Controle de atividades é uma atividade essencial para todo gestor. É através dessa prática que garantimos alto nível de produtividade e alinhamento estratégico.
Apesar de parecer uma atividade simples, administrar as tarefas dos colaboradores é um desafio e tanto.
Portanto, precisamos utilizar de técnicas e ferramentas que facilitem o planejamento e a comunicação.
Continue lendo e confira nossas dicas!
O que é controle de atividades?
Controle de atividades é o processo de planejar, distribuir e monitorar as tarefas da equipe Isso porque precisamos garantir que a equipe esteja entregando os resultados esperados.
Então, precisamos empregar estratégias e ferramentas para realizar esse controle. Saber administrar as tarefas pode parecer simples, mas só parece mesmo.
Nesse sentido, quando consideramos o controle de atividades uma tarefa banal, podemos estar colocando em risco nosso negócio.
Afinal, fatores como nível de complexidade, prazos de entrega e qualidade esperada impactam na satisfação e produtividade dos colaboradores. Por isso, temos que saber lidar de modo estratégico com a distribuição de atividades.
Por que fazer a gestão de tarefas dos colaboradores?
Além de garantir a entrega com qualidade de produtos e serviços, a gestão de tarefas auxilia em um ambiente mais produtivo dentro da empresa.
Nesse sentido, podemos observar benefícios como:
- Informações centralizadas;
- Facilidade na comunicação;
- Responsabilidades bem definidas;
- Acompanhamento de indicadores;
- Alinhamento estratégico;
- Manutenção e melhoria na qualidade;
- Priorização daquilo que é mais importante;
- Produtividade elevada.
Além de que, se nossos funcionários não souberem o que precisam entregar, vai ser um desastre! Por isso, a gestão de tarefas tem papel fundamental em manter os esforços focados nos objetivos estratégicos.
Do contrário, será cada um por si dentro da empresa, sem foco. Isso gera desperdício, queda na qualidade e, consequentemente, baixa lucratividade e até falência.
Bom, acho que já entendemos que não podemos banalizar o controle de atividades, não é?
Vamos então descobrir algumas ferramentas para facilitar nossas vidas!
Quais ferramentas utilizar para o controle de atividades?
São diversas ferramentas e estratégias. Há quem utilize os métodos de Kanban, Lean, Scrum, entre outros. Ideal é que se estude um pouco de cada e se aprofunde naquela que melhor se encaixar para seu negócio.
Como ferramentas, temos as principais:
Trello
O Trello tem um modelo de cartões, igual aos post-it na parede. Por isso, é simples e intuitivo. Porém, se quiser automação é preciso adquirir a versão paga.
Há diversas integrações com outras ferramentas, como Google Calendar. Assim, você pode integrar as tarefas com seu calendário para acompanhar o andamento.
Ideal para quem está buscando uma ferramenta com uma curva de aprendizagem menor.
Pipefy
Plataforma extremamente completa. É possível adquirir soluções especializadas para cada categoria, como Marketing, ou criar fluxos de trabalho personalizados.
É um controle de atividades mais profissional e completo. De tal forma, pode levar mais tempo para se acostumar com o sistema, mas depois ele se tornará extremamente poderoso.
Evernote
Evernote é um software mais focado em ser o melhor app em anotações. Contudo, ele possui recursos muito interessantes para o controle de atividades.
De fato, é possível compartilhar suas notas, que dá para personalizar e adicionar campos de tarefas.
Além disso, há a função Spaces que permite centralizar as informações. Assim, você consegue fazer a gestão de tarefas e promover a manutenção do conhecimento da empresa. Tudo em um só lugar!
Como administrar corretamente as tarefas?
Além de ferramentas, precisamos ter uma estratégia por trás. Por isso, há algumas etapas do controle de atividades que não podemos negligenciar:
Desenhe um fluxograma dos processos e informações
Para um controle eficiente, é preciso entender o fluxo dos processos e as informações contidas nelas.
Por exemplo, quando é feito um novo pedido, quais informações precisam ser processadas? Para onde deve ser encaminhado? Qual o tempo máximo de espera entre um processo e outro?
Isto é, qual arte seu designer tem que priorizar? Qual o prazo para o copywriter entregar o texto do anúncio X?
Há maneiras de fazer isso de forma organizada, como o gráfico de Gantt. Com isso, você gera um planejamento que pode ser visualizado, assim fica mais simples de todos entenderem o que precisa ser feito, quando fazer e os prazos.
Além disso, é possível visualizar a interdependência. Isto é, seus colaboradores entendem a importância de fazer a parte deles, para que seu colega possa realizar a dele.
Descreva quem é responsável pelo o que
Importante deixar claro no fluxograma quem é o responsável. Lembrando que o fluxograma se faz, em geral, uma vez.
Ao criá-lo, você irá utilizar o fluxograma para consulta sempre que for fazer o planejamento e controle de atividades.
Assim, você não fica perdendo tempo pensando “quem será que eu coloco para executar isso aqui?”. Afinal, você já definiu quem seria — lógico, sempre poderá haver mudanças.
Planeje com antecedência e considere margem para imprevistos
Evite definir atividades de cada dia na manhã do mesmo dia. Isso porque o controle de atividades faz parte do processo estratégico.
Assim, ao fazer o planejamento diariamente pode perder o foco da estratégia. Isto é, focar em coisas urgentes, mas que não trazem resultados de longo prazo. O famoso “enxugar gelo”.
Então, faça a priorização de forma estratégica e tente planejar as atividades por mais tempo possível.
No começo, pode ser difícil planejar o mês ou mesmo a semana inteira. Contudo, conforme você estabelece controle e rotina, a empresa começará a andar de forma alinhada com os objetivos de longo prazo.
Comunicação
Usando alguma das ferramentas mencionadas, a comunicação é simplificada. Contudo, ainda é importante ser aberto e claro quanto às expectativas e tolerâncias.
Com os colaboradores tendo acesso remoto às tarefas e informações das atividades, não haverá mais a falta de comunicação.
Assim, nada de “urgências”, pois alguém esqueceu de enviar um documento ou não foi comunicado de algo.
Indicadores de desempenho
Por fim, um dos motivos essenciais de fazer o controle de atividades é monitorar os resultados e desempenho.
De fato, como você vai saber se precisa mandar embora ou treinar algum funcionário se você nem sabe o desempenho dele?
Imagine você demitir um funcionário com ótimo relacionamento com cliente, pois você “acha” que ele não dava resultado? Nem sempre conseguimos estar vendo eles trabalhando para ter essa intuição.
Enfim, os dados são fundamentais para uma gestão de qualidade. Com as ferramentas de controle de atividades você consegue fazer um monitoramento em tempo real de indicadores.
Quando algo não estiver dentro do padrão, é possível agir na hora.
