Utilizar a folha de ponto Excel é uma prática muito arriscada para as empresas.
Isso porque as ferramentas de controle de ponto manuais geram muita dor de cabeça.
Além de demandar mais tempo e gerar estresse na equipe de DP, as planilhas estão mais sujeitas a falhas e, por isso, podem até ocasionar ações trabalhistas.
O seu departamento pessoal ainda usa o excel para gerenciar a jornada dos colaboradores?
Então você não pode deixar de ler este artigo até o final, pois vamos te mostrar como é fácil automatizar este processo e como ele é vantajoso para o setor. Confira!
Quais os problemas da folha de ponto no Excel?
Conforme se sabe, o controle de ponto é obrigatório para empresas que possuem 20 funcionários ou mais, logo, acompanhar a folha de ponto no excel não é a solução mais adequada.
Por quê?
Basicamente, porque esse programa apresenta desvantagens, como:
- demanda muito tempo para o preenchimento;
- erros nas fórmulas;
- nível de segurança baixo;
- atualização manual de dados;
- mais chances de fraudes na folha de ponto;
- recursos limitados;
- dificuldade de acesso às informações.
Por que modernizar o controle de ponto?
Investir na automatização do controle de ponto é uma estratégia que traz benefícios para o RH, para os colaboradores e para a organização de maneira geral.
Ao usar a folha de ponto excel, você pode demorar de uma a duas semanas para concluir o fechamento.
Por outro lado, com um sistema de controle de ponto digital, esse tempo pode ser reduzido pela metade, pois permite fazer o registro e o tratamento das informações em uma mesma plataforma.
Além disso, ferramentas tecnológicas, como os aplicativos de ponto eletrônico centralizam a gestão de ponto, possibilitando cálculos automáticos de horas e armazenamento em nuvem, com acesso às informações em tempo real.
Graças a esses recursos, você não vai mais precisar ter diversos relógios de ponto pela empresa nem vai deixar de realizar o controle de jornada dos funcionários quando estiver longe do escritório.
Modernização do controle de ponto: como fazer?
É provável que você já entenda sobre a necessidade de eliminar definitivamente a folha de ponto Excel e de modernizar o controle de ponto da sua empresa.
Mas, você sabe como iniciar esta jornada? Afinal, como escolher o melhor sistema?
Confira duas dicas importantes que daremos a seguir!
1. Substitua a folha de ponto excel pelo ponto online
De antemão, o sistema de ponto online é a melhor opção quando o assunto é modernização do controle da jornada de trabalho dos colaboradores.
Afinal de contas, a possibilidade de bater o ponto pelo celular, computador ou tablet proporciona bastante agilidade e eficiência a este processo, ao contrário dos sistemas tradicionais.
Além disso, esse tipo de sistema fornece funcionalidades práticas e valiosas. Os relatórios podem indicar, por exemplo, inconsistências na marcação de ponto, como atrasos, faltas injustificadas, pontos faltantes, entre outros dados que fazem toda diferença na gestão e no controle das jornadas.
Por fim, o ponto eletrônico também facilita o envio das informações do ponto para a folha de pagamento, tornando o processo de fechamento muito mais simples, rápido e preciso.
2. Escolha um sistema que atenda às necessidades da empresa
Logo após trocar o Excel pelo ponto eletrônico, é hora de escolher o novo sistema de gestão do banco de horas.
Para uma eficiente modernização do controle de ponto, opte por um sistema que realmente atenda as demandas e necessidades do seu DP.
Resumindo, a troca de sistema precisa de fato resolver os problemas e gargalos do setor, tornando- se um verdadeiro aliado na gestão de ponto da empresa.
Vantagens de trocar a folha de ponto Excel pelo controle de ponto eletrônico
A modernização das rotinas de departamento pessoal é um processo que contribui para tornar o setor mais estratégico.
Os dados extraídos da marcação de ponto impactam diretamente numa série de tarefas da gestão de pessoas.
Além de orientar o fechamento da folha de pagamento, eles também são usados para a disponibilização de benefícios, na elaboração de escalas de trabalho, na arrecadação das obrigações sociais, entre outros.
Portanto, parar de fazer a folha de ponto no Excel e investir em um sistema de ponto eletrônico, além de melhorar o trabalho do DP, ainda gera outros benefícios, como:
Vantagens de trocar a folha de ponto Excel pelo controle de ponto eletrônico
- redução de custos;
- gestão estratégica em tempo real;
- mais autonomia para o RH;
- menos problemas com manutenção;
- possui funções como reconhecimento facial, de voz, geolocalização, entre outros;
- controle eficiente de horas extras e banco de horas;
- economia de tempo no tratamento e fechamento de ponto;
- praticidade no controle da jornada em home office;
- segurança no registro das marcações.
Conclusão
Apesar de muitas empresas ainda usarem a folha de ponto excel, precisamos dizer que este programa não foi desenvolvido para gestão e controle de ponto.
Conforme você pôde perceber durante a leitura deste artigo, a melhor maneira de controlar o registro de ponto atualmente é por meio de um sistema de ponto eletrônico como o da TWO.
Logo, se você deseja modernizar o seu DP, vale a pena conhecer a nossa solução.
