Uma das mais eficientes soluções para controle da jornada de equipes que trabalham de forma externa, seja no comercial, entregas, home office, entre outras, é a gestão de ponto externa, para os times que exercem suas funções fora das dependências da empresa, mas ainda assim devem registrar o ponto.
Com o objetivo de orientar empresas sobre a implementação da gestão de ponto para equipes externas, demonstrando como a tecnologia assegura o cumprimento da Portaria 671, protege a empresa juridicamente e garante o bem-estar do colaborador, ao evitar jornadas exaustivas e o esgotamento profissional, preparamos um manual que vai apresentar vantagens e como utilizar essa ferramenta. Acompanhe a leitura até o fim para saber mais sobre o tema!
Como funciona a Gestão de Ponto para equipes externas?
A gestão de ponto para equipes que trabalham fora da empresa ganhou há alguns anos uma solução tecnológica extremamente útil, o registro de ponto eletrônico, que permite a marcação de todos os horários mesmo à distância por meio de dispositivos móveis.
O REP é uma ferramenta já regulamentada, e seu uso se tornou um aliado dos setores de RH, DP e de todos os colaboradores, pois além de terem seus direitos garantidos através do controle de jornada externa, como horas extras, ele oferece aos profissionais responsáveis pela gestão de ponto uma série de vantagens, como por exemplo a sua integração com os sistemas de folha de ponto e de pagamento.
Monitoramento em tempo real e segurança de dados
Uma das grandes soluções que o controle de ponto para funcionários externos proporciona é a possibilidade de acompanhar em tempo real toda a movimentação da equipe externa, o status de cada colaborador, e obter informações sobre atrasos, faltas, localização, banco de horas, horas extras e uma série de outros dados pertinentes à cada função.
Outro fator de extrema importância é garantir a conformidade legal com a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados, pois o sistema de controle de ponto de equipes externas mantém os dados sensíveis em total privacidade, utilizando criptografia e geralmente autenticação em duas etapas, reduzindo de forma expressiva o risco de vazamento de informações.
Como o controle do ponto das equipes externas é feita por meio de dispositivos individuais, utilizando para registro biometria ou outros meios seguros, as possibilidades de fraude são praticamente inexistentes, já que qualquer acesso, alteração ou solicitação deixa o rastro de quem a fez, sendo possível assim verificar qualquer inconsistência e corrigi-la.
Validação jurídica perante a Portaria 671
Como mencionamos anteriormente, os sistemas de ponto eletrônico são homologados por lei, pois desde a Portaria 671 receberam validação jurídica, desde que atendessem aos requisitos obrigatórios, como a inviolabilidade das informações sensíveis, possibilidade de localização do colaborador via GPS e, principalmente, ofereça comprovante do registro de ponto ao colaborador, seja em versão digital ou física.
Há também outras diretrizes que foram estabelecidas, e devem ser cumpridas pelos sistemas de controle de ponto eletrônico, como a elaboração de relatórios fiscais, como o AFD, Arquivo de Fonte de Dados, o AEJ, que é o Arquivo Eletrônico de Jornada, e o espelho de ponto eletrônico.
Todos os dados de registro contidos no sistema de controle de ponto eletrônico, logs, devem ser armazenados em ambiente seguro, prioritariamente em nuvem e de forma centralizada, por no mínimo 5 anos, estando sempre disponíveis em caso de auditorias ou fiscalizações.
O que a lei diz sobre gestão de ponto externa?
De acordo com a legislação, as empresas com 20 ou mais colaboradores são obrigadas a realizar a gestão de ponto, sendo eles internos ou externos, mas no segundo caso especificamente a lei permite que a empresa escolha o sistema de registro de ponto que melhor atender às demandas organizacionais.
É lei, e consta no Artigo 62 da CLT, que é dispensado o controle de ponto externo para profissionais que exerçam uma função incompatível com a fixação de horários, mas com a chegada do REP, que permite o registro de ponto à distância e a localização do colaborador por GPS, essa exceção é cada vez menos frequente.
Há também a possibilidade de adoção da gestão de ponto que faz uso do registro por exceção, em que apenas as atividades que estejam fora do padrão sejam marcadas, como atrasos, faltas, horas extras e outras circunstâncias que possam ocorrer. Uma vez que a gestão de ponto é estabelecida, é necessário que o tempo gasto com deslocamento para prestação de serviços fora da empresa seja parte de jornada de trabalho, sendo sempre contabilizado.
Quais os benefícios do controle para o colaborador externo?
Há uma série de benefícios da gestão de ponto para os colaboradores externos, que por muito tempo não tinham como registrar suas jornadas, e em casos de alterações no horário contratual, acabavam por perder uma série de direitos legais, pois ficavam sem ter como comprovar e recebê-los.
Garantia do pagamento de horas extras e adicionais
Uma das mais importantes fontes de renda de quem costuma ter sua jornada prorrogada são as horas extras, ou mesmo a possibilidade de usufruir de folgas e redução de jornada em razão do banco de horas, e antes do controle de ponto das equipes externas esse direito nem sempre era compensado devidamente.
