De acordo com a legislação, empresas com mais de vinte funcionários devem exercer controle sobre a jornada de trabalho dos seus colaboradores, e com a implementação de diversas formas de cumprimento desta jornada, o registro de ponto pelo celular se tornou a melhor solução para muitas organizações.
O registro de ponto pelo celular libera a empresa do uso de relógio de ponto físico para controle da jornada de trabalho, pois seus funcionários podem bater o ponto de qualquer lugar onde estejam.
Neste artigo vamos explicar o que é o registro de ponto pelo celular, sua legalidade conforme a Portaria 671 do Ministério do Trabalho, os requisitos para sua adoção e os benefícios para empresas e colaboradores, como flexibilidade, economia e eficiência na gestão de equipes remotas. Também serão abordados os desafios da implementação, como segurança de dados e integração com sistemas existentes.
O que é o Registro de Ponto pelo Celular?
O registro de ponto pelo celular, também chamado de ponto digital, é uma ferramenta tecnológica de controle da jornada de trabalho dos colaboradores, através de um aplicativo baixado em smartphones ou tablets.
Com o registro de ponto pelo celular os funcionários podem registrar suas atividades a distância, mesmo sem internet no momento da marcação, desde que o sistema permite sincronização segura dos dados assim que a conexão for restabelecida, conforme autorizado pela Portaria 671. É possível registrar entrada e saída, intervalos e todas as informações ficam armazenadas em nuvem.
Este modelo de registro de jornada é uma solução eficiente para modelos de trabalho híbridos e a distância, e pode oferecer às empresas uma série de benefícios, além de melhorar a qualidade de vida do funcionário, que não precisa se deslocar até a empresa para realizar a marcação.
Legalidade do registro de ponto pelo celular
O registro de ponto pelo celular é uma alternativa aceita pela legislação trabalhista, ele foi regulamentado em 2021, pela Portaria 671, como veremos a seguir:
O que diz a Portaria 671 do Ministério do Trabalho
A Portaria 671 foi a responsável por estabelecer as normas que regulam os sistemas de ponto eletrônico, inclusive o ponto pelo celular. Ela definiu os requisitos técnicos para que os sistemas ofereçam segurança e integridade aos seus usuários.
Requisitos legais para implementação
O REP, ou Sistema de Registro Eletrônico de Ponto deve ser homologado e certificado para seu uso ser aprovado, deve garantir que os dados armazenados sejam autênticos, não permitindo manipulação e manter os dados preservados para auditorias e fiscalizações dos órgãos reguladores.
O sistema deve oferecer mecanismos de autenticação confiáveis, como biometrias, reconhecimento de voz ou facial ou senhas. Deve também contar com um sistema de geolocalização confiável, de forma a evitar fraudes e manipulações.
Responsabilidades da empresa e do colaborador
A empresa deve garantir que os dados dos funcionários sejam armazenados de acordo com as normas da LGPD, estar em conformidade com as leis trabalhistas e oferecer aos colaboradores comprovantes das marcações do ponto, bem como disponibilizar o acesso aos registros para os colaboradores.
Os colaboradores devem se comprometer a realizar as marcações de forma correta e informar aos seus superiores ou a equipe de RH sobre quaisquer irregularidades.
Quais são as vantagens do registro de ponto pelo celular?
Vamos conhecer a seguir algumas das vantagens que as empresas obtêm com a implementação do registro de ponto pelo celular:
Flexibilidade para colaboradores
Para quem trabalha de forma interna, o ato de bater o ponto em um equipamento instalado na empresa é um pouco mais fácil, apesar das possíveis filas, o funcionário já estará no mesmo ambiente que o sistema.
Mas para os colaboradores híbridos, externos ou que atuam em home office este sistema é fundamental. Tanto trabalhadores internos quanto externos se beneficiam com a flexibilidade oferecida pelo registro de ponto pelo celular, especialmente com as tecnologias transparentes, que oferecem segurança e confiabilidade.
Facilidade na gestão de equipes remotas
Como mencionamos acima, as equipes que não permanecem dentro da empresa durante sua jornada de trabalho, o registro de ponto pelo celular é fundamental para realizar o controle dos horários dos colaboradores e estar em conformidade com a legislação, que exige este registro de empresas com mais de vinte funcionários.
Como o sistema do aplicativo utilizado para registro de ponto pelo celular fica conectado ao sistema do setor de RH, a importação das informações se torna muito mais fácil e eficiente, evitando erros e fraudes.
Redução de custos operacionais
O uso do registro de ponto pelo celular elimina a necessidade de manter na empresa um aparelho para marcação do ponto, reduzindo assim o custo de instalação, manutenção, energia elétrica, limpeza, e até mesmo com a compra do sistema.
Acesso a dados em tempo real
Tanto os colaboradores quanto os times de RH e do DP terão acesso em tempo real aos dados de registro no sistema de ponto pelo celular, o que possibilita o acompanhamento preciso das informações geradas pela marcação realizadas pelos funcionários, tendo tempo hábil para fazer as correções necessárias e possibilitando a gestão das horas trabalhadas.
