Uma das grandes preocupações das empresas é evitar passivos trabalhistas — e o controle de ponto digital é uma das principais ferramentas para isso, além de otimizar a rotina do RH em diversos aspectos.
Se você ainda não sabe como o controle de ponto — especialmente o digital — pode ajudar sua empresa a evitar passivos trabalhistas e garantir uma gestão mais eficiente e segura da jornada de trabalho, este artigo vai te orientar.
Aqui neste texto vamos abordar o conceito de passivos trabalhistas, os impactos do registro incorreto de ponto, as vantagens do controle digital e sua conformidade com a legislação, incluindo a Portaria 671, além de oferecer algumas sugestões de boas práticas para adoção da tecnologia. Vamos lá!
O que são passivos trabalhistas?
Passivos trabalhistas são responsabilidades financeiras e legais que as empresas assumem quando descumprem as leis de proteção ao trabalhador.
Se o empregador cometer alguma falha no cálculo de horas extras, perder o prazo de compensação do banco de horas, deixar de pagar de forma correta adicionais como periculosidade ou insalubridade, não recolher corretamente INSS e FGTS, entre outras falhas, sujeita o empregador a passivos trabalhistas — que, além de gerar multas, indenizações e custos processuais, também podem comprometer a reputação da empresa.
Como o controle de ponto impacta na gestão trabalhista?
A tecnologia é uma grande aliada dos empresários e do setor de RH, pois com o surgimento do controle de ponto digital, muitas das atividades relativas ao controle da jornada de trabalho e gestão de pessoas deixaram de ser realizadas de forma manual. Vamos ver o que pode ser realizado com o uso dessa ferramenta:
A importância do registro de jornada correto
O controle de ponto digital promove um controle rigoroso da jornada de trabalho, garantindo conformidade legal, emitindo relatórios sobre a carga horária individual dos colaboradores, mantendo controle sobre as horas extras e / ou banco de horas, contribuindo para a elaboração da folha de pagamento sem margem para erros manuais, otimizando a rotina dos profissionais de RH e reduzindo assim a possibilidade de passivos trabalhistas ocorrerem.
Erros comuns na gestão manual de ponto
Empresas que ainda operam o controle da jornada de trabalho de forma manual estão mais propensas a erros e falhas. Alguns dos erros mais comuns envolvem rasuras na documentação ou mesmo manipulação das informações, além do uso do chamado “horário britânico”, prática que não reflete a jornada real e é vedada pela legislação trabalhista.
Podemos também mencionar os esquecimentos por parte dos colaboradores, quando deixam de registrar os horários, duplicidade de informações dada a dificuldade em verificar os dados, cálculos errados sobre os adicionais e extras a serem pagos, perda de prazos para prestação de contas e erros na elaboração da folha de ponto e folha de pagamento.
Controle de ponto digital: o que é e como funciona?
O controle de ponto digital é uma ferramenta potente para evitar os passivos trabalhistas, pois ele utiliza a tecnologia para registrar a jornada de trabalho e ainda oferece outras funcionalidades muito importantes para o RH e a empresa de uma forma geral.
Tipos de sistemas digitais de ponto
Existem três tipos de sistemas de ponto digital, reconhecidos pela legislação e classificados pela Portaria 671. O REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional) é o modelo físico tradicional, geralmente instalado na sede da empresa.
O REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) permite o registro da jornada por meio de smartphones, tablets ou computadores, com funcionamento online ou offline. Por fim, o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa) funciona por meio de um software homologado, que registra e armazena todos os dados em nuvem. Pode ser utilizado em computadores, smartphones ou tablets, com autenticação via biometria, reconhecimento facial ou geolocalização.
Vantagens em relação ao ponto manual
Os sistemas digitais de controle de ponto são muito superiores aos manuais, em todos os aspectos. Eles oferecem conformidade legal, maior segurança contra manipulações, precisão no controle da jornada, incluindo horas extras e banco de horas, reduzem custos operacionais pois não necessitam de tanta mão de obra para serem operados, fornecem relatórios automatizados sobre a produtividade, armazenam dados em segurança, entre outras funcionalidades que podem ser personalizadas de acordo com o porte e a área de atuação da empresa.
