Uma das mais importantes ferramentas na gestão de ponto em cooperativas e empresas regulares é o sistema de controle de jornada escolhido, que pode trazer uma série de riscos, como no caso dos registros manuais, ou muitas vantagens e ferramentas, como o ponto digital.
Para que você possa identificar a melhor solução na gestão de ponto, este artigo vai detalhar as nuances do controle de jornada no setor cooperativista, demonstrando como a transição do modelo manual para o digital é capaz de impactar positivamente.
Vamos também apresentar a tecnologia da Two RH, que garante o compliance com a Lei 12.690/12 e a Portaria 671, protegendo a cooperativa contra riscos de vínculo empregatício indevido e otimizando a gestão de unidades descentralizadas. Vamos lá!
O que é Controle de Ponto?
O controle de ponto é o processo de acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa, que registram diariamente os horários de entrada, saída e pausas obrigatórias.
Além dos horários regulares da jornada de trabalho, o registro de ponto também marca as horas extras, atrasos, faltas e caso ocorra, o adicional noturno, e todas essas informações servem como base para elaboração da folha de ponto e da folha de pagamento.
O controle de ponto é uma ferramenta essencial para uma gestão de pessoas eficiente, pois fornece as informações para RH e DP sobre absenteísmo, possíveis sobrecargas, excesso de horas extras, bem como é um recurso extremamente importante para evitar passivos trabalhistas e para manter uma relação transparente com o colaborador.
Quais são os tipos de Controle de Ponto?
O controle de ponto como conhecemos começou a ser utilizado em 1930 para controle do horário dos trabalhadores de fábricas, mas o primeiro registro, manual da entrada e saída de funcionários remonta de 1888, quando um funcionário anotava os horários de forma manual em um livro.
Desde então muita coisa mudou, a tecnologia trouxe soluções completas para otimizar a gestão de pessoas nas empresas, por isso vamos mostrar os tipos de controle de ponto que são utilizados atualmente:
Manual
O sistema mais antigo de controle de ponto é o manual, que normalmente é mais comum em empresas de pequeno porte ou mesmo com equipes externas, que atuam fora da empresa e não teriam acesso ao relógio de ponto.
Nesse sistema o registro é feito manualmente, ou por um funcionário designado para a função ou pelos próprios colaboradores, em um livro de ponto, e cabe ressaltar que esse modelo é passível de erros, esquecimentos e fraudes.
Mecânico
O controle de ponto mecânico, ou cartográfico, é feito de forma menos rudimentar, pois utiliza um equipamento que imprime em um cartão de ponto, de papel ou cartolina, o horário preciso do registro, e é mais seguro que o sistema manual, mas não oferece as mesmas vantagens do ponto eletrônico, nosso próximo item.
Eletrônico
O ponto eletrônico, também conhecido como REP, ou Registro Eletrônico de Ponto, foi regulamentado pela Portaria 671, e apresenta 3 diferentes versões, significando um tremendo avanço nas gestão de ponto e de pessoas mais eficientes.
O REP – C, convencional, é o relógio de ponto físico, instalado geralmente na sede da empresa em um ponto de fácil acesso para os funcionários, que registram a entrada, intervalos e saída no equipamento.
A marcação no relógio de ponto pode ser feita de variadas formas, utilizando um cartão de proximidade, pessoal e intransferível, através de biometria, ou por meio de uma senha. É obrigatória a emissão do comprovante de registro para o colaborador assim que a marcação for realizada.
O REP-A, alternativo, utiliza sistemas ou aplicativos para a marcação da jornada de trabalho, e seu uso é permitido por acordos ou convenções coletivas. Os registros são feitos nos dispositivos e todo o histórico fica salvo em nuvem.
Digital
E temos o método mais moderno e eficiente de controle de ponto que é o digital, o REP-P, que é o registro por programa. A marcação é feita por meio de dispositivos eletrônicos de qualquer localização.
O software registra as marcações em tempo real por meio de QR Code, biometria facial, login/senha, e mesmo que no momento do registro do ponto o dispositivo esteja sem sinal de internet, quando o sinal retorna a marcação automaticamente é atualizada, sendo salva normalmente.
