Utilizar a tecnologia é a forma ideal para integrar as diversas unidades e criar uma base comum de conhecimento. Por isso, um dos passos iniciais consiste em selecionar um sistema de controle de ponto para filiais que seja eletrônico e online.
Uma das maiores dificuldades para uma empresa com mais de uma unidade é a unificação de informações. É preciso registrar os dados em um só lugar, embora cada filial esteja em um ponto diferente. Entre os desafios, está a utilização do sistema de controle de ponto para filiais.
Na hora de gerar a folha de pagamento e de fazer os cálculos, a dispersão de dados atrasa e até aumenta as chances de erro no trabalho. Por isso, é indispensável pensar em maneiras de reverter essa situação e atingir a qualidade.
A seguir, veja como monitorar corretamente o sistema de controle de ponto para filiais e aproveitar os melhores resultados!
Vá direto ao ponto!
O que é um sistema de controle de ponto?
O sistema de controle de ponto é responsável pelo registro da jornada de trabalho dos colaboradores da empresa. Além disso, é capaz de gerar informações essenciais para o setor, como: horas extras, atrasos e faltas.
Ou seja, ao implementar esse sistema sua empresa poderá usufruir de todos os benefícios que a automação traz à empresa.
Aliás, a ferramenta vai além da mera adequação às leis trabalhistas, você possui à disposição uma nova maneira de gerir a jornada de trabalho dos seus colaboradores de forma rápida, transparente e automatizada.
Há diversas formas de fazer o registro de ponto, até mesmo manualmente para quem tem apenas alguns funcionários. Mas, em geral, todos funcionam da seguinte maneira:
- Cadastro do funcionário na empresa;
- Ele recebe o sistema (pode ser um cartão de ponto ou acesso a um sistema);
- O colaborador irá registrar o horário sempre que ele entrar para trabalhar, sair e voltar do almoço e ir embora;
- Os registros vão para um banco de dados para serem tratados;
- Sistema executa os cálculos e emite relatórios.
Os relatórios gerados possuem dois destinos: fiscais e gerenciais. Os fiscais são para cumprir com exigências da lei e cálculo da folha de pagamento. Enquanto isso, o sistema também pode fornecer informações gerenciais como a quantidade de horas extras em relação ao mês anterior, crescimento no número de faltas, funcionários que não estão saindo para o almoço, entre outros.
Como a rotina do RH é bastante burocrática, lançar mão de um sistema automatizado permite ganhar bastante tempo para focar em tarefas mais complexas.
Qual é a legislação aplicável ao controle de ponto?
Como todos sabemos, a relação trabalhista é bastante regulamentada, sendo a principal legislação a CLT. Por isso, é comum a dúvida se é obrigatório e quais as exigências do controle de ponto.
Antes de mais nada, precisamos entender que esse sistema está intrinsecamente ligado ao conceito de Jornada de Trabalho, que representa uma seção inteira da CLT. Em geral, as empresas precisam seguir o que dita o art. 58:
“Art. 58 – A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.”
Contudo, como garantimos que a jornada de trabalho está sendo cumprida corretamente? Afinal, o assunto mais recorrente no TST são processos ligados a horas extras — mais de 39 mil processos só em 2020.
Quanto à obrigação do sistema de controle de ponto, o art. 74 diz que apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a terem o controle de ponto, seja manual, mecânico ou eletrônico.
Contudo, no art. 59 da mesma lei, temos que as horas extras (que excederem a jornada normal) devem ser acrescidas de 50% do valor da hora normal. Logo, quando temos um sistema de registro implementado, podemos ter certeza que o valor que está sendo pago é o correto; nada de pagar horas extras que não existiam e evitar pagar menos — que resulta em problemas na justiça.
Assim, o controle de ponto se torna a ferramenta fundamental para resguardar os direitos dos trabalhadores e proteger a empresa de processos. A empresa se beneficia ainda mais quando o controle é automatizado, pois redução os custos, tempo gasto e elimina a chance de erros.
Portaria 671
A Portaria 671/2021, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é uma medida administrativa que simplifica as regras trabalhistas.
Publicada em 11 de novembro de 2021, essa portaria possui mais de 18 capítulos e 400 artigos que tratam de temas como carteira de trabalho digital, contratos de trabalho e jornada de trabalho.
Seu principal objetivo é revisar normas trabalhistas junto com o decreto n.º 10.854, especialmente aquelas relacionadas ao controle de ponto eletrônico. Conhecida também como Lei do Ponto Eletrônico, a Portaria 671 moderniza a legislação trabalhista, proporcionando mais flexibilidade para empresas e trabalhadores, além de reduzir a burocracia nos processos trabalhistas no Brasil.
