Para uma gestão de pessoas mais eficiente e conectada, o uso de ferramentas de RH é imprescindível, pois elas otimizam todos os setores da empresa, permitem que os funcionários de todas as áreas se concentrem em atividades estratégicas e reduzem diversos problemas decorrentes de processos manuais.
Para que fique mais fácil compreender o conceito e a importância estratégica das ferramentas de RH, montamos um pequeno manual, explicando sua importante função na transformação digital do departamento.
Vamos detalhar as seis categorias essenciais para 2026 (recrutamento, desempenho, aprendizagem, engajamento, operacional e analytics), orientar na seleção das melhores soluções para cada negócio, especialmente no que se refere à integração entre sistemas.
Também demonstraremos como essas ferramentas geram eficiência operacional e melhoram a experiência do colaborador, tornando a empresa um lugar bem avaliado e desejado pelos talentos que estão em busca de recolocação profissional.
O que são e para que servem as ferramentas de RH?
As ferramentas de RH são soluções tecnológicas, como softwares, aplicativos ou plataformas, que são desenvolvidas para auxiliar o processo de gestão de pessoas, otimizar os processos e deixar os setores de RH e também DP mais eficientes, estratégicos e ágeis.
Elas são utilizadas para reduzir a burocracia, facilitar o compartilhamento de informações, otimizar as tarefas administrativas de forma a permitir que o foco dos profissionais do setor possa ser direcionado para o recrutamento e desenvolvimento de talentos, no aprimoramento da cultura organizacional e na gestão da mão de obra da empresa para que seu desempenho seja cada vez melhor.
Por que investir em ferramentas de RH é crucial para a estratégia da empresa?
O trabalho do setor de RH é cada vez mais pautado em ferramentas tecnológicas, pois elas contribuem significativamente para aumentar a eficiência em diversos aspectos, como mostraremos a seguir:
Do operacional ao estratégico: a transformação digital do RH
Com a automatização de tarefas através de ferramentas de RH, os processos manuais e repetitivos deixam de existir, reduzindo o número de erros e permitindo que o foco da equipe seja direcionado para atividades estratégicas.
Mais uma das vantagens de utilizar ferramentas de RH é a centralização das informações, pois os dados de funcionários e da jornada de trabalho são armazenados de forma segura, acessível tanto para a equipe que trata as informações quanto para os colaboradores que vão conseguir acompanhar os seus registros e em caso de auditoria ou fiscalização.
Muitas dessas informações coletadas são tratadas pelas ferramentas de RH, como as do sistema de registro de ponto eletrônico da TWO RH, que elaboram e emitem relatórios fundamentais para a análise de desempenho dos colaboradores, oferecendo suporte para a tomada de decisões estratégicas.
Ganho de eficiência, redução de erros e melhoria na experiência do colaborador
Como mencionamos antes, o trabalho manual e repetitivo é mais propenso a erros, que são praticamente eliminados através das ferramentas de RH, melhorando a experiência dos profissionais de RH, pois com a automatização de tarefas burocráticas suas habilidades podem ser melhor aproveitadas.
A vantagem competitiva cresce, já que os processos de recrutamento, contratação, retenção e desenvolvimento de talentos ganham destaque com a maior eficiência dos profissionais da área, profissionais estes que preferem trabalhar em empresas que adotam ferramentas que sejam capazes de oferecer maior transparência e conformidade legal.
O uso de ferramentas de RH também é uma motivação a mais, gerando engajamento e satisfação dos colaboradores, e por consequência é possível alcançar um aumento significativo na produtividade e lucratividade, fazendo com o que o setor de RH seja um parceiro importante no crescimento e desenvolvimento organizacional.
As 6 categorias essenciais de ferramentas de RH para 2026
Vamos apresentar abaixo algumas das principais ferramentas de RH utilizadas:
Recrutamento e Seleção (ATS)
Na parte de Recrutamento e Seleção os ATS, ou Applicant Tracking System (Sistema de Rastreamento de Candidatos), é um software que otimiza todo o processo, pois ele automatiza todas as etapas.
Tudo é feito de forma digital, a divulgação da vaga, o recebimento, armazenamento, classificação e triagem de currículos, agendamento das entrevistas e admissão, otimizando essas tarefas, e possibilitando um gerenciamento mais eficiente do processo de contratação, pois é possível selecionar candidatos com o uso de palavras-chave.
Gestão de Desempenho e Feedback
Mais uma parte importante do setor que é otimizada pelas ferramentas de RH é a gestão de desempenho, que pode ser feita através de plataformas digitais e softwares, que são capazes de mensurar e avaliar o desempenho individual e em equipe, obtendo embasamento para a tomada de decisão estratégica.
Através deste tipo de processo é possível avaliar se as expectativas estão sendo atingidas, o que pode ser feito para melhorar a produtividade e desenvolver as habilidades individuais, promovendo uma comunicação mais eficiente e oferecendo um feedback assertivo e construtivo, de forma a engajar e motivar os colaboradores.
