Saber como controlar a jornada de colaboradores externos tornou-se uma prioridade para empresas que contam com profissionais que atuam fora do ambiente tradicional de escritório.
Com a crescente demanda por serviços personalizados e a necessidade de atender clientes em seus próprios espaços, profissionais como vendedores, motoristas, e aqueles que desempenham funções terceirizadas, como limpeza e segurança, tornam-se essenciais para o funcionamento de diversos setores.
No entanto, gerir o tempo e a produtividade desses colaboradores externos apresenta uma série de complexidades que exigem uma abordagem estratégica e eficiente.
Neste artigo, vamos explorar as melhores práticas para que você saiba como controlar a jornada de colaboradores externos, garantindo eficiência operacional e conformidade com as legislações vigentes.
Sumário
O que é trabalho externo?
Trabalho externo refere-se às atividades desempenhadas por colaboradores fora das instalações físicas convencionais da empresa. Isso inclui profissionais que realizam suas funções em locais externos, como vendedores em visitas a clientes, motoristas em trânsito, equipes de serviços terceirizados (limpeza, segurança, etc.), entre outros.
É importante ressaltar que o trabalho externo é diferente do home office, trabalho remoto ou teletrabalho, pois envolve a presença física do colaborador em diversos ambientes fora do escritório central da empresa.
Diferença entre teletrabalho e trabalho externo
O teletrabalho e o trabalho externo são modalidades de trabalho que se diferenciam em relação ao local onde as atividades são realizadas e ao grau de mobilidade dos colaboradores.
O teletrabalho e o home office, envolvem a execução das tarefas profissionais a partir de um local fora das instalações físicas da empresa, geralmente na residência do colaborador.
Nesse formato, o profissional utiliza tecnologias de comunicação e acesso remoto para realizar suas funções, mantendo contato com a equipe e entregando resultados mesmo à distância.
Já o trabalho externo refere-se às atividades desempenhadas por colaboradores fora do escritório central da empresa, mas não necessariamente em suas próprias residências. Isso inclui profissionais que visitam clientes, realizam serviços em campo, como vendedores, técnicos, motoristas, entre outros.
No trabalho externo, os colaboradores estão em constante movimento, deslocando-se entre diferentes locais para realizar suas funções.
Controle de ponto para funcionários externos: O que diz a lei?
Diferente do teletrabalho, não há um capítulo específico na CLT que aborde exclusivamente os funcionários externos. No entanto, a legislação trabalhista brasileira é clara quanto às determinações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores.
De acordo a CLT, todo trabalhador celetista deve cumprir uma jornada de 8 horas diárias, com a possibilidade de acréscimo de até 2 horas extras, no máximo.
Uma grande confusão surge com os funcionários externos devido ao artigo 62 da CLT, que estabelece:
“Art. 62 – Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo:
I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados; (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)”
No entanto, é um erro pensar que, segundo este artigo, os colaboradores externos estão dispensados do controle de horas. Com os avanços tecnológicos, as barreiras físicas no mercado de trabalho tornaram-se quase inexistentes, permitindo até mesmo o trabalho remoto.
É importante destacar que o artigo em questão data de 1994, e desde então, muitas mudanças ocorreram, inclusive na interpretação judicial sobre o tema.
Não são raros os casos em que trabalhadores externos entraram com ações na justiça exigindo o pagamento de horas extras e obtiveram sucesso.
O não fornecimento de controle de ponto pelo empregador não isenta este do pagamento das horas extras. Se o funcionário conseguir comprovar a realização das horas excedentes, a jurisprudência pode favorecê-lo.
Portanto, caso um colaborador entre com uma ação requerendo o reconhecimento de horas extras, qualquer uma dessas situações pode servir como meio de prova.
A exigência do controle de jornada
O controle de ponto é uma ferramenta fundamental para garantir o cumprimento da legislação trabalhista e proteger os direitos dos seus colaboradores.
Através dele, você registra a jornada de trabalho de forma precisa e confiável, evitando multas e garantindo o pagamento correto dos seus funcionários.
Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a usar um sistema de controle de ponto eletrônico homologado pelo governo.
Empresas com até 20 funcionários podem usar um sistema manual ou eletrônico (homologado a partir de 2023).
Como controlar a jornada de colaboradores externos?
Existem várias maneiras de controlar o ponto dos colaboradores externos, desde métodos tradicionais até tecnológicos e sofisticados. Veja quais são os principais:
Cartão de ponto para funcionário externo
Embora o uso do cartão de ponto manual, feito com papel e caneta, seja considerado uma abordagem desatualizada, muitas empresas ainda o utilizam para controlar a jornada de trabalho de seus colaboradores externos.
Este método é popular devido à sua simplicidade e baixo custo inicial. No entanto, a longo prazo, ele pode não oferecer precisão, eficiência e segurança para o empregador.
Relógio de ponto
O relógio de ponto, comumente usado para controlar a jornada dos funcionários internos, também pode ser empregado para registrar as horas trabalhadas pelos colaboradores externos.
Pode ser usado através de crachás ou cartões de acesso e instalado, por exemplo, nos veículos usados por eles. No entanto, este método pode apresentar desafios, como a garantia de que o próprio colaborador está batendo o ponto.
Ponto online
O sistema de ponto eletrônico online é uma solução moderna instalada em dispositivos da empresa ou do próprio colaborador externo, como computadores, tablets e smartphones, e nos celulares.
