O guia completo do controle de ponto eletrônico online

Registrar e controlar a jornada dos colaboradores é essencial para garantir a remuneração adequada e o atendimento a todas as regras. No entanto, não é preciso se prender a soluções obsoletas, como os recursos manuais. Hoje, é possível (e vantajoso) recorrer ao controle de ponto eletrônico.

O controle de ponto eletrônico, tem um grande benefício por ser considerado anti-fraude, por esse motivo nas disputas jurídicas, em termos de comprovação de horas trabalhadas é o único aceito. Veja que além de todas as facilidades que apresenta, essa é a melhor.

Por outro lado, há muitas dúvidas sobre como funciona e se é seguro. Portanto, para que você tome uma decisão informada, vamos esclarecer nesse artigo os principais pontos e entender como seu negócio pode se beneficiar do controle de ponto eletrônico!

Vamos lá?

O que é o controle de ponto eletrônico online

O Controle de Ponto Eletrônico online é uma opção mais segura e prática para que o setor de RH consiga fazer o efetivo controle da jornada de trabalho de toda equipe.

Dessa forma, por meio de equipamentos tecnológicos os colaboradores registram sua jornada de trabalho, por exemplo, em um relógio de ponto eletrônico, onde suas informações ficam armazenadas.

Essas informações poderão ser tratadas pelo DP, que deve fazer os devidos cálculos trabalhistas, como férias, compensação de horas, horas extras e fechar a folha de pagamento.

Assim, o controle de ponto eletrônico online tem diversos métodos, como:

1. Aplicativos;
2. Crachá magnético ou com código de barras;
3. Biometria;
4. QR Code.

Sem dúvidas, os crachás magnéticos e com código de barras são os mais populares, especialmente nas empresas grandes.

De fato, são um dos meios mais seguros, visto que o controle de ponto utiliza de catracas e de equipamentos homologados pelo Ministério do Trabalho.

O problema é que para empresas menores, o investimento em catracas e em máquinas de ponto podem não fazer sentido financeiro. Porém, não controlar a jornada poderá causar ainda mais prejuízos.

Portanto, umas das saídas atualmente são os aplicativos que conseguem com mesmo grau de segurança fazer o controle de jornada de trabalho.

É obrigatório o uso de um controle de ponto eletrônico online?

De acordo com o art. 74, parágrafo segundo, sobre a obrigatoriedade do ponto temos que:

“§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Ou seja, o controle de jornada é opcional para as empresas com menos de 20 funcionários. Ademais, a letra da lei estabelece que esse registro poderá ser feito de três formas:

1. Manual (papel);
2. Mecânico (relógio de ponto); ou
3. Eletrônico.

Quanto ao registro de ponto eletrônico, nós temos duas portarias super importantes do Ministério do Trabalho que regulamenta melhor o funcionamento do controle de ponto eletrônico online.

Bases legais do controle de ponto eletrônico

Assim sendo, o MTE emitiu as Portaria 671. Portanto, para que o sistema eletrônico não gere problemas e funcione conforme a lei, precisa estar de acordo com às exigências dessa portaria.

São três fatores essenciais que, segundo a portaria, o sistema precisa ter:

• Registrar a jornada de trabalho;
• Realizar controle fiscal;
• Emitir documentos fiscais.

Ao passo que os aplicativos de controle de pontos precisam atender às exigências de:

1. Não pode ter restrições para a marcação de ponto;
2. O funcionário não pode precisar de autorização para marcar sobrejornada;
3. Proibido a marcação automática de ponto;
4. Não deve exigir autorização para a marcação de horas extras;
5. Ter identificação da empresa e do funcionário;
6. O registro de ponto precisa estar disponível em central de dados para conferência;
7. Estar disponível no local de trabalho.

Algum Funcionário é dispensado do Controle de Ponto?

No quadro funcional existem alguns colaboradores que a legislação dispensa  da obrigatoriedade do controle de ponto.

Nos casos abaixo, diante de acordo estabelecido entre funcionário e empregador, não é necessário registrar horários de entrada, saída e horas trabalhadas:

• Cargos de confiança;
• Posições de gestão;
• Funcionários que exercem atividades externas;
• Colaboradores em regime de teletrabalho, neste caso, quando não for compatível ou que não seja possível fazer o controle de jornada.