Como o ponto digital ajuda a evitar passivos trabalhistas?
O sistema de ponto digital pode ser uma das melhores ferramentas para reduzir e até mesmo evitar os passivos trabalhistas. Vamos mostrar abaixo de que forma ele pode ser útil:
Garantia de conformidade com a legislação
Como mencionamos acima, o sistema de ponto digital é regulamentado pela Portaria 671, e atende todos os requisitos necessários para que a empresa aja de acordo com a legislação trabalhista que controla a jornada de trabalho.
Redução de horas extras indevidas
Com o controle preciso da jornada dos colaboradores, o custo com horas extras é reduzido. Além disso, os relatórios gerados auxiliam na tomada de decisões estratégicas para otimizar o desempenho das equipes e aumentar a produtividade sem necessidade de prorrogação de jornada.
Eliminação de fraudes e inconsistências
O controle de ponto eletrônico armazena dados em conformidade com a LGPD, garantindo precisão, segurança e transparência. Além disso, fornece relatórios confiáveis para auditorias e fiscalizações trabalhistas.
Além de proporcionar um controle de ponto eficiente, mesmo que à distância, o controle de ponto eletrônico ainda contribui para a redução de passivos trabalhistas e litígios entre empresa e colaborador.
Boas práticas na adoção do ponto digital
Para que o uso do controle de ponto digital seja otimizado, algumas medidas devem ser tomadas pela empresa e seus funcionários. Vamos mostrar a seguir algumas práticas importantes para que todos os recursos do sistema sejam utilizados:
Treinamento da equipe e comunicação clara
Para que o controle de ponto digital seja bem aproveitado é preciso que a equipe que ficará responsável por ele conheça muito bem o seu sistema, e para isso os treinamentos conduzidos pela equipe responsável pela implantação do sistema são fundamentais, focando desde a implementação, passando pela fase de adaptação e no pós-venda, onde os recursos podem ser personalizados para atender às demandas da empresa.
Outro ponto muito importante é realizar a comunicação sobre a adoção e uso do novo sistema para todos os funcionários da empresa, de forma que eles saibam como utilizar o controle de ponto, conheçam suas vantagens e reconheçam a importância do investimento nesta ferramenta.
Escolha de uma solução confiável e integrada ao RH
A TWO RH, especialista em soluções estratégicas de RH, pode apoiar as empresas na escolha e implementação de sistemas integrados que otimizem processos e reduzam passivos trabalhistas.
A TWO RH é uma empresa confiável, com ampla experiência no mercado de controle de ponto digital e uma carteira diversificada de clientes. Suas soluções podem ser integradas aos sistemas já utilizados pelas empresas, otimizando toda a rotina do RH.
Auditoria e revisão periódica dos registros
Mais uma medida que é importante para a transparência da empresa é o uso de auditorias, uma vez que elas podem apontar quaisquer discrepâncias e falhas nos procedimentos, fornecendo material para as mudanças e adaptações necessárias.
Manter o controle sobre os registros é outra forma de fazer bom uso do sistema de controle de ponto digital, já que essas informações são importantes para definir novas estratégias na gestão de pessoas.
O que diz a legislação sobre controle de ponto eletrônico?
Seguem a seguir algumas das mais importantes normas sobre a compra, uso e controle do registro de ponto digital:
Portaria 671 e suas implicações
A Portaria nº 671/2021 do MTP unificou e atualizou as regras para os sistemas de controle eletrônico de ponto, permitindo diferentes modalidades de REP, incluindo alternativas baseadas em softwares e aplicativos.
Requisitos legais que o sistema deve cumprir
Porém, para que seu uso seja possível é preciso que se adequem aos requisitos de segurança, como não admitir a alteração ou eliminação de dados, permitir a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações e oferecer aos colaboradores acesso às informações pessoais.
