O atual cenário de crise de saúde pública e o movimento de mudança para o trabalho remoto fez com que diversas empresas passassem por essa transição de modo abrupto. Dessa forma, hoje vamos te apresentar 6 ferramentas de RH essenciais para o bom funcionamento do trabalho remoto.
Ao final, você terá um arsenal de ferramentas para que seu setor consiga manter a produtividade mesmo com cada um trabalhando de sua casa.
Vamos lá?
#1 Google Drive
Começamos nossa lista com o Google Drive, pois uma lista de ferramentas de RH sem armazenamento na nuvem não podia acontecer.
O interessante do Google Drive, é sua interface simples e por sua integração com o Gmail. Além disso, com a conta gratuita você já tem 15GB de armazenamento e, para o RH, que costuma apenas hospedar documentos, esse tamanho poderá ser o suficiente.
Além disso, é possível criar permissões dentro das pastas e dos documentos. Por exemplo, um estagiário pode ver os documentos dentro de uma pasta, mas não pode editá-los ou excluí-los.
Claro que a sua ferramenta de armazenamento na nuvem precisa estar em compatibilidade com os demais softwares que a empresa utiliza.
Portanto, para tirar o máximo proveito do Google Drive, o ideal é utilizar outras ferramentas também, como o Docs.
Contudo, caso a empresa pague pelo Microsoft 365, é possível utilizar o OneDrive para integrar e manter tudo dentro de um só ecossistema.
Aliás, isso é essencial para um bom trabalho remoto: integração das ferramentas. São tantas opções hoje em dia, que é fácil se perder e acabar utilizando 15 softwares, um para cada coisa. Porém, a realidade é que muitas empresas oferecem diversas funções ou possuem outros programas que se integram no mesmo ecossistema.
Isso acontece bastante entre as ferramentas do G Suite (da Google) e o Microsoft 365 em que os produtos de cada um funcionam melhor quando utilizados em conjunto com as outras ferramentas da empresa.
#2 Microsoft Teams
A comunicação é uma das ferramentas de RH que, simplesmente, não pode faltar. Ela é essencial para todas as equipes trabalharem remotamente com eficiência.
Por isso, o Microsoft Teams foi escolhido para essa lista. A ferramenta conta com:
- Vídeo chamada;
- Compartilhamento de tela;
- Chat;
- Reuniões em grupo.
Assim, essa ferramenta de RH oferece uma solução completa de comunicação profissional. Ou seja, nada de usar Whatsapp pessoal como uma ferramenta para chamadas e videoconferências.
Ao utilizar as ferramentas de RH para comunicação profissional, podemos evitar as distrações que sempre aparecem no Whatsapp, além de deixar tudo muito mais organizado.
#3 Google Docs
Outra ferramenta do Google que é muito versátil e prática de utilizar é o Docs e Planilhas.
Com essa ferramenta, é possível colaborar em tempo real com outras pessoas no mesmo documento, com comentários dentro do texto.
Ou seja, nada que ter que ficar citando aquela parte que você quer comentar em um aplicativo de conversa. Afinal, isso fica confuso e quem tiver que fazer as alterações pode ficar todo perdido.
Falando em alterações, o Google Docs tem a função de “Sugestões”, com ela, todo mundo que tem permissão pode dar sugestões do que poderia melhorar, mas sem alterar o arquivo original. Apenas depois que a sugestão for aceita, ela é automaticamente inserida no texto original.
Então, é uma ótima ferramenta de RH para olhar currículos, analisar contratos, enviar propostas, revisar relatórios entre diversas funções.
Além disso, se o setor utilizar planilhas para controles e gerar relatórios quantitativos, poderá utilizar o Google Planilhas, que possui as funcionalidades do Excel (com funções limitadas, claro). Assim, é possível colaborar em tempo real nas planilhas, sem ter que enviar para a outra pessoa com quem estiver trabalhando a cada alteração feita.
#4 Trello
Para equipes que precisam organizar projetos e utilizam diversas ferramentas de RH, o Trello consegue integrar tudo e gerenciar o fluxo de tarefas.
Assim, com essa ferramenta é possível consolidar, organizar, integrar e ter colaboração em projetos com equipes remotas.
Ademais, com os quadros do Trello é possível:
- Criar um Manual do Funcionário, para auxiliar os novos integrantes e deixar organizadas todas as informações importantes para o colaborador;
- Integração de Novos Funcionários, apresentando a empresa, seus benefícios, como funciona as coisas, com quem fala… Enfim, um quadro completo para ele se inteirar de tudo;
- Gerenciar todo o fluxo de contração com os cartões interativos;
- Central de informações para os times remotos;
- Planejamento de Eventos e Treinamentos;
São diversas possibilidades e você pode utilizar modelos prontos ou criar o seu do zero para melhor se adaptar às necessidades do departamento.
O importante é organizar as tarefas e informações para que tudo corra bem, sem surpresas e a produtividade continue lá em cima. Aliás, o Trello consegue sincronizar com várias ferramentas de RH, sendo aplicativo bastante flexível para personalizar da forma que quiser, para melhor atender a realidade do seu setor.
#5 ClickSign
Serviços de assinatura eletrônica como da ClickSign são verdadeiros salvadores do Home Office.
Afinal, agora é possível assinar contratos e documentos importantes pela internet com a mesma validade jurídica que a autenticação em cartório.
A assinatura eletrônica é super útil e facilita a vida no trabalho home office do RH em diversos momentos, por exemplo:
- Contratos trabalhistas;
- Autenticação de documentos;
- Assinatura de contratos de fornecedores;
- Procuração, protocolos e processos;
- Apólices de seguros;
É fato que há diversos momentos em que o profissional de RH precisa conseguir assinaturas importantes no contexto de home office. Afinal, com as pessoas trabalhando à distância fica mais difícil garantir a autenticidade do documento e segurança jurídica.
Enfim, em vez de ter que ficar correndo para cima e para baixo pela cidade, indo de cartório em cartório para autenticar documentos, agora é possível fazer tudo da sua casa!
#6 TradingWorks
Por último, mas não menos importante, temos o controle de ponto digital da TradingWorks para fazer a marcação de ponto da equipe remota!
Sim, agora é possível fazer o registro de ponto no home office de maneira segura e prática. E o app da TradingWorks entrega esse combo de qualidades e muito mais. Ainda não sabe como fazer a marcação de ponto de funcionários em home office? Então confere esse artigo que te explicamos como!
Dessa forma, ao implementar uma ferramenta como essa no RH sua empresa terá:
- Monitoramento Online para o controle de ponto da equipe, horas extras, atrasos e faltas;
- Fechamento de folha de ponto em instantes e sem erros;
- Transparência de informações, a qualquer momento é possível consultar os registros;
- Facilidade de acesso das informações, nada de desespero na hora da fiscalização;
- Exportação dos arquivos nos formatos exigidos pelo MTE;
- Adequação às Portarias 1510/09 e 373/11;
- Dashboard com informações estratégicas em tempo real;
- Investimento super baixo comparado aos outros métodos de controle de ponto;
- Reconhecimento Facial e Geolocalização para segurança reforçada.
Para conhecer mais sobre como a TradingWorks pode ser sua ferramenta de RH favorita acesse o site clicando aqui.
Com esse arsenal de ferramentas de RH seu departamento estará muito bem preparado para enfrentar os desafios do dia a dia no home office!
Conte-nos, quais dessas ferramentas de RH você já utiliza e quais vai começar a usar?
