O registro da jornada de trabalho não é nenhuma novidade para o RH. Com o tempo, esse registro, antes realizado de forma manual ou mecânica, foi ganhando alternativas mais modernas, como o controle de ponto online gratuito.
Mas será que essa alternativa é vantajosa para os empregadores e colaboradores? Até que ponto vale a pena substituir as ferramentas de ponto pagas por essa?
A opção de controle de ponto online gratuito nem sempre vai valer a pena, pois pode falhar no momento em que sua empresa precisar.
Continue lendo esse conteúdo e descubra porque nem sempre o controle de ponto online gratuito vale a pena. Boa leitura!
Vá direto ao que interessa:
O que diz a lei sobre o controle de ponto online?
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no art. 47, é obrigatório que todas as empresas com mais de 20 funcionários façam o controle de ponto.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).
A lei, entretanto, não obriga a empresa a adotar um tipo de ponto específico. Mas determina que, independente de qual seja o método escolhido, este deve estar em consonância com a portaria 671 do MTE e possuir autorização legal do INMETRO.
Logo, o ponto eletrônico online gratuito não está isento de cumprir tais exigências. Assim, é importante que, antes de optar por esse sistema, você analise se ele, de fato, está dentro da lei.
Os softwares para controle de ponto
A tecnologia mais uma vez trabalha para facilitar a vida de pessoas e empresas lançou softwares que aumentaram a funcionalidade dos controladores de ponto.
Com avanço tecnológico, os controladores de ponto são totalmente automatizados, eles armazenam dados e emitem relatórios totalmente online, que dispensam qualquer procedimento manual, por isso reduz as demandas e os custos.
Se hoje você fizer uma pesquisa vai encontrar dezenas de empresas oferecendo softwares de controle de ponto online gratuito.
Mas a pergunta é: será que um controlador de ponto gratuito atende o que realmente a empresa precisa?
Para responder essa pergunta você precisa primeiro entender o que se espera de um controle de ponto online.
Controle de Ponto Online
Controle de ponto online é hoje a ponta do avanço tecnológico. Com ele você faz uma marcação de ponto de forma digital, usando computador, tablet ou celular, com ou sem conexão à Internet.
A marcação de ponto pode ser feita de duas formas: Batida de ponto online ou através de Reconhecimento Facial.
Como o ponto online funciona?
O ponto online surgiu com a finalidade de facilitar e otimizar o controle das jornadas de trabalho. Como o próprio nome já pressupõe, funciona através da internet e pode ser realizado sem que o funcionário precise se dirigir até um dispositivo instalado na entrada da empresa, por exemplo.
Além da praticidade, esse sistema trouxe muitas outras vantagens para as empresas. Uma delas é a redução de gastos, uma vez que não é necessário dispor de um aparelho eletrônico ou livros de ponto para realizar os registros.
Há também uma segurança de dados muito maior. Isso porque alguns pontos online, como o da TWO, contam com um sistema de armazenamento de informações na nuvem. Dessa forma, os backups são feitos automaticamente e não existe risco de que os dados sejam perdidos.
Ademais, essa opção é à prova de fraudes, pois diversos aplicativos contam com um sistema que tira selfies dos usuários para realizar seu reconhecimento facial. Dessa forma, evitam que um colaborador bata o ponto para outro.
Outra vantagem é que o sistema realiza os cálculos automaticamente. Assim, o setor de RH e de contabilidade não precisa mais dedicar várias horas para calcular as horas extras, faltas e atrasos dos funcionários.
O próprio software se encarrega de disponibilizar tais informações, evitando, também, que haja qualquer tipo de erro.
Por fim, uma das vantagens que mais tem despertado o interesse de muitas empresas é a possibilidade de usufruir de todos os benefícios citados anteriormente de forma gratuita.
Isso porque, atualmente, já existem pontos online que não necessitam de qualquer investimento financeiro por parte da empresa nem de seus funcionários.
Contudo, é preciso estar ciente de que os sistemas de ponto online gratuitos podem trazer alguns prejuízos à empresa.
Quais as vantagens do Controle de Ponto Online
Esse mecanismo oferece algumas vantagens, que além de segurança atende às necessidades das empresas, veja quais são essas vantagens.