Como funciona um sistema de controle de ponto eletrônico online?

O funcionamento de um controle de ponto eletrônico online é bem prático.

Assim, o colaborador ao chegar no trabalho utilizará seu crachá, por exemplo, para registrar sua chegada. Fará o mesmo nos intervalos de intrajornada e quando for embora. Todos esses registros ficarão armazenados na memória do relógio de ponto de modo inviolável para garantir a integridade dos dados.

Por fim, essas informações serão tratadas pelo setor de RH para efetuar os cálculos trabalhistas, como as horas extras. Por ser um sistema eletrônico, o fechamento da folha de ponto será feita de modo quase que instantâneo, e você não precisará ficar com aquele receio de ter errado alguma conta ou ter lançado um dado errado.

Controle de ponto eletrônico online por aplicativos

Uma das formas mais eficientes de fazer o controle de jornada de forma eletrônica é com a ajuda de um sistema online. Nesse modelo, não é preciso investir em equipamentos caros ou que exigem manutenção constante, como os relógios e catracas.

Ademais, conforme o art. 1º da Portaria 373, as empresas poderão adotar esses sistemas alternativos conforme sua vontade e que estejam autorizadas por acordo individual ou convenção.

Portanto, é possível controlar a jornada de trabalho de equipes, presenciais ou remotas, através de um aplicativo no celular de cada um de modo seguro, descomplicado e transparente.

Por que ter um controle de ponto eletrônico online mesmo em empresas com menos de 20 funcionários?

Não ser obrigado a ter o controle de ponto não quer dizer que a empresa pode fazer o que bem entender com a jornada de trabalho.

Só para termos um contexto, confira os processos trabalhistas em 2017 relacionados ao controle de ponto:

• Hora extra: 54.973 processos;
• Intervalo intrajornada: 30.187 processos;
• Repouso semanal remunerado: 10.203 processos;
• Feriado trabalho: 10. 203 processos.

Muitos desses processos trabalhistas poderiam ter sido evitados com o efetivo controle de ponto.

Assim, mesmo que a empresa não esteja obrigada, a jornada de trabalho ainda precisa ser atendida. Logo, ao utilizar um controle de ponto eletrônico online, diversos problemas podem ser evitados.

Além de evitar processos trabalhistas, a relação de trabalho entre funcionário e empregador é mais transparente e o controle da jornada de trabalho é facilitado.

Quais as vantagens de ter um sistema desse?

A seguir, elencamos as principais vantagens do ponto eletrônico. Confira:

Flexibilidade para atuar com equipes remotas

Times que atuam em campo ou trabalhadores em home office podem marcar o ponto de forma fácil, como se estivessem na empresa. Isso melhora a comunicação entre empregador e colaboradores e também aumenta o controle.

Isso gera mais segurança para a empresa e para o empregado. Bem como poderá ser gerado informações poderosas para decisões estratégicas do negócio.

Aumento da produtividade do RH

Outro fator importante é que uma solução desse tipo faz os cálculos automáticos para a folha de pagamento e ainda favorece os envios para o e-Social. Com isso, há uma redução de tarefas repetitivas e de erros, o que aumenta a produtividade geral.

Além de que a redução de papéis é uma medida sustentável e que proporciona um ganho enorme de produtividade. Afinal, nada mais de ter que ficar caçando entre as pilhas de documentos aquele papel em específico. Ou então tendo que pegar cada folha de ponto, lançar dados em um planilha, fazer os cálculos, fechar a folha… Cansou só de ler essa frase, não é?

Então, esse é um dos grandes benefícios que o controle de ponto eletrônico online poderá trazer para o seu setor.

Redução dos custos

Investir em uma solução online simplifica muito o fechamento de ponto, mesmo com o crescimento do negócio. Isso diminui a necessidade de contratação do RH, além de evitar multas e processos trabalhistas.

Portanto, com o ganho de produtividade que esse tipo de sistema gera no setor, os profissionais de RH podem focar seu tempo em atividades que gerem mais resultados, em vez de perderem vários dias da semana apenas para ficar lançando dados em planilhas.