Com o sistema de ponto eletrônico é possível registrar de forma precisa o início e fim da jornada diária, incluindo todos os excedentes, evitando jornadas abusivas, garantindo os adicionais devidos e todos os percentuais extras, inclusive os de finais de semanas e feriados sendo pagos.
Prova documental de jornada para segurança jurídica
Fornecer ao colaborador a comprovação do registro da jornada de trabalho é obrigação legal, e para as equipes externas esse comprovante pode ser um diferencial em casos de ações trabalhistas, não pagamento de horas extras e adicionais, e funcionam como respaldo jurídico.
Respeito ao limite de jornada e prevenção da fadiga
Uma das vantagens de ter sua jornada de trabalho controlada é evitar que haja sobrecarga, que os intervalos devidos sejam cumpridos e que todos os direitos legais dos colaboradores sejam respeitados em razão da marcação dos horários.
Também é assegurada a prevenção da fadiga e burnout, proporcionando descanso físico e mental necessários e obrigatórios e respeitando os limites legais da realização de horas extras, de até 2 horas diárias.
Riscos das planilhas manuais
Manter o controle da jornada de trabalho de funcionários presenciais através de planilhas ou marcação manual já consiste em um risco enorme, mas isso se torna totalmente inviável para quem conta com equipes externas.
A chance de erros, falhas e esquecimentos é enorme, o uso de horários aproximados ou de uma prática proibida por lei, o ponto britânico, se tornam possíveis, as fraudes podem se tornar uma realidade e o pagamento correto dos direitos deixa de ser uma realidade, prejudicando tanto os colaboradores quanto a empresa.
Em empresas que ainda utilizam planilhas manuais, é possível que haja uma constante desconfiança sobre as informações anotadas, o ambiente organizacional pode se tornar pesado e os dados das jornadas de cada colaborador fica sujeito à exposição, pois as planilhas podem ser facilmente corrompidas, invadidas e todo o material fica comprometido.
Automação e integração com folha de pagamento
Uma das grandes vantagens da gestão de ponto de equipes externas com o sistema de controle de jornada eletrônico é a automação, que não só garante que as informações registradas sejam consistentes, mas também permite que elas sejam compartilhadas com outros programas de RH e DP.
Com a integração dos sistemas há a possibilidade de preenchimento automático de documentos com os dados do registro de ponto, como a folha de ponto e a de pagamento, sem risco de erros de digitação, otimizando o processo, reduzindo o tempo gasto com burocracias.
O retrabalho é praticamente eliminado, o custo operacional é consideravelmente reduzido, bem como o tempo gasto nestas tarefas, os erros nas remunerações se tornam raros, pois os colaboradores precisam aprovar o espelho de ponto, e a empresa se protege contra passivos trabalhistas.
Como a gestão de ponto evita o excesso de jornada?
A gestão de ponto de equipes externas permite ao empregador uma atenção maior às jornadas realizadas, de forma a evitar excesso, prevenir problemas de ordem física ou mental e absenteísmo. Vamos aos principais benefícios que o sistema de controle de ponto proporciona:
Bloqueio de acesso a sistemas fora do expediente
Um dos recursos que o sistema de controle de ponto eletrônico oferece é o bloqueio ao sistema fora do horário de expediente, com isso o colaborador fica impossibilitado de prorrogar sua jornada, evitando a realização de horas extras não autorizadas ou sobrecarga dos colaboradores, além de conformidade legal com as leis trabalhistas.
Notificações de pausa obrigatória e descanso interjornada
Outra grande vantagem do sistema de ponto eletrônico é a possibilidade de serem programados alertas indicando os momentos de pausa para descanso obrigatórios, com alarmes em tempo real.
Os responsáveis pela gestão de ponto podem programar os horários para cada equipe, quando o limite contínuo de jornada for atingido, incluindo o horário de pausa para almoço, e até mesmo garantindo que as 11 horas mínimas obrigatórias de descanso interjornada sejam cumpridas.
Prevenção de doenças ocupacionais e burnout
Uma das grandes causas de afastamento e do absenteísmo são as doenças ocupacionais, e com a gestão de ponto realizada através do sistema de ponto eletrônico é possível prevenir esse tipo de situação.
Como se torna possível monitorar a jornada de trabalho em tempo real, é possível perceber os excessos, os momentos em que as demandas são maiores e dividir de forma equilibrada a carga de trabalho.
O papel do RH nesse processo é fundamental, pois ao identificar jornadas superiores a 10 horas diárias, além de reconhecer risco de problemas de ordem física e mental, evita possíveis passivos trabalhistas e permite que as tarefas sejam redistribuídas.
Qual é a diferença entre hora extra e banco de horas?
Por mais que ambos sejam fruto da prorrogação da jornada de trabalho, a forma de compensação dessas horas a mais é diferente. No caso das horas extras, o trabalhador recebe mensalmente no seu salário as horas trabalhadas além do expediente, com acréscimo mínimo de 50% sobre o valor da hora base de trabalho.
Já para as empresas que adotaram o banco de horas, a compensação é feita por meio de folga e redução de jornada, desde que previamente acordadas com a liderança. O excedente fica guardado em uma “poupança”, e o prazo para compensação dessas horas a mais é maior, podendo ir de 6 meses até 1 ano.