Custos
Para sua utilização não é necessário investimento em grandes equipamentos, pois os softwares de controle de ponto, usam plataformas online.
Como eles emitem relatórios detalhados diminui a demanda dos setores administrativos.
Segurança
Controle total sobre as jornadas de trabalho.
Seus relatórios são plenamente confiáveis, assim tanto os colaboradores quanto a empresa podem ter certeza que seus relatórios traduzem informações fidedignas. Esses dados podem ser usados para análise em questões judiciais.
Por serem desenvolvidos de acordo com a legislação trabalhista, o controle de ponto online traz segurança jurídica às empresas.
Mobilidade Corporativa
O sistema de controle de ponto online, permite que trabalhadores externos possam ser acompanhados em suas jornadas de trabalho.
Na era do home office, esse controle de jornada de trabalho é essencial visto que a Reforma Trabalhista, determina que o teletrabalho ou home office, tenha 44 horas semanais ou 220 horas mensais, e permite acordos individuais entre colaboradores e empresas.
Escalabilidade do controle de ponto
Uma das grandes vantagens do controle de ponto online é que se você precisar aumentar a sua equipe, rapidamente você cadastra os funcionários e estão aptos a usar o sistema de marcação de ponto.
Gestão
Todo acesso pode ser feito em tempo real.
Além disso, seus relatórios atendem às necessidades administrativas, facilitando o fechamento da folha de pagamento, inclusive contabilizando as horas extras, assim o controlador de ponto online é uma ferramenta indispensável ao gestor.
Como os softwares sempre estão em movimento, é possível que logo existam outras vantagens para melhor servir aos seus clientes.
O controlador de ponto online deve trazer paz e tranquilidade na gestão trabalhista. Somente uma empresa séria pode lhe trazer as garantias necessárias.
Vale a pena adotar um controle de ponto online gratuito?
Para responder a essa pergunta, listamos alguns aspectos para que você leve em consideração ao escolher um sistema gratuito. Confira!
1. Ausência de suporte
Por se tratar de um serviço sem qualquer custo, não há garantia de que exista uma equipe para auxiliar sua empresa caso ocorra algum tipo de erro ou falha no sistema.
2. Sistema desatualizado
Devido à escassez de recursos, os aplicativos utilizados para o registro de ponto grátis não contam com atualizações em seu sistema e podem se tornar obsoletos em pouco tempo.
3. Irregularidades junto ao MTE
Como já mencionamos, a lei exige que qualquer que seja o sistema de ponto, este deve passar por uma vistoria e, posteriormente, ser homologado pelo MTE.
Nesse sentido, um controle de ponto online gratuito pode não estar de acordo com os critérios estabelecidos pelos órgãos oficiais, tornando-se, assim, ilegal perante o âmbito trabalhista.
Esse fato pode acarretar prejuízos para a empresa, como multas e processos. Além disso, um sistema não homologado está sujeito a falhas e inconsistências em seus dados.
4. Pouca capacidade de armazenamento
Outro aspecto para se atentar é a capacidade de armazenamento. Muitos desses sistemas gratuitos não possuem memória suficiente para arquivar e registrar os dados de todos os funcionários.
Em uma empresa de grande porte, essa questão pode se tornar um problema e comprometer o controle da jornada dos funcionários.
5. Problemas de funcionalidade
A impossibilidade de utilizar o aplicativo de modo offline, quando a marcação de ponto precisa ser feita através de um smartphone ou tablet, também pode ser um problema.
Isso porque, nem sempre, o funcionário estará em um local que tenha acesso à conexão wi-fi ou um bom sinal para usar os dados móveis.
6. Riscos relacionados à proteção de dados
Conforme dissemos, devido à falta de recursos, é possível que o sistema se torne obsoleto ou, até mesmo, seja descontinuado.
Caso isso aconteça, a empresa corre o risco de perder todas as informações já armazenadas. Segundo as leis trabalhistas, os dados dos colaboradores devem ser guardados por até 5 anos ou mais, a depender da situação.
Assim, se a empresa for alvo de alguma ação trabalhista e não apresentar os registros de jornada do funcionário, pode perder o processo.
Portanto, vale a pena pensar bem em todas essas questões antes de optar por um sistema de ponto online gratuito.
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