Otimização do relacionamento com os colaboradores

Além de tudo, a gestão de pessoas é favorecida. Há mais transparência, não há erros nos pagamentos e há mais confiança. Com o monitoramento simplificado e a comunicação reforçada, o relacionamento entre as partes é favorecido.

Lembra dos casos de processos trabalhistas que comentei? Então, todos eles poderiam ser evitados com um controle de ponto eletrônico online. 

Afinal, as informações são registradas de modo seguro que evita fraudes. Além disso, os cálculos são feitos automaticamente por softwares. Logo, reduz-se em muito as chances de erros em pagamentos e de envio de relatórios.

Controle de Ponto e as Causas Trabalhista 

O número de ações trabalhistas batem o recorde na justiça brasileira, mesmo que suas queixas sejam bem conhecidas por todos. As causas desses processos poderiam muito bem ser evitadas.

A jornada de trabalho está no topo dessas queixas, porém tudo poderia ser diferente se  empregador usasse as ferramentas de controle de jornada de trabalho, tanto como controle de horas, como na função de prevenção do fluxo de caixa. 

Você sabia que 5 das 6 principais causas de ações trabalhistas na justiça hoje estão relacionadas ao controle de ponto?

1 – Pagamento extra oficial

Muitas empresas optam por pagar as horas extras ou parte do salário por fora, sem registro na folha de pagamento. Essa ação traz  prejuízo de imediato para o empregado, já que esta forma de pagamento ilegal não permite os recolhimentos previdenciários e fundiários, e pode custar caro futuramente para a empresa.

2 – Falta de pagamento de horas extras

A fraude no controle de ponto é algo bem debatido na justiça e muitos empregados perdem suas horas extras por essa razão. Casos mais extremos ocorrem quando as empresas não faz o registro das horas extraordinárias. Nesse caso, além de não haver o devido pagamento fica a encargo desses funcionários registrar o que lhe é devido.

3 – Jornada excessiva de trabalho

Segundo a CLT as horas excedentes não devem passar de 2 horas diárias. Em alguns casos específicos o colaborador pode exceder esse limite, acreditando que ele teria outros direitos em contrapartida. O problema é que a jornada excessiva também envolve o relógio de ponto e a empresa que não utiliza está passiva de questões trabalhistas.  Sem o registro do expediente do colaborador a empresa está completamente fora do padrão exigido.

4 – Direito a intervalo para descanso

É direito do trabalhador o intervalo para descanso, e para que esse tenha comprovação é preciso ter o controle de ponto, essa é uma das principais razões dos entraves jurídicos.  De acordo com a súmula 437 do TST, o empregador paga como hora extra o períodode uma hora inteira de intervalo e não por minutos. 

5 – Intervalo de jornadas

É preciso um intervalo de 11 horas entre as jornadas de trabalho. A única forma da empresa comprovar o intervalo é por meio do controle de ponto. Se não  houver controle, haverá problemas.

6 – Controle de ponto

O próprio software de controle de ponto deve está dentro dos parâmetros permitidos, padronizado e autorizado pela legislação. Tenha cuidado na escolha de seu controle de online, este deve trazer soluções e não problemas. 

Como foi visto, a grande  maioria das ações trabalhistas envolvem o controle de ponto de alguma forma e a empresa precisa ter esta ferramenta para provar que respeita o direito do trabalhador e se prevenir de processos futuros. Vale lembrar que a forma tradicional de trabalho também está mudando e hoje há colaboradores externos.

Controle de ponto eletrônico e a segurança

Resolvemos trazer esse ponto de forma específica pois entendemos que ele merece total atenção, quando se trata de jornada de trabalho sempre a segurança vem em mão dupla: empresa e funcionários, sempre estão interessados nesse quesito. 

Para as empresas – Quando um colaborador é contratado, a empresa sabe que ele ficará, de acordo com a jornada comum, 8 horas por dia a sua disposição, para isso existe a hora de entrada e saída. Segurança para empresa é que este funcionário cumpriu o determinado em contrato, ou seja, as horas que a empresa está comprando de seu tempo.

