Para as empresas que precisam contar com uma força de trabalho extra, a gestão de terceiros é fundamental em inúmeros aspectos, e o papel do RH é primordial nesse processo, pois é ele o responsável pela grande maioria deles, ou de fornecer as ferramentas necessárias para sua elaboração.
Para auxiliar o time de RH das empresas a compreender melhor o tema, montamos um guia definitivo para a estruturação de uma política de gestão de terceiros, detalhando como o RH deve atuar para garantir a eficiência operacional e a blindagem jurídica da empresa, evitando o reconhecimento de vínculo empregatício através do controle rigoroso de documentos e do treinamento de lideranças. Vamos lá!
O que é Gestão de terceiros?
A gestão de terceiros é o processo de administrar a escolha, contratação e monitoramento dos prestadores externos de serviços, de forma a garantir que a empresa seja protegida contra possíveis passivos trabalhistas, garantir a conformidade legal e promover a segurança no trabalho evitando riscos operacionais.
Qual a importância de fazer a gestão de terceiros?
Gerir contratações de terceiros, seja de mão de obra ou de fornecedores, é fundamental para uma relação transparente, justa e benéfica para os envolvidos, entre outras razões, como as que apresentaremos a seguir:
Diminuição de custos operacionais
Uma vez que a gestão de terceiros é realizada de forma eficiente, a tendência é que os custos com recrutamento, contratação e capacitação desses profissionais seja menor, pois o turnover diminui, e volume de anúncios, seleção e treinamentos para vagas reduz.
O tempo gasto nestes processos é menor, a longevidade de terceiros na empresa permite que eles desenvolvam cada vez mais seu potencial, aumentando a performance, produtividade e a lucratividade.
Processos de contratação mais organizados
Os processos de contratação com uma gestão de terceiros adequada se torna muito mais eficiente e organizado, pois além de padronizar os processos, também permite a centralização e automação dos fluxos, de forma a evitar retrabalho e demora.
A organização dos processos de contratação também promove um maior alinhamento com a cultura da empresa, pois a integração se torna mais focada, o treinamento mais efetivo e os padrões e expectativas podem ser assimilados de forma integral durante essas etapas.
Prevenção de riscos
Uma das grandes vantagens de uma gestão de terceiros eficiente é blindar a empresa contra possíveis ações judiciais. Uma boa gestão evita que haja caracterização de vínculo trabalhista, o que pode acarretar em passivos trabalhistas.
Para a conformidade legal a empresa também deve se preocupar em arcar com todas as obrigações, como pagamento proporcional de salários justos e os benefícios obrigatórios, férias, FGTS e 13° salário.
Os riscos da subordinação direta e da pessoalidade
Para que os contratados externos não ofereçam riscos de passivos trabalhistas para a empresa, a gestão de terceiros precisa se atentar a uma série de práticas que podem descaracterizar a prestação de serviços e não o vínculo. Vamos conhecer as práticas a serem evitadas:
O que caracteriza o vínculo empregatício?
O vínculo empregatício, que é o oposto da contratação de terceiros, pode ser caracterizado pela subordinação direta do contratado a um determinado líder na empresa, seguindo suas ordens diretas.
Caso o líder defina, controle e fiscalize os horários e a forma como o serviço é prestado, ou estabeleça metas e punições, isso descaracteriza o terceiro como contratado externo, podendo ser avaliado pela justiça como vínculo.
Caso o terceiro não possa ser substituído, exigida a sua exclusividade, também caracteriza vínculo. Se a forma de prestação de serviço se der de forma ininterrupta, ou muito frequente, ao contrário de uma prestação de serviço pontual, é considerado vínculo empregatício.
O papel do RH no treinamento de gestores e prevenção de passivos
Para uma gestão de terceiros eficiente o papel do RH é fundamental, pois é responsabilidade dele capacitar as lideranças para que lidem com os prestadores como é regulamentado pela legislação trabalhista.
É preciso que seja transmitido aos gestores que há diferença entre os funcionários e os terceiros, mantendo o foco na entrega de resultados dos contratados e não na sua rotina de trabalho, como horários, pausas e frequência.