Uma das características mais importantes desse sistema é a possibilidade de integração com outros softwares utilizados no RH e DP, pois ele calcula automaticamente as horas trabalhadas, descontos, horas extras e ausências.
Essas informações preenchem as folhas de ponto e de pagamento, sem necessidade de digitação, reduzindo o risco de falhas humanas e fraudes, e ainda otimiza bastante a rotina burocrática dos funcionários desses setores.
O que a Lei 12.690/12 diz sobre a gestão de ponto em cooperativas?
De acordo com a legislação aplicável ao trabalho cooperado (Art. 7º, II da Lei 12.690/2012), a duração do trabalho não pode ser superior a 8 horas diárias e 44 horas semanais, ressalvada a prestação de trabalho por meio de escala, sem que isso caracterize vínculo empregatício ou direito ao adicional de horas extras próprio da CLT.
A Lei nº 12.690/2012 estabelece que mesmo que o funcionário não tenha vínculo empregatício esses limites devem ser respeitados para que sejam preservadas a saúde e o tempo livre do colaborador.
Autonomia do cooperado vs. vínculo empregatício
O que difere o cooperativismo da ilegalidade trabalhista é o vínculo, pois conforme norma da Justiça do Trabalho, o cooperado só está atuando regularmente quando não há vínculo com a empresa, e sim com a cooperativa, que é quem deve manter uma relação com o contratante tomador do serviço.
A autonomia do cooperado permite que ele realize suas tarefas, de forma coletiva e coordenada, obtendo seu pagamento proporcional à atividade exercida, e pode e deve participar pessoalmente da gestão da cooperativa.
Caso o cooperado estabeleça vínculo empregatício direto com o tomador do serviço, seja sob forma de subordinação direta ou por CLT, será considerado fraude, pois o serviço da cooperativa é justamente intermediar a contratação, manutenção e assumir a responsabilidade legal da força de trabalho para terceiros.
Registro de atividade e distribuição de sobras
O registro de atividades, segundo a Lei 12.690/2012, estipula que a remuneração do cooperado é feita de forma proporcional ao trabalho executado, e essa remuneração não pode ser inferior ao piso da categoria do serviço contratado.
Também é determinado pela lei que as sobras devem ter sua destinação definida pelos cooperados em assembleia formal, com a maioria decidindo como serão distribuídos os excedentes.
Como funciona o Controle de Ponto para colaboradores celetistas?
No caso dos colaboradores celetistas, ou que têm vínculo empregatício via CLT, a Carteira de Trabalho, o controle de ponto é um pouco mais simples, especialmente quando feito pelo sistema de controle de ponto eletrônico, como os da TWO RH, uma solução perfeita para qualquer porte de empresa e todas as áreas do mercado.
De acordo com a legislação trabalhista, as empresas com 20 ou mais funcionários têm, obrigatoriamente, que fazer o controle da jornada de trabalho, e cada empresa pode adotar o modelo de registro que for mais adequado a sua realidade.
O controle de ponto de celetistas deve abranger todos os modelos de jornada, internas, externas e híbridas, e a gestão de ponto que busca eficiência opta por sistemas que permitam a marcação através de dispositivos móveis e façam os cálculos pertinentes aos registros de forma automática.
Como funciona o Controle de ponto digital na prática das cooperativas?
O controle de ponto em cooperativas pode ser realizado de forma mais fácil com sistemas de registro digitais, pois permite que os cooperados realizem a marcação de forma fácil e ágil, independente de onde estiverem. Vamos mostrar a seguir as demandas mais importantes desse modelo de gestão de ponto:
Gestão de unidades descentralizadas e operações offline
Como os cooperados podem trabalhar em empresas diferentes, localizadas nos pontos mais diversos, é fundamental que a gestão de ponto das cooperativas opte por um sistema de controle que permita a marcação à distância.
Esse modelo de registro por meio de dispositivos permite que independente da localização e horário da prestação de serviço, os cooperados tenham a possibilidade de marcar os horários da jornada, facilita o trabalho das equipes de RH e DP nas cooperativas e permite que diferentes escalas sejam administradas de forma muito mais fácil.