No fim do mês é feito um levantamento das horas trabalhadas e feito o cálculo do seu pagamento. Alguns trabalhadores mal-intencionados pedem para um colega registrar o ponto em seu lugar.

Quando isso acontece tem o registro, mas não tem a mão-de-obra contratada, essa ação afeta a produtividade da empresa, além de ser uma quebra de contrato.

Para os Funcionários – Quando se trata de segurança no registro de ponto a equipe também tem sua preocupação. Desde de sua contratação o colaborador tem o compromisso de passar a quantidade de horas que compõem a sua jornada à disposição do empregador.

Qualquer tempo que fique a mais do combinado, tem registro de hora extra, essas devem ser pagas por outro valor que foi combinado no ato de sua contratação, então quando um funcionário precisa ficar um tempo a mais, ele estará ganhando horas extras de serviço.

Como o salário geralmente é pago a cada trinta dias, então tudo que ocorrer dentro daquele mês precisa ser acertado no pagamento. Ter um controle de ponto seguro é a confiança que cada tempo extra foi devidamente registrado, que não haverá por parte do empregador má intenção de fraudar o registro de ponto.

Existem os casos da empresa trabalhar com banco de horas, aí a coisa pode ficar mais delicada, pois de acordo com a maneira que foi implantado esse acerto do banco de horas pode ser: mensal (acordo tácito ou verbal), semestral (acordo individual) ou ainda anual (acordo coletivo).

Então é interesse principal do trabalhador que exista um sistema de controle de jornada seguro, que não possa ser fraudado. Afinal esses registros valem dinheiro.  

Como funciona a segurança do ponto eletrônico 

Como você já entendeu a segurança e o controle de ponto devem andar juntos todo tempo para haja paz sobre as informações fornecidas, nossa idéia aqui é transmitir a segurança para você, seja empregador ou funcionário.

O sistema de ponto eletrônico atendendo a essa necessidade coloca a segurança dos dados como fator primário. Para garantir tanto ao empregador e a sua equipe que todas as informações estão protegidas de qualquer alteração.

Vamos dividir essa proteção em duas partes para ficar mais fácil o entendimento: registro e armazenamento, confira:

Registro o sistema de ponto eletrônico possui uma proteção em 3 camadas para cercar de segurança que a pessoa que fez o registro é de verdade do funcionário cadastrado, conheça a seguir o processo.

• Senha: a senha é um acesso pessoal, ela deve ser usada para entrar no sistema de marcação de ponto;
• Biometria facial: após ter o acesso ao sistema, esse fará o reconhecimento facial através de uma foto que será capturada no momento da marcação, essa do rosto servirá para o aplicativo realizar o reconhecimento facial e autenticar o registro;
• Geolocalização: esse recurso atende a uma necessidade bem atual, pois localiza o local onde o funcionário está registrando seu ponto, assim vai ajudar a saber se colaborador está no local acertado. O sistema também recolhe dados de GPS.

Assim a empresa tem toda segurança que seu colaborador está no porto de serviço realizando suas atividades, ou aguardando as orientações específicas.

Armazenamento  antes do auxílio tecnológico, todos os dados do controle da jornada eram guardados de forma física, os grandes livros com todas as informações da vida funcional da empresa, vamos concordar que esse meio de armazenagem é muito frágil.

Com o avanço tecnológico esse arquivo começou a ser digital, excelente avanço, porém quem nunca teve uma pane em seus computadores que fez perder tudo, ou quando não uma parte.

Com o sistema de ponto eletrônico, não foi só o registro que teve mais autonomia, mas a forma de arquivar também teve mudanças positivas, atualmente se usa o sistema de nuvem para armazenar todas as informações.

O sistema de nuvem é o que temos de mais moderno armazenamento, ele guarda todos os arquivos fora dos sistemas da empresa, assim não ocupa espaço, e se perde em questões de sinistro.

Outra grande vantagem, é que  pode ser acessado, por pessoas autorizadas, em qualquer local e momento que for necessário. Por toda sua segurança e acessibilidade torna o controle de ponto online aceito em causas judiciais como prova de defesa.

O ponto eletrônico e os benefícios de sua transparência

Você já viu aqui as questões judiciais que envolvem o controle da jornada, nesse contexto o controle de ponto eletrônico também é uma solução.

