Descubra tudo sobre Registrador de Ponto Eletrônico, os tipos de REP, suas vantagens e as exigências legais da Portaria 671 para conformidade e eficiência.
No Brasil, as leis trabalhistas são rigorosas e exigem que os empregadores cumpram diversas obrigações desde a criação da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) em 1943.
Entre os direitos garantidos aos trabalhadores estão férias, licença-maternidade e paternidade, pagamento de horas extras, descanso semanal remunerado, jornada diária de no máximo oito horas, um ambiente de trabalho seguro, aviso prévio, 13º salário, seguro-desemprego e proteção contra demissão sem justa causa.
Para assegurar que esses direitos sejam respeitados e para cumprir as horas semanais previstas pela CLT, é essencial controlar as entradas e saídas dos funcionários. O Registrador de Ponto Eletrônico (REP) é a solução mais eficaz e segura para manter sua empresa em conformidade com a legislação.
Neste artigo, vamos detalhar o que é o REP, os tipos disponíveis no mercado e as vantagens e desvantagens de cada sistema, com destaque para o REP-P, uma solução avançada e eficiente para o gerenciamento do ponto eletrônico.
Vá direto ao ponto!
O que é Registrador de Ponto Eletrônico (REP)?
O Registrador de Ponto Eletrônico (REP) é um sistema desenvolvido para registrar a entrada, saída e intervalos dos colaboradores de forma automatizada. Esse método veio para substituir os antigos livros de ponto e relógios mecânicos, que não oferecem a eficiência necessária para as empresa e podem não estar em conformidade com a legislação trabalhista.
O ponto digital utiliza tecnologias modernas para garantir que os dados coletados sejam precisos e à prova de fraudes — uma missão quase impossível para registro de ponto manual.
Ao optar pelo registrador de ponto eletrônico, os profissionais de Recursos Humanos têm acesso a dados detalhados sobre a jornada de trabalho, que podem ser usados para gerar relatórios e auxiliar na tomada de decisões estratégicas e no planejamento de horários e escalas.
Quais são as principais vantagens do Registrador de Ponto Eletrônico?
O Registrador de Ponto Eletrônico oferece diversas vantagens que podem transformar a gestão de sua empresa. Veja como:
Precisão: O REP elimina erros humanos na análise e no registro da jornada de trabalho. Ele fornece informações exatas sobre entradas, saídas e intervalos dos funcionários, garantindo maior precisão nos registros.
Automação: A integração direta dos dados de ponto com outros sistemas de recursos humanos facilita a criação da folha de pagamento. Isso economiza tempo e reduz a chance de erros.
Segurança: Com funcionalidades como biometria e geolocalização, o REP minimiza a possibilidade de fraudes e reforça a integridade dos dados, oferecendo maior segurança para a empresa.
Conformidade Legal: O REP ajuda a garantir que a empresa cumpra todas as exigências legais relacionadas ao controle da jornada de trabalho, evitando problemas com a legislação.
Além desses benefícios, o REP melhora a gestão do tempo dos funcionários, facilitando a análise de padrões de presença e absenteísmo.
E tem mais: a automação dos registros de ponto reduz significativamente o tempo gasto com tarefas administrativas. Isso libera o departamento de RH para se concentrar em projetos estratégicos que podem impulsionar ainda mais o crescimento da empresa.
O que a lei diz sobre o Registrador de Ponto Eletrônico?
Antes de entender o que a lei diz sobre o REP, é necessário entender o que ela estabelece sobre o controle da jornada de trabalho, que é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários contratados. Veja o que diz o Decreto Lei nº 5.452 de 01 de maio de 1943:
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Além da anotação obrigatória, há limites e normas para horas extras. De acordo com o artigo 58 da CLT, os empregados sob o regime celetista têm uma jornada padrão de 8 horas diárias.
O artigo 59 permite adicionar 2 horas extras a essa jornada, desde que acordado individualmente ou por meio de convenção/acordo coletivo. As horas extras devem ser pagas conforme as porcentagens definidas no acordo ou compensadas.