O RH deve estar perfeitamente alinhado com a equipe jurídica, desde a elaboração dos contratos com cláusulas claras e legalmente permitidas, a autonomia que será concedida, os casos de substituições de prestadores aceitáveis e até a emissão de notas fiscais para a empresa responsável pelo terceiro.
Uma outra responsabilidade do RH no que tange à gestão de terceiros é a solicitação de auditorias regulares com relação às empresas que estão fornecendo a mão de obra de terceiros. Verificar se os pagamentos realmente estão sendo repassados aos prestadores, exigir certidões negativas, buscar todas as informações pertinentes ao espelho de ponto que evitem ilegalidades, como ponto amigo ou britânico, e todas as obrigações da empresa contratada com o terceiro.
Como estruturar uma política de Gestão de terceiros na sua empresa?
A estruturação de uma política de contratação e gestão de terceiros é imprescindível, pois além de elencar quais serão as atividades desenvolvidas pelos prestadores externos, é necessário se resguardar em caso dessa prestação apresentar falhas, de forma a não comprometer o fluxo da empresa.
Identificação estratégica das atividades terceirizáveis
Para que a contratação e gestão de terceiros se dê de forma eficaz, o primeiro passo é definir quais serão as suas funções, definindo o que pode ou não ser terceirizado dentro da empresa, focando especialmente nas atividades-meio, como rotinas operacionais, de TI, segurança, ASG, e por aí vai.
Analise se o custo da contratação de terceiros atende as demandas operacionais e vai permitir que a equipe interna se dedique a tarefas estratégicas e inovação. Há de ser feita também uma avaliação de risco com relação à dependência da entrega dos terceiros caso haja falha, e estabeleça previamente planos de contingência para os possíveis problemas.
Homologação rigorosa e validação de fornecedores
A validação das empresas parceiras deve ser feita com todos os cuidados possíveis, começando pela parte jurídica, com a pesquisa sobre o CNPJ, a parte fiscal junto à Receita Federal, com certidões de débito federais, estaduais, municipais e trabalhistas negativas, assim como a comprovação de regularidade do FGTS.
O balanço patrimonial também deve ser avaliado, o DRE, e não podem deixar de ser feitas consultas às empresas de restrição de crédito, como o Serasa, de forma a evitar contratar uma organização sem saúde financeira e que ofereça risco de quebra.
Verifique se a contratada procede de acordo com a Lei Anticorrupção, LGPD, e também possíveis restrições no CNEP, CEIS e PEP. Vale avaliar certificações técnicas, licenças ambientais, conformidade com ESG e se seguem as normas de Saúde e Segurança do Trabalho.
Integração e onboarding de prestadores de serviço
O processo de integração dos terceirizados é muito importante para manter empresa e prestado alinhados, quanto aos valores organizacionais e às diretrizes operacionais, e pode ter início com a conformidade, que apresenta as normas de conduta e o código de ética.
Outro ponto importante é alinhar as expectativas, incluindo o contrato e suas cláusulas, as metas e objetivos estabelecidos, a introdução dos outros membros da equipe e do gestor responsável pela entrega das tarefas, e a apresentação formal dos canais de comunicação de uso obrigatório, bem como das credenciais de acesso e as instruções e normas sobre o uso das áreas comuns da empresa.
Padronização e simplificação de processos operacionais
Uma das palavras-chave para o sucesso da gestão de terceiros é a padronização dos processos, e sua simplificação, tornando-os acessíveis. Podemos citar como exemplos de padronização e simplificação a automação das rotinas de trabalho.
Também a necessidade de mapear os riscos, padronizar fluxos operacionais para garantir a eficiência, a definição dos critérios de homologação, a centralização dos documentos e forma de acesso a eles, e a garantia da conformidade legal e ética em todas essas etapas.
Centralização da comunicação técnica e operacional
Uma das medidas que confere maior eficiência na gestão de terceiros é a centralização da comunicação, seja ela técnica ou operacional, por isso mencionamos a importância de apresentar os canais de comunicação e o gestor responsável pelo contratado.
As plataforma de gestão são excelentes ferramentas, e podem centralizar as requisições, chamados técnicos, aprovação de demandas, envio de documentação, e para organizar ainda mais esse processo, é