A maioria dos trabalhadores não se recusam a fazer horas extras, principalmente quando tem a certeza que vão ser compensados de forma justa, seja em pecúnia ou em folgas, mas o princípio de tudo é ter a certeza que teve seu registro feito de forma correta.

Alguns podem alegar que o antigo relógio tinha o cartão que registrava de forma física, e agora com o ponto eletrônico, como ter essa certeza?

A transparência do ponto eletrônico resolve essa questão, pois assim como a empresa tem as informações sobre as horas trabalhadas de sua equipe, o colaborador recebe uma espécie de espelho com todas as suas horas de trabalho.

Dessa forma o colaborador pode ter a certeza que seus registros batem com a sua realidade, e que a empresa está sendo correta com seus esforços, por fim vai receber suas horas extras em forma de pagamento ou terá direito a compensação pelo banco de horas.

Agora que você não tem mais dúvidas sobre a segurança, vamos ver como o ponto eletrônico ajuda no controle da jornada do home office.

Home office: como o controle de ponto eletrônico online ajuda na relação de trabalho?

Vimos então que o controle de ponto eletrônico online pode ser feito através de aplicativos, que também são autorizados e devidamente regulamentados.

Ou seja, o home office agora também pode ter o devido controle de jornada de trabalho sem dores de cabeça.

Dessa forma, mesmo com equipes trabalho de forma remota, o RH poderá coletar as informações do colaborador para fazer o correto fechamento da folha de pagamento.

Com um aplicativo de marcação de ponto como da TWO, o colaborador consegue fazer o registro da sua jornada em 4 passos simples:

Por meio do aplicativo o colaborador poderá ter mais disciplina no trabalho em casa. De tal modo, sua produtividade terá um impacto positivo.

Como os aplicativos fornecem informações em tempo real, a transparência na relação de trabalho melhora muito.

Somado a isso, tanto a empresa quanto empregado possuem mais segurança de que a jornada de trabalho está sendo cumprida e que a compensação pelo trabalho está sendo justo.

Aliás, é importante que o controle de jornada esteja descrito no contrato de trabalho daqueles que estiverem em regime remoto. Caso o funcionário tenha sido contratado inicialmente em regime presencial, mas mudou para home office, é necessário fazer um termo aditivo.

Se estiver em dúvidas sobre o contrato remoto, temos um artigo falando o que deve constar em um contrato de trabalho em home office.

Como um sistema eletrônico de ponto evita fraudes

O controle de ponto eletrônico online não exige a presença física na empresa, por isso muito gestores ficam receosos com sua adoção. Afinal, como o sistema irá evitar que o colaborador fraude o registro da sua jornada de trabalho?

Para evitar isso, basta escolher um sistema completo e com funcionalidades antifraudes. 

Umas dessas funcionalidades é o reconhecimento facial, que analisa a selfie tirada após a marcação e, se houver dúvidas sobre a identidade, o gestor recebe um aviso. Assim, é possível conferir a situação na hora em que ela acontece.

Outra função importante é a geolocalização. Afinal, nem sempre o funcionário em home office irá realmente trabalhar de sua casa.

Ele poderá ir para a casa de um parceiro, cafeteria ou mesmo coworking. Porém, a empresa poderá determinar o perímetros que sejam permitidos, por questão de segurança.

De tal maneira, quando o colaborador registrar seu ponto, sua localização será registrada. Logo, se o funcionário estiver em lugar não autorizado, o gestor é avisado na hora e poderá agir rapidamente.

Além disso, é importante que a plataforma escolhida esteja adequada às novas exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Pois, as informações dos funcionários (e da empresa) precisam estar extremamente protegidos para garantir segurança das informações, evitar processos trabalhistas e também de processos com base na LGPD.

Por fim, controle de ponto eletrônico online é uma solução autorizada por lei, que garante produtividade e gestão eficiente. Com a escolha de um sistema adequado e que cumpre todas as regras, é possível se beneficiar de todas vantagens que mencionamos.

Conheça mais sobre o sistema de controle de ponto eletrônico digital online TWO nesse link e tenha produtividade e segurança no setor de RH da era digital!