Outro ponto extremamente valioso é a possibilidade de ativar a geolocalização, o que permite aos gestores acompanhar o posicionamento do cooperado em tempo real, e ainda é possível que, mesmo sem sinal de internet, o registro seja feito e posteriormente salvo, facilitando a rotina de uma série de trabalhadores, como os da área rural, que nem sempre estão com cobertura.
Reconhecimento facial e geolocalização na validação do ponto
Outra grande vantagem de contar com um sistema de controle de ponto digital é a confiabilidade, uma vez que é praticamente impossível fraudar o registro, já que com a biometria facial somente o próprio cooperado consegue acessar o sistema.
Para as cooperativas que precisam exercer controle de localização, o sistema de ponto digital é uma solução perfeita, pois é possível usar o cercamento virtual e a geolocalização para que o cooperado consiga fazer a marcação do seu ponto, ou seja, se ele estiver fora do perímetro, fica impedido de realizar o registro.
Quais os riscos de manter o Controle de ponto Excel?
As planilhas de controle de jornada manuais ou no Excel são um verdadeiro risco para uma gestão de ponto eficiente, pois os riscos são muitos. Na questão de cálculo de horas trabalhadas, horas extras, atrasos, faltas e adicionais, os cálculos são trabalhosos, e os riscos de erros dão grandes.
As planilhas podem ser facilmente fraudadas, conter erros de digitação, apresentarem fórmulas ineficazes para as variações de escalas, e todos esses fatores representam um grande risco para as empresas, que ficam suscetíveis a passivos trabalhistas.
Caso ocorram erros, o tempo que já é gasto com a inserção dos dados é aumentado, pois há o retrabalho de refazer cálculos e inserir novamente na planilha, tomando ainda mais o tempo dos colaboradores, que poderia ser utilizado em atividades estratégicas.
Outro ponto importante a se considerar é a possibilidade da realização de auditorias e fiscalizações dos órgãos regulamentadores, e se os erros forem frequentes, a chance dos fiscais buscarem entender o que está causando um grande volume de erros é bem maior, e com isso há a propensão a multas e sanções.
E por último, mas não menos grave, os documentos salvos em computadores estão muito mais propensos a perdas e exclusões acidentais, não necessariamente o arquivo completo, mas colunas, linhas, e dados muito importantes para um fechamento das folhas de ponto e de pagamento imprescindíveis.
Como a tecnologia Two RH se adapta ao modelo cooperativo?
Depois de apresentar todas as versões de controle da jornada que a gestão de ponto pode utilizar, a conclusão é que o sistema de controle de ponto digital é, inquestionavelmente, a melhor e mais segura ferramenta.
A TWO RH é uma empresa de tecnologia, que oferece diferentes soluções, adequando seus sistemas aos mais diversos tipos de empresas, áreas de atuação e escalas, possibilitando que todos tenham acesso às vantagens do software.
Os sistemas da TWO RH são adaptáveis, e podem ser personalizados de acordo com as demandas organizacionais, com escalas diferentes, cálculos específicos já inclusos no sistema, e a integração com os softwares de RH e DP para centralização das informações da gestão de ponto.
Com base nos relatórios que o sistema de ponto da TWO RH emite, é possível obter relatórios completos, que são essenciais na tomada de decisões estratégicas, na distribuição de jornadas, e ainda sendo uma ferramenta de governança cooperativista.
Para quem tem um volume grande de contratos, diversos clientes, muitos cooperados atuando nos mais diversos setores, a centralização das informações e a possibilidade de realizar buscas através de palavras-chave é extremamente útil, bem como a possibilidade de receber documentos dos cooperados, como atestados ou documentos, de forma fácil, ágil e segura.
Contar com uma empresa que tem anos de experiência no mercado de controle de ponto como a TWO RH é fundamental, especialmente com uma carteira de clientes tão diversificada, sendo capaz de oferecer as melhores soluções para cada tipo de demanda, então contate nossos consultores e descubra um mundo de possibilidades sob medida para sua rotina.
