As fraudes no controle de ponto estão entre os principais problemas da empresa. Isso acontece quando o colaborador registra uma jornada que não corresponde, de fato, ao quanto ele trabalhou. Com isso, o negócio deixa de economizar com os descontos por faltas ou atrasos, por exemplo.
A boa notícia é que alguns sinais ajudam a reconhecer que essa situação está ocorrendo. Eles servem como um ponto de partida para uma “investigação” mais profunda por parte da gestão de RH. Assim, é possível tirar a dúvida e tomar as medidas cabíveis.
A seguir, entenda quais são 4 sinais de fraudes no controle de ponto e saiba como analisá-las corretamente.
Veja sobre o que você vai ler nesse conteúdo:
Quais são os 4 sinais de fraudes no controle de ponto?
1. A mudança injustificada de padrão pode ser uma indicação
Dentro do horário previsto de chegada e de saída e suas respectivas tolerâncias, é comum que os profissionais sigam alguns padrões. Tem quem demore 2 ou 3 minutos para marcar o ponto, enquanto outros saem em um horário específico para almoçar. Ao longo do tempo, isso cria um tipo de padrão individual.
Se esse padrão muda abruptamente, então pode ser um indicativo de que ocorreu uma fraude. A exceção fica para o caso de o colaborador apontar alguma mudança na rotina e que tenha levado a essa condição.
2. A inconsistência entre jornada e produtividade é mais um sinal
Outro entre os sinais de fraudes no controle de ponto é quando produtividade e jornada registrada não são compatíveis. A folha de ponto do colaborador indica que ele fez horas extras, mas o trabalho continua atrasado? Então, é algo que merece uma análise mais profunda.
Isso é especialmente destacável em equipes externas. Se um colaborador registrou que trabalhou durante um período e, sem justificativa, não cumpriu as tarefas com clientes, é sinal que algo está desalinhado.
3. A dificuldade de comunicação pode apontar para fraudes no controle de ponto
Falando de times externos, de filiais ou em home office, as falhas de comunicação acontecem aleatoriamente, por diversos motivos. No entanto, se é impossível conseguir falar com um funcionário, mesmo ele tendo registrado a jornada, pode ser indicativo de uma marcação de ponto fraudulenta.
Seria o caso de quem não está trabalhando ou disponível para o trabalho e, por isso, não é capaz de se comunicar com o gestor. Nesse cenário, talvez o registro tenha sido feito pelo próprio colaborador ou por outro funcionário.
4. As marcações sequenciais também demonstram eventual fraude
Entre as fraudes no controle de controle, a marcação feita por outra pessoa está entre as principais. Nem sempre é fácil provar isso, mas alguns indicadores apontam para essa situação. Entre eles, estão as marcações sequenciais ao longo de todo o dia.
Se, em toda a jornada de trabalho, dois colaboradores marcaram ponto quase na mesma hora, pode ser sinal de que algo está errado. Em equipes externas, isso talvez signifique, apenas, que realizaram o processo simultaneamente. No entanto, se houver algum outro indício, como a falta de comunicação, é um aspecto que merece atenção.
As fraudes no controle de ponto podem ser evitadas e combatidas, desde que haja um reconhecimento de sua ocorrência. Com esses sinais, será mais fácil identificar se a empresa tem passado por esse problema.
Como prevenir as fraudes no controle de ponto?
Para resolver problemas, seja qual for, é necessário assertividade e transparência por parte dos gestores. Assim, para podermos evitar as fraudes no controle de ponto é fundamental ações e comunicação objetiva e clara.
Muitas vezes pode acontecer do funcionário não estar realizando fraude por má-fé. Há casos que por falta de informação ele esteja batendo seu ponto de maneira que levanta suspeitas.
Além disso, é bom lembrarmos que nem sempre a fraude pode ser cometida pelo empregado, mas também pelos superiores diretos do trabalhador. Por isso é importante ser imparcial nesse momento e garantir que tanto a empresa quanto o trabalhador estejam cumprindo com suas obrigações.
Política de controle de ponto
Conforme a lei do controle de ponto, o registro de ponto deve refletir a realidade. Ou seja, se o funcionário trabalhou 30 minutos a mais, ele deve receber por esse tempo. O mesmo vale para o caso dele trabalhar a menos, em que dele poderá ser feito os devidos descontos.
Portanto, é fundamental que o registro seja independente, isto é, não possa sofrer influências externas e alterações.
Assim, a empresa é resguardada de que o funcionário que não cumpra sua jornada seja identificado. Enquanto isso, o funcionário terá a tranquilidade de saber que irá receber corretamente pelo seu esforço.
Para evitar desculpas do tipo “mas, eu não sabia que isso era errado”, elabore um documento com a política de marcação de ponto. Nesse documento, além de deixar claro os procedimentos de registro, definir as ações que serão tomadas em casos de fraudes no controle de ponto.
Deixe essa política em fácil acesso para todos entenderem que a empresa tem tolerância zero com as fraudes.
Uso de tecnologias para evitar fraudes no controle de ponto
A política que vimos agora é uma medida tranquila, com pouco atrito com funcionários e fácil de fazer. Porém, para realmente combatermos as fraudes no controle de ponto precisamos usar a tecnologia.