Podem ser utilizadas: avaliações de desempenho 360°, MBO ou gestão por objetivos, matriz nine box, pesquisas de pulso e engajamento, softwares de RH integrados que centralizam dados sobre a trajetória dos funcionários e sessões de feedback.
Aprendizado e Desenvolvimento (LMS)
Para medir o desenvolvimento e o aprendizado de cada colaborador, o sistema LMS, Learning Management System, centraliza os cursos e programas de treinamento, administrando as informações, documentando o processo e monitorando todo o ciclo dos colaboradores de forma individual e conjunta.
O Sistema de Gestão de Aprendizado consegue medir o desenvolvimento e a aprendizagem pois funciona como um ambiente virtual de treinamentos, o que o torna capaz de mensurar o progresso e a eficiência de cada curso ou treinamento oferecido, além de poder se integrar a outras ferramentas de RH para gestão de pessoas.
O LMS permite que os gestores acompanhem o progresso individual de cada colaborador, sua evolução no treinamento, o tempo gasto em cada módulo e os resultados das atividades propostas, gerando relatórios minuciosos, dashboards com um panorama analítico e ainda emitem certificados de conclusão do curso.
Engajamento e Clima Organizacional
Mais uma ferramenta de RH bastante útil é a que mede o engajamento e o clima organizacional, que são as pesquisas de pulso, eNPS e softwares que avaliam como se sentem os colaboradores de forma individual e coletiva.
Os KPIs que medem o comprometimento, satisfação, absenteísmo e turnover e essas respostas contribuem para que os gestores identifiquem gargalos e problemas e implementem mudanças estratégicas para melhorar o ambiente organizacional e o engajamento dos colaboradores.
RH Operacional (Folha, Ponto, eSocial)
Uma das mais úteis ferramentas de RH é o REP, o Registro Eletrônico de Ponto, que é o sistema que armazena as informações do registro da jornada de trabalho necessárias para a elaboração das folhas de ponto e pagamento.
Além de armazenar os dados, o sistema de registro de ponto eletrônico, como os da TWO RH, podem ser integrados a outros softwares de gestão já utilizados pelas empresas, e oferecem todas as informações para o eSocial, recolhimento de tributos, FGTS, INSS e todos os compromissos fiscais das empresas, tudo em conformidade legal e automatizada.
People Analytics
O People Analytics é uma ferramenta de RH que fornece insights derivados da análise de dados comportamentais e do desempenho dos colaboradores, o que permite aos gestores utilizar estatísticas para a tomada de decisões estratégicas no setor de RH.
Essa metodologia coleta, analisa e transforma as informações em relatórios que auxiliam no recrutamento e seleção, na gestão de pessoas, consegue prever futuros desligamentos e ainda contribui de maneira significativa para melhorar a experiência dos funcionários.
Como escolher as melhores ferramentas para o seu negócio?
Para escolher as melhores ferramentas de RH para sua empresa é preciso analisar alguns fatores importantes, como os objetivos estratégicos do seu negócio, os problemas a serem resolvidos e as necessidades dos colaboradores.
Defina as metas a serem alcançadas, como melhorar o processo de recrutamento e seleção ou a implementação de um sistema eficiente de treinamento. Relacione os problemas a serem resolvidos, que podem ser um processo de contratação pouco eficiente ou a alta rotatividade de funcionários.
Considere as ferramentas necessárias para que os colaboradores possam atingir os objetivos e solucionar os problemas recorrentes. Na sequência é preciso pesquisar sobre que ferramentas podem atender melhor às demandas organizacionais.
Leve em conta a sua usabilidade, se ela é de fácil aprendizado e manuseio. Verifique previamente se a ferramenta pode ser integrada aos sistemas já utilizados pela empresa. Analise se todas as funcionalidades necessárias já fazem parte do sistema ou se ele pode ser personalizado de acordo com sua área de atividade e suas demandas.
Converse com os vendedores sobre a escalabilidade do sistema, se ele é capaz de se adaptar à expansão do seu negócio. Verifique se há disponibilização de treinamento e material informativo, e não deixe de se certificar que há suporte no pós-venda, como assistência técnica presencial e remota, e qual o prazo médio para resposta e atendimento em caso de emergência.
A integração entre sistemas: a chave para um RH verdadeiramente conectado
De fato a integração dos sistemas utilizados em uma empresa é capaz de impactar positivamente o funcionamento da empresa de uma maneira geral, especialmente dos setores de RH e DP, pois permite que muitos dos processos que vêm sendo feitos de forma manual sejam automatizados.
O compartilhamento de informações entre os sistemas é a chave para minimizar erros, reduzir os custos, eliminar o retrabalho, promover maior eficiência operacional, combater a duplicidade de informações lançadas, além de garantir maior precisão e transparência, com dados precisos e atualizados em tempo real.
Cabe ressaltar que as ferramentas de RH proporcionam a conexão das empresas com diversos órgãos públicos para envio de informações fiscais, unifica dados, facilita o acesso a informações, e contribui imensamente para uma gestão eficiente de pessoas, promovendo uma visão estratégica das equipes e seus resultados.
