pela Portaria 671/2021, o que aumenta a segurança jurídica na integração dos dados utilizados para cálculos trabalhistas.
Muitos gestores automatizam os cálculos trabalhistas para garantir a eficiência operacional e aumento da produtividade, pois algumas atividades que levariam horas ou até mesmo dias para serem realizadas passam a ser feitas de forma automatizada, restando mais tempo livre para os colaboradores se dedicarem a tarefas mais estratégicas.
Devemos mencionar que a redução de custos é outro benefício de automatizar cálculos trabalhistas, já que há uma considerável economia de tempo com os trabalhos manuais, e evita a necessidade de retrabalho e desperdício.
Para os gestores a automatização proporciona ainda uma série de relatórios, que são cruciais para a tomada de decisões assertivas, bem como para a implementação de novas medidas estratégicas para o crescimento e desenvolvimento da empresa.
Além de garantir tratamento adequado dos dados dos colaboradores, conforme os princípios da LGPD (Lei 13.709/2018.
Quais cálculos trabalhistas podem ser automatizados?
É grande o número de processos e cálculos trabalhistas que podem, e devem, ser automatizados. Mostraremos abaixo os que impactam mais na rotina dos setores de RH e DP:
Cálculo de folha de pagamento (proventos e descontos)
O cálculo da folha de pagamento, uma tarefa que é feita manualmente demanda muito tempo e grande número de pessoas, férias, faltas, atrasos e comissões (quando integradas aos sistemas comerciais).
Cálculo de horas extras, adicionais noturnos e de periculosidade
O ponto eletrônico fornece automaticamente dados como horas extras, adicional noturno e banco de horas para que o sistema de folha realize os cálculos conforme CLT e CCT.
Cálculo de férias, 13º salário e rescisões contratuais
Quando integrados ao sistema de folha, os dados do ponto alimentam automaticamente os cálculos de férias, 13º salário e rescisões.
Cálculos para o eSocial
Quando integrado ao sistema de folha, permite a geração automática das bases para INSS, FGTS Digital, IRRF e eventos do e Social, que são transmitidos conforme exigência legal.
Como funciona a automação de cálculos trabalhistas na prática?
Para explicar um pouco mais como funciona o sistema de ponto digital e sua integração, e as práticas trabalhistas observadas pela legislação:
A integração de dados: do ponto digital ao sistema de folha
Através da integração do ponto eletrônico com os sistemas já utilizados pelo DP e RH os dados coletados pelo ponto eletrônico são automaticamente transferidos, incluindo atrasos, faltas, horas extras, adicional noturno, comissões, etc.
O software de gestão recebe essas informações e processa de forma automática, e através das fórmulas e regras previamente configuradas no sistema é capaz realizar os cálculos, e gerar os documentos necessários, como o holerite e a folha de pagamento.
A parametrização das regras da CLT e convenções coletivas
Os sistemas seguem os requisitos técnicos da Portaria 671/2021 para REP-P, REP-A e REP-C.
Ferramentas para automatizar cálculos: das planilhas aos sistemas especializados
Apesar das planilhas, como as do excel e google sheets serem bem fáceis de usar, elas são relativamente limitadas e precisam de trabalho manual. Já as empresas que contam com sistemas de ponto eletrônico e folha de pagamento a rotina fica bem mais fácil e ágil.
A TWO RH oferece serviços especializados em ponto eletrônico, e conta com a solução ideal para eliminar erros manuais, reduzir custos ocultos e assegurar total conformidade com o eSocial, transformando a rotina do departamento pessoal e dos recursos humanos.
Passo a passo para implementar a automação na sua empresa
Para auxiliar no processo de automação dos cálculos trabalhistas segue um passo a passo que reúne os principais pontos a serem considerados:
Passo 1: Mapeamento dos processos manuais atuais
A primeira etapa do processo é mapear cada etapa de cada processo. Listar como os dados são coletados, desde a jornada de trabalho, passando pelas horas extras e incluindo faltas e impostos, e como os cálculos são feitos.
Depois disso é preciso identificar os pontos críticos, onde a maior parte dos erros são cometidos para eliminar os gargalos e ao contratar o ponto eletrônico focar nesses fatores para melhorar os processos.
Passo 2: Escolha da ferramenta adequada ao seu negócio
Depois de identificar os pontos de atenção, a busca pelo sistema fica bem mais fácil, já que ele precisa cobrir esses processos. A TWO RH oferece diversos tipos de soluções de ponto eletrônico e pode otimizar seus sistemas para atender às demandas da sua empresa de forma personalizada.
Passo 3: Migração dos dados e treinamento da equipe
E nos últimos passos, depois de contratado o pacote, a migração do sistema deve seguir um plano de ação para que a transição e a adaptação sejam suaves, sem estranhamentos e o mínimo de problemas.
É importante montar um cronograma com as datas e prazos para cada etapa do processo. Inclua os treinamentos, a configuração, a instalação propriamente dita, os testes e o feedback dos usuários, bem como as modificações que se mostrarem necessárias depois da implementação do sistema.
