O ponto eletrônico é uma ferramenta crucial para a gestão de horários e presenças dentro das empresas, sendo ainda mais vital em grandes organizações.
A escolha do sistema de ponto eletrônico para grandes empresas não deve ser feita de forma aleatória, mas sim embasada em critérios que atendam às necessidades específicas desse porte empresarial.
Neste artigo, vamos explorar os principais aspectos que as grandes empresas devem considerar ao escolher um sistema de ponto eletrônico. Desde a precisão na marcação dos horários até a integração com outros sistemas de gestão, cada detalhe pode impactar diretamente na eficiência e na gestão do tempo dos colaboradores.
Vamos mergulhar nesse universo para compreender como fazer a melhor escolha para sua empresa.
Sumário
O que é um ponto eletrônico?
O ponto eletrônico é um sistema utilizado pelas empresas para registrar eletronicamente a entrada e a saída dos colaboradores, além do intervalo de trabalho.
Em vez do antigo livro de ponto em papel, e dos relógios de ponto, o ponto eletrônico geralmente utiliza tecnologias como biometria, e aplicativos móveis para registrar as marcações de horário dos funcionários de forma automatizada e precisa. Esse sistema é fundamental para monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores, garantindo o cumprimento das horas estabelecidas e auxiliando na gestão eficiente do tempo e da folha de pagamento.
Qual é a importância do ponto eletrônico para grandes empresas?
A importância do ponto eletrônico para grandes empresas reside na sua capacidade de proporcionar precisão, eficiência e transparência na gestão do tempo e da presença dos colaboradores, contribuindo para o bom funcionamento e o sucesso do negócio.
Ele proporciona uma forma precisa e automatizada de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores, o que é essencial para garantir o cumprimento das horas estipuladas e para o cálculo correto da folha de pagamento.
Além disso, o ponto eletrônico permite uma gestão mais eficiente do tempo, possibilitando identificar padrões de presença, ausência e pontualidade dos funcionários. Isso auxilia os gestores a identificar possíveis problemas, como excesso de horas extras, atrasos recorrentes ou até mesmo ausências não justificadas.
Para grandes empresas, que geralmente têm muitos colaboradores, a automatização proporcionada pelo ponto eletrônico é ainda mais crucial. Ele simplifica os processos administrativos relacionados ao controle de jornada, reduzindo erros e otimizando o trabalho da equipe de recursos humanos.
Além disso, o ponto eletrônico também pode fornecer dados importantes para análises de produtividade, alocação de recursos e planejamento estratégico, contribuindo para a tomada de decisões mais embasadas e eficazes em todos os níveis da organização.
Quais são os benefícios para a empresa?
A implementação de um sistema de ponto eletrônico traz uma série de benefícios para a empresa, especialmente quando se trata de grandes organizações. Alguns desses benefícios incluem:
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Precisão e Confiabilidade: O ponto eletrônico garante uma marcação precisa e confiável dos horários de entrada, saída e intervalos dos funcionários, reduzindo erros e inconsistências comuns em sistemas manuais.
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Controle Efetivo da Jornada de Trabalho: Permite que a empresa tenha um controle mais efetivo sobre a jornada de trabalho de seus colaboradores, auxiliando na identificação de horas extras, atrasos e ausências não justificadas.
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Redução de Custos e Tempo: Automatiza processos administrativos relacionados ao controle de ponto, o que pode resultar em uma redução significativa de custos e tempo dedicado à gestão manual de registros.
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Cumprimento Legal: Contribui para o cumprimento das regulamentações trabalhistas e previdenciárias, garantindo que a empresa esteja em conformidade com as leis e normas vigentes.
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Análise de Dados e Tomada de Decisão: Fornece dados detalhados sobre a frequência e a pontualidade dos colaboradores, que podem ser utilizados para análises de produtividade, alocação de recursos e tomada de decisões estratégicas.
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Transparência e Equidade: Promove transparência e equidade no tratamento dos funcionários, uma vez que todos são submetidos ao mesmo sistema de controle de ponto.
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Integração com Outros Sistemas: Pode ser integrado a outros sistemas de gestão, como folha de pagamento e recursos humanos, facilitando o fluxo de informações e garantindo uma gestão mais integrada e eficiente.
Qual o custo de um ponto digital?
O custo do ponto eletrônico digital varia de fornecedor para fornecedor, com base nas funcionalidades e outros aspectos do sistema. De toda maneira, o ponto digital costuma ser cobrado em forma de mensalidade por cada funcionário. Mas por ser um aplicativo, o valor costuma ser muito baixo em comparação a outros métodos.
Além disso, com o ponto por aplicativo, a empresa não precisa se preocupar com investimento e manutenção de equipamentos. Essa modalidade também elimina gastos adicionais com papel, cartões de ponto físicos e outros insumos associados aos métodos tradicionais de registro de jornada.