Com tantas regras a serem seguidas, como dar conta de manter todas as atualizações anotadas?
Algumas empresas ainda adotam sistemas ultrapassados, como o ponto britânico e o ponto por exceção.
- Ponto britânico — O ponto britânico é um método mecânico e ilegal de controle de ponto em que os registros mostram que os funcionários entram e saem no mesmo horário todos os dias, levantando suspeitas de falsificação.
- Ponto por exceção — No ponto por exceção apenas as ausências, atrasos e horas extras são registradas, sendo permitido por lei por simplificar a gestão do ponto e diminuir a quantidade de inconsistências.
Já o Registrador de Ponto Eletrônico é permitido e regulamentado pela Portaria nº 671/2021, que detalha as especificações técnicas e operacionais que os sistemas de REP devem seguir.
Quais são as exigências impostas pela Portaria 671 sobre o ponto eletrônico?
A Portaria define como obrigatório:
- Proteção dos dados — O sistema de REP deve garantir a segurança, integridade e inviolabilidade dos dados registrados.
- Armazenamento e transmissão — Os dados devem ser armazenados e transmitidos de maneira segura, evitando qualquer alteração ou perda.
- Classificação de sistemas — A portaria classifica os sistemas de REP em três tipos: convencional (REP-C), alternativo (REP-A) e via programa (REP-P).
- Normas gerais — Devem seguir normas estabelecidas nos artigos 31 e 32 do Decreto nº 10.854/2021.
- Emissão de comprovante de ponto — Todos os sistemas devem emitir um comprovante de registro de ponto, podendo ser em formato impresso ou eletrônico.
- Introdução de novos arquivos, detalhados a seguir.
Quais são os arquivos exigidos pela Portaria 671?
A Portaria 671 exige a geração e armazenamento de arquivos específicos, como o AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AFDT (Arquivo de Fechamento do Documento de Tratamento).
Esses arquivos contêm todas as informações registradas pelo sistema, incluindo horários de entrada, saída, intervalos e justificativas de ausência, sendo essenciais para trazer conformidade e transparência em auditorias e inspeções.
O AFD registra todas as marcações de ponto realizadas por cada empregado. Deve ser gerado diariamente e armazenado de forma segura, garantindo que os dados estejam sempre disponíveis para consulta.
O AFDT, por sua vez, é utilizado para consolidar as informações registradas no AFD. É gerado de forma periódica, geralmente de forma mensal, e é utilizado para fechar os registros do período, permitindo que a empresa tenha um controle preciso e atualizado da jornada de trabalho dos colaboradores.
Além disso, a portaria 671 exige que esses registros sejam mantidos de maneira que, em nenhum momento, sejam violados ou corrompidos. Isso garante que existam registros precisos e confiáveis durante o tempo em que os benefícios para a empresa e os funcionários são otimizados.
Quais são os tipos de REP permitidos pela lei?
A Portaria 671 regulamenta os aplicativos de controle de ponto, tanto gratuitos quanto pagos, definindo diretrizes que garantem sua conformidade e legalidade no mercado. Os principais tipos são:
- REP-C (Convencional) — Utiliza terminais fixos onde os funcionários registram seus horários de entrada e saída por meio de cartões ou biometria. É ideal para empresas com instalações fixas e funcionários que trabalham no local.
- REP-A (Alternativo) — Permite o registro de ponto através de dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Esse tipo é indicado para empresas com colaboradores que trabalham externamente ou em múltiplos locais.
- REP-P (via Programa) — Combina as funcionalidades dos modelos convencionais e alternativos, oferecendo uma solução flexível e portátil. É adequado para empresas com necessidades diversificadas de controle de ponto, como as que oferecem vagas híbridas ou home office, por exemplo.
Cada tipo de REP tem suas vantagens e desvantagens, que devem ser consideradas ao escolher a melhor solução para uma empresa.
Quais as desvantagens do REP-C e do REP-A?