A nova portaria inclui uma seção específica para o registro de ponto dos funcionários, abordando registros eletrônicos, manuais e mecânicos.
Segundo o artigo 93, o registro manual deve refletir com precisão a jornada do colaborador, proibindo o “ponto britânico”, que é apenas a assinatura do horário contratual.
O artigo 94 estabelece que o registro mecânico deve refletir a real jornada de trabalho, registrado de forma impressa e indelével em cartão individual, com possibilidade de pré-assinalação do período de repouso.
Ambas as formas de registro podem ser adotadas sob o regime de ponto por exceção, desde que haja acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
O registro de ponto eletrônico deve ser fiel às marcações realizadas, sem manipulações, e deve utilizar sistemas REP-C, REP-A ou REP-P.
A Portaria 671/2021 trouxe mudanças significativas na gestão do ponto eletrônico, consolidando todas as formas de registro eletrônico de ponto sob a designação “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto).
Antes, o ponto por aplicativo era conhecido como ponto alternativo; agora, ele também é classificado como REP. Mais detalhes sobre isso serão abordados a seguir.
Pontos Principais:
- Comprovante de marcação de ponto
- Horário de marcação do ponto
- Tipos de ponto eletrônico
- Previsão em convenção coletiva de trabalho
- Arquivos fiscais emitidos pelo controle de ponto
- Espelho de ponto eletrônico
Essas mudanças afetam diretamente o dia a dia de empresas e trabalhadores, proporcionando um sistema mais moderno e eficiente para o controle de jornada.
Escolha um sistema de controle de ponto para filiais
Utilizar a tecnologia é a forma ideal para integrar as diversas unidades e criar uma base comum de conhecimento. Por isso, um dos passos iniciais consiste em selecionar um sistema de controle de ponto para filiais que seja eletrônico e online.
Isso significa que não basta contar com um relógio eletrônico, mas que não se conecta com as outras unidades. Do contrário, apenas teríamos dados digitais, mas que ainda seriam pulverizados.
O ideal é adotar uma solução conectada pela internet e que permita que todos os dados sigam para a mesma “plataforma” de controle. Com a seleção de uma alternativa de qualidade no mercado, é possível aproveitar diversos aspectos positivos.
Recorra a funções extras para o controle
Como as sucursais costumam estar distantes, o ideal é que o sistema de controle de ponto para filiais também conte com alguns recursos extras. A possibilidade de fazer a marcação via dispositivo móvel, como no app de celular, é um ponto de destaque. Isso garante mobilidade, rapidez e a almejada integração de informações.
Outro recurso desejável consiste em adicionar geolocalização. Ela permite, por exemplo, que os gestores tenham controle sobre a marcação de ponto. Os funcionários da filial A terão um perímetro e os da filial B, outro perímetro. Se algum marcar o ponto fora dessa área, o gestor recebe um aviso para que seja possível corrigir o dado, se necessário.
Além disso, há a ferramenta de reconhecimento facial. O sistema faz uma análise rápida de quem marca o ponto e, se houver discrepâncias, o aviso é enviado em tempo real. Com isso, o gestor pode conferir os dados, mesmo se estiver em uma filial distante.
Defina uma política para o uso do sistema de controle de ponto para filiais
Além de selecionar a solução adequada de sistema de controle de ponto para filiais, é fundamental garantir que todos usem os recursos da melhor maneira. A principal forma de fazer isso é por meio da criação de uma política para utilização do recurso.
Estabeleça quais são as boas práticas para uso da ferramenta e como os colaboradores devem fazer a marcação. Reitere a importância de respeitar os horários e de registrar as pausas para alimentação e descanso, por exemplo.
Isso ajuda a evitar a necessidade de retificar informações o tempo todo e padroniza o processo. Na prática, é uma solução para garantir que o recurso seja aproveitado da melhor forma.
O sistema de controle de ponto para filiais deve ser bem utilizado para facilitar a gestão de RH e departamento pessoal. Com a escolha de uma boa solução e a definição de uma política adequada, é possível explorar todos os aspectos positivos.
Para aproveitar a tecnologia da melhor maneira, veja como automatizar o controle de ponto corretamente!
Conclusão
Implementar um sistema de controle de ponto eficiente para suas filiais é essencial para garantir a precisão na gestão de horas trabalhadas e aumentar a produtividade da sua empresa.
Com a Portaria 671/2021 modernizando a legislação trabalhista, agora é o momento ideal para adotar tecnologias avançadas que simplificam a administração de ponto e asseguram conformidade com as novas normas.
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