Porém, é importante ressaltar que o custo total do ponto eletrônico digital pode variar dependendo das necessidades específicas da empresa, do número de funcionários e das funcionalidades adicionais desejadas. Além da mensalidade por funcionário, podem existir taxas de implementação, personalização e suporte técnico, que devem ser consideradas na avaliação do custo total do sistema.
O que a empresa deve avaliar antes de implantar o ponto digital?
Antes de implantar o ponto digital, a empresa deve avaliar diversos aspectos para garantir que a solução escolhida atenda às suas necessidades e expectativas.
Primeiramente, é importante atentar-se para as necessidades específicas da empresa. Conhecer bem as opções de controle de ponto disponíveis também ajuda a evitar futuras dores de cabeça.
Além disso, há outros cinco pontos importantes a serem avaliados:
Segurança: O ponto eletrônico digital deve oferecer o máximo de segurança, utilizando medidas como reconhecimento facial, login e geolocalização. Além disso, é essencial verificar a segurança das informações do sistema, incluindo a criptografia do banco de dados, especialmente em conformidade com a LGPD.
Compliance: É fundamental que o sistema de ponto digital esteja em conformidade com a Portaria 671, que regulamentam o registro de ponto no Brasil. Caso o sistema não seja homologado, pode representar problemas futuros para a empresa. Também é importante confirmar se o aplicativo permite configurações personalizadas para cumprir com acordos e convenções coletivas.
Funcionalidades: Além de registrar e armazenar os horários, é importante avaliar quais outras funcionalidades o sistema oferece, como controle de banco de horas em tempo real e relatórios personalizados, de acordo com as necessidades específicas da empresa.
Integrações: O ponto eletrônico digital deve permitir integração com outros sistemas utilizados pela empresa, como ERPs e sistemas de folha de pagamento, para aumentar a produtividade e evitar erros no processo. Além disso, é necessário oferecer as devidas exportações do AFD e AFDT, requisitos do Ministério do Trabalho e Emprego.
Suporte: Por fim, é fundamental contratar um serviço que ofereça um sistema de suporte rápido e eficaz, para resolver eventuais problemas na marcação de ponto sem prejudicar as operações da empresa.
Ao considerar esses pontos, a empresa estará mais preparada para escolher e implantar o ponto eletrônico digital que melhor atenda às suas necessidades e exigências.
Como implementar o ponto eletrônico digital?
Para implementar o ponto eletrônico digital, é importante seguir um processo claro e eficiente, garantindo uma adoção rápida e tranquila por parte dos colaboradores. Cada ponto digital tem seu próprio processo de implementação, mas em geral, é necessário explicar sobre a implantação, os benefícios e como será o uso do sistema.
Na TWO, o processo de implementação é simplificado. O sistema estará disponível imediatamente após a contratação, sem necessidade de configurações complexas. Aqui estão os três passos para preparar seu sistema:
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Crie sua conta: Cadastre as informações da empresa para obter acesso ao sistema. Você poderá conhecer nossa plataforma sem compromisso, garantindo que atenda às suas necessidades.
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Configure os colaboradores: Insira as informações dos colaboradores e suas jornadas de trabalho. Na TWO, você pode estabelecer regras individuais ou para toda a empresa, garantindo conformidade com a CLT, CCT e ACT.
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Integração com ERP: Faça a integração da nossa plataforma com seu ERP e sistema de folha de pagamento para uma melhor sinergia com as tecnologias da sua empresa.
Após seguir esses passos simples, seu sistema estará pronto para que os colaboradores possam começar a utilizar. Em apenas três etapas descomplicadas, seu negócio estará mais seguro e eficiente na gestão da folha de ponto e registros de jornada.
Lembre-se de que você terá treinamento remoto com nossos consultores para aproveitar ao máximo o sistema, garantindo que sua equipe esteja completamente preparada para utilizar todas as funcionalidades oferecidas.
Com uma implementação tranquila e suporte contínuo, a transição para o ponto eletrônico digital será uma experiência positiva para sua empresa e seus colaboradores.
Conclusão
A implementação de um ponto eletrônico para grandes empresas é mais do que uma simples atualização tecnológica; é uma estratégia essencial para aprimorar a gestão de recursos humanos, aumentar a eficiência operacional e garantir a conformidade legal.
Ao adotar um sistema de ponto eletrônico adequado às necessidades específicas de grandes organizações, é possível alcançar uma série de benefícios, desde a precisão na marcação de horários até a integração com sistemas de gestão mais amplos.
Se a sua empresa busca otimizar a gestão do tempo e presença dos colaboradores, não hesite em explorar as opções de ponto eletrônico disponíveis no mercado. Com a escolha certa, sua empresa estará mais bem equipada para enfrentar os desafios do dia a dia e alcançar novos patamares de sucesso.
Está pronto para levar a gestão do ponto eletrônico da sua grande empresa para o próximo nível?