Por isso, é altamente indicado utilizar um sistema de ponto eletrônico. Estes equipamentos são os mais seguros disponíveis e oferecem ganhos de produtividade e redução de custos.
O controle de ponto eletrônico consegue utilizar as seguintes tecnologias que evitam as fraudes:
- Senhas (importante serem complexas, para evitar o compartilhamento)
- Crachás (magnético, QR Code ou código de barras);
- Biometria (digitais, retina e facial);
- Localização GPS.
Todas essas tecnologias visam garantir que é o funcionário mesmo fazendo a marcação e que o horário registrado está exato.
Estabeleça processos de auditoria e análise nos registros
Como mencionei no início deste tópico, as fraudes no controle de ponto podem ser ocasionadas também pela equipe de gestão.
Por isso é ainda mais importante que a empresa tenha um processo de auditoria dos registros de ponto. Dessa forma, inconsistências podem ser detectadas e resolvidas dentro da empresa, em vez de ir parar nos tribunais.
Assim, o objetivo da auditoria é detectar os 4 sinais de fraudes no controle de ponto que mencionamos anteriormente. Bem como verificar se houve alterações nos registros, quais foram os motivos e se havia autorização para realizar alteração na marcação de ponto do empregado.
Nesse sentido o auditor responsável precisa ser uma pessoa independente do controle de ponto, para que ele seja imparcial e consiga detectar fraudes cometidas indiferente de quem for o autor.
Enquanto isso, todo esse processo de auditoria também pode representar um processo de análise de dados. As informações de controle de ponto podem gerar insights para o RH melhorar a gestão de equipes, por exemplo saber quais setores estão sobrecarregados e precisam de novas contratações.
Controle digital: como essa ferramenta ajuda no combate à fraude?
Todos esses pontos levantados durante o texto podem ser resolvidos com maior facilidade ao utilizar um controle de ponto digital.
Muitos gestores de RH ainda não aderiram aos aplicativos de ponto por acharem que eles não possuem segurança suficiente. Contudo, o controle digital consegue ser mais eficiente que os pontos tradicionais e ainda seguem todas as diretrizes da Portaria 671 (que regulamenta o ponto eletrônico).
Assim, os aplicativos possuem validade jurídica, são mais práticos e baratos.
Por ser um software que o colaborador pode baixar em seu celular, é possível controlar o ponto de equipes externas e em home office com o mesmo nível de segurança que o relógio de ponto que fica na empresa.
Além do mais, é utilizado tecnologias de biometria facial e geolocalização para assegurar a autenticidade da marcação de ponto. Com isso evita-se as fraudes no controle de ponto.
Enfim, o ponto digital possibilita um controle melhor a partir dos dados em tempo real, facilidade no fechamento da folha, e análise de indicadores e métricas.
Biometria e geolocalização: evite fraudes até em equipes externas e em home office!
Os aplicativos utilizam de diversas tecnologias de segurança para evitar fraudes no controle de ponto, como as senhas, reconhecimento facial e geolocalização. São métodos que, para o usuário, são simples, práticos e rápidos de utilizar.
Afinal, nós utilizamos senha em tudo hoje em dia, então estamos acostumados a fazer login. Enquanto isso, o reconhecimento facial é feito rapidamente ao evitar uma selfie e a localização é registrada simultaneamente quando o colaborador faz a marcação.
Assim, o controle fica mais simples e os colaboradores mais felizes pela desburocratização do sistema.
Como funciona a biometria facial
O reconhecimento facial é uma das melhores tecnologias para podermos evitar fraudes no controle de ponto. Afinal, não há como um colega marcar o ponto do outro e ainda é uma forma super simples e rápida de marcação.
Contudo, a empresa precisa ter um cuidado maior quanto ao armazenamento do arquivo de biometria, pois isso se configura em dado sensível na LGPD. Para entender mais sobre os cuidados com esse tipo de dados dos funcionários, leia esse artigo.
De todo modo, a marcação pode ser realizada rapidamente com uma simples selfie utilizando a câmera do próprio celular do colaborador. E em aplicativos como da TWO o gestor é avisado na mesma hora que ocorrer alguma divergência.
De que forma o GPS no controle de ponto é útil?
Para empresas que precisam de equipes externas, como vendedores, é importante saber a localização. Afinal, o trabalhador pode estar na casa dele e fazer o registro, ou seja, fraudando o controle de ponto.
Então, no ponto digital é possível determinar a localização que o colaborador precisa estar no momento do registro. Caso a marcação seja feita fora dessa região determinada, o gestor é avisado imediatamente para averiguar a situação.
O mesmo pode acontecer para equipes de home office. Isso porque nem sempre o colaborador vai trabalhar de sua casa, talvez ele esteja querendo ficar em uma cafeteria hoje. Assim, trabalhadores que mexem com informações sensíveis demais, podem ser barrados de trabalharem em lugares como esse, por conta dos riscos de segurança nas redes de internet públicas.
Enfim, agora você sabe tudo sobre as fraudes no controle de ponto e também como preveni-las!
Agora que você já sabe quais são os 4 sinais de fraudes no controle de ponto, e também que o ponto eletrônico é a forma mais eficiente de garantir o registro correto da jornada de trabalho, fale com um dos especialistas e agende uma demonstração.