Embora eficientes, os modelos REP-C e REP-A apresentam algumas desvantagens:
REP-C (convencional):
O REP-C é escolhido principalmente por empresas com local fixo, como sedes ou filiais. Ele possui terminais que podem ser instalados em pontos estratégicos, como a entrada principal ou o refeitório. Com ele, os colaboradores registram suas entradas e saídas através de cartões magnéticos ou sistemas biométricos.
A principal desvantagem é que o REP-C não é nada prático para equipes externas, que atuam de modo remoto.
REP-A (alternativo):
O REP-A é uma solução um pouco mais flexível que o REP-C, já que permite que os empregados registrem seus pontos via dispositivos móveis, como smartphones e tablets, eliminando a necessidade de se deslocar entre diferentes locais para efetuar o registro.
A maior desvantagem é a dependência de conexão à internet e de dispositivos móveis, o que pode ser um problema em áreas com sinal fraco.
As limitações de ambos os sistemas são um grande obstáculo para algumas empresas, especialmente as que contam com força de trabalho distribuída ou que atuam em áreas com pouca infraestrutura.
Além disso, a necessidade de manutenção e suporte técnico contínuos pode aumentar os custos operacionais a longo prazo. Sendo assim, o REP-P é a alternativa mais segura e completa da atualidade.
Quais são as vantagens do REP-P?
O REP-P oferece diversas vantagens para empresas com visão de futuro.
- Portabilidade — O REP-P pode ser utilizado em diferentes locais, atendendo às necessidades de organizações com times de profissionais nos mais diversos formatos de contratação.
- Flexibilidade — Combina as funções dos sistemas convencionais e alternativos, oferecendo uma solução completa e adaptável.
- Segurança — Utiliza tecnologia avançada para garantir a integridade dos dados, com tecnologias de biometria e geolocalização.
Além disso, uma das principais vantagens do REP-P é que ele não necessita de aprovação do sindicato para sua utilização. Essa característica facilita a implementação do sistema e acelera o processo de conformidade.
A facilidade de instalação e configuração do Registrador de Ponto Eletrônico do tipo P também permite uma rápida adaptação por parte dos colaboradores, reduzindo a curva de aprendizado e garantindo que o sistema seja adotado de forma eficaz.
O REP-P também oferece integração com outros sistemas de gestão de recursos humanos, proporcionando uma visão ampla e aprofundada das operações da empresa.
Assim, líderes e gestores podem tomar decisões mais estratégicas, baseadas em dados precisos e atualizados. Com todas essas características, o Registrador de Ponto Eletrônico do tipo P é uma excelente alternativa para empresas de todos os setores, da construção civil à agricultura, da saúde à logística.
Registrador de Ponto Eletrônico - REP-P - é com a TWO.
A TWO conta com o melhor sistema de controle de ponto eletrônico do mercado. É REP-P de última geração.
Menos burocracia
Ao escolher o Registrador de Ponto Eletrônico do tipo P, sua empresa não precisa de aprovações sindicais ou convenções coletivas para utilizar o novo registro eletrônico de ponto.
Redução de custos
Ao contrário do REP-C, não é preciso comprar ou alugar equipamento, comprar bobinas de papel e nobreak para suportar quedas de energia, ou gastar com manutenção.
Menor risco de fraude
O REP-P possui sistema antifraude com geolocalização, biometria facial e criptografia, não permitindo que haja manipulação ou fraude nas marcações de ponto.
Equipe de RH ganha mais tempo
Assinaturas de folhas digitais, inclusão e aprovação de justificativas online e produção de relatórios a qualquer momento.
Relatórios personalizados
Com o Registrador de Ponto Eletrônico do tipo P, os gestores de RH podem contar com relatórios para auxiliar na gestão dos colaboradores. Você escolhe os dados que deseja analisar e o sistema gera relatórios completos.
Informações em tempo real
O RH pode consultar todas as informações atualizadas dos colaboradores de um dispositivo conectado à internet sempre que precisar.
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