Quais são os desafios e considerações na implementação
Os benefícios oferecidos pelo registro de ponto pelo celular são de fato consideráveis, mas é na implementação que alguns detalhes precisam ser acompanhados de perto para que o sistema funcione de forma eficiente. Vamos mostrar abaixo alguns pontos de atenção:
Segurança e privacidade dos dados
É fundamental que os dados dos colaboradores estejam em segurança quando inseridos no sistema, de acordo com a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados, sem que haja vazamento de informações, e/ou uso indevido dos dados.
Treinamento e adaptação dos colaboradores
Para que o sistema de registro de ponto pelo celular escolhido pela empresa apresente os melhores resultados possíveis, é preciso que a equipe encarregada de manuseá-lo esteja bem treinada, e seja capaz de obter utilizar todas as funcionalidades do programa.
Muitas das empresas que comercializam este serviço oferecem aos funcionários dos contratantes um treinamento operacional, e acompanhamento pós-venda para sanar dúvidas que podem aparecer ao iniciar a utilização do sistema. Verifique antes de adquirir se este serviço está disponível.
Integração com sistemas existentes
Para otimizar o trabalho dos times de RH e DP a integração do registro de ponto pelo celular com os sistemas utilizados por eles é imprescindível.
Assim se torna possível obter os dados para elaboração da folha de pagamento e demais prestações de contas, como o eSocial, sem necessidade de trabalho extra ou manual, evitando erros, duplicidades, fraudes ou mesmo deixar de incluir alguma informação relevante.
O registro de ponto pelo celular promove eficiência para a gestão de RH
Sim, o registro de ponto pelo celular otimiza bastante o trabalho da equipe de RH, tornando a gestão das jornadas de trabalho muito mais eficiente. A marcação de ponto fica mais fácil, a obtenção das informações é feita em tempo real e através da integração dos sistemas, reduz a possibilidade de erros, minimiza a burocracia dos processos, economiza tempo do time de RH, possibilitando que eles se atenham a outras tarefas, a gestão dos dados integrados com os softwares fica mais ágil, oferece aos funcionários transparência e ainda garante a conformidade legal, evitando processos e ações trabalhistas.
Como escolher o sistema de registro de ponto ideal?
O primeiro passo para escolher o melhor sistema de ponto pelo celular é considerar as demandas da empresa. Desde os modelos de jornadas de trabalho, as escalas ao número de funcionários que vão operar o novo sistema.
Escolher uma empresa idônea, com experiência no controle eletrônico de ponto é a segunda etapa, e junto a eles verificar se os sistemas podem ser integrados, se é possível personalizar o controle de ponto para atender às necessidades da empresa e se há acompanhamento e manutenção.
A TWO RH pode auxiliar empresas nesse processo, oferecendo soluções tecnológicas, suporte na definição de políticas internas e treinamento para adoção eficaz do sistema, garantindo conformidade legal e otimização da gestão de pessoas.
Passo a passo para implementar o registro de ponto pelo celular
Vamos ver a seguir um bom planejamento para implementar o registro de ponto pelo celular na empresa:
Planejamento e definição de políticas internas
Definida a contratação desta ferramenta, é necessário planejar a integração do sistema com os demais programas e softwares já existentes na empresa, para otimizar as funcionalidades do sistema.
É fundamental estabelecer diretrizes e políticas sobre o uso do novo registro de ponto junto aos times de RH e DP para que a empresa se mantenha dentro da legislação trabalhista a fim de evitar quaisquer questões legais.
Comunicação e treinamento da equipe
Depois de escolhida a empresa que vai oferecer o serviço, é necessário iniciar um processo de aprendizado, com diferentes níveis de especialização. Para quem vai somente utilizar o sistema para a marcação de ponto é sempre mais fácil, mas as equipes que vão lidar rotineiramente com os dados fornecidos pelo registro de ponto devem passar por um treinamento intensivo para explorar ao máximo as funcionalidades do serviço.
Oferecer material gráfico e online com instruções de passo a passo de como utilizar o sistema é importante. Desde como baixar o aplicativo a como deve ser realizada a marcação do ponto pelos colaboradores, incluindo como proceder em caso de problemas técnicos.
Em um primeiro momento, a fase será de adaptação. Então durante o período de teste é possível que alguns ajustes sejam necessários para adequar o registro de ponto pelo celular à realidade da empresa, de forma a identificar e corrigir possíveis problemas.
Monitoramento e ajustes contínuos
Mantenha um suporte técnico para esclarecer as dúvidas e resolver questões que podem surgir durante o uso do aplicativo. Será necessário monitorar o funcionamento do sistema, avaliar o feedback dos usuários e identificar possíveis correções para alinhar a ferramenta à realidade da empresa.