Ele oferece segurança e eficiência no controle de ponto, além de otimizar o trabalho do setor de Recursos Humanos, fornecendo dados precisos e armazenados em nuvem sobre a jornada de trabalho de cada colaborador.
Este método é mais confiável do que o ponto feito com papel e caneta, já que muitos sistemas online utilizam a geolocalização para verificar a presença do colaborador no local indicado para o registro do ponto.
Isso possibilita ao empregador saber se o colaborador está no local de trabalho ou em outro lugar, garantindo maior transparência e controle sobre a jornada de trabalho.
Quais são os benefícios de utilizar um ponto eletrônico online?
Utilizar um ponto eletrônico online oferece uma série de benefícios significativos para as empresas e seus colaboradores. Veja quais são as vantagens:
1. Otimização do setor de Recursos Humanos:
O ponto eletrônico online simplifica e agiliza as tarefas do departamento de RH, reduzindo o tempo gasto no gerenciamento manual das horas trabalhadas e na elaboração da folha de pagamento.
2. Facilidade e agilidade no registro de ponto:
Os colaboradores podem registrar suas entradas e saídas de forma rápida e prática, seja por meio de aplicativos móveis ou em dispositivos instalados nas instalações da empresa.
3. Gerenciamento eficiente das horas trabalhadas:
O sistema de ponto online permite um controle preciso das horas trabalhadas por cada colaborador, facilitando o cálculo de horas extras, banco de horas e outros aspectos relacionados à jornada de trabalho.
4. Controle das horas extras:
Com o ponto eletrônico online, é possível monitorar e registrar as horas extras realizadas pelos colaboradores de forma transparente e precisa, evitando equívocos e garantindo o cumprimento das normas trabalhistas.
5. Acompanhamento em tempo real das marcações de ponto:
Os gestores têm acesso imediato às informações sobre as marcações de ponto dos colaboradores, possibilitando um acompanhamento em tempo real da jornada de trabalho e a identificação rápida de possíveis irregularidades.
6. Prevenção de problemas judiciais e redução de custos desnecessários:
Ao utilizar um sistema de ponto eletrônico online, as empresas podem evitar litígios trabalhistas relacionados ao registro de ponto, garantindo conformidade com a legislação e economizando recursos financeiros e tempo dedicado a processos judiciais.
Dessa forma, ao adotar um sistema de ponto eletrônico online eficiente e adequado às necessidades da empresa, torna-se possível usufruir desses benefícios de forma prática e viável, contribuindo para uma gestão mais eficiente e transparente da jornada de trabalho dos colaboradores.
Entenda como TWO faz o registro e controle de jornada fora da empresa
A TWO oferece uma solução abrangente para o registro e controle de jornada fora da empresa, utilizando tecnologia avançada para atender às necessidades das organizações e de seus colaboradores externos. Descubra como a TWO funciona:
- Aplicativo Móvel: A TWO disponibiliza um aplicativo móvel intuitivo e de fácil utilização para os colaboradores registrarem suas entradas e saídas, bem como suas atividades realizadas durante o expediente. Esse aplicativo permite que os funcionários registrem o ponto de qualquer lugar, utilizando seus dispositivos móveis, como smartphones ou tablets.
- Geolocalização: Uma das características distintivas da solução da TWO é o uso da geolocalização para garantir a precisão e a segurança no registro de ponto dos colaboradores externos. O sistema da TWO verifica a localização do colaborador no momento do registro do ponto, assegurando que ele esteja no local designado para o trabalho.
- Controle de Horas Trabalhadas: Além do registro de ponto, a TWO oferece ferramentas robustas para o controle das horas trabalhadas pelos colaboradores externos. Isso inclui o monitoramento das horas regulares, horas extras, intervalos e outras informações relevantes relacionadas à jornada de trabalho.
- Acompanhamento em Tempo Real: Os gestores têm acesso a um painel de controle em tempo real dos postos de trabalho, onde podem visualizar as marcações de ponto dos colaboradores externos, bem como gerenciar exceções e tomar decisões proativas com base nos dados disponíveis. O gestor ainda pode ser avisado quando o funcionário atrasa ou falta, e facilita o contato direto por telefone ou Whatsapp.
- Relatórios e Análises: A TWO oferece recursos avançados de geração de relatórios e análises, permitindo que as empresas obtenham insights valiosos sobre a utilização do tempo de seus colaboradores externos, identifiquem padrões de comportamento e tomem medidas para otimizar a eficiência operacional.
Conclusão
Saber como controlar o ponto para colaboradores externos é uma necessidade para empresas que buscam eficiência, transparência e conformidade com a legislação trabalhista.
Ao longo deste artigo, exploramos os desafios e soluções relacionados ao registro e controle da jornada de trabalho fora das instalações da empresa.
Desde métodos tradicionais, como o uso de cartões de ponto, até soluções mais avançadas, como o ponto eletrônico online, as empresas têm à disposição uma variedade de ferramentas para gerenciar a jornada de seus colaboradores externos.
No entanto, é crucial escolher uma solução que atenda às necessidades específicas da organização e ofereça recursos robustos para garantir a precisão, segurança e conformidade do controle de ponto.
Se você está em busca de uma solução moderna e eficiente para o controle de ponto de seus colaboradores externos, não deixe de conhecer o sistema da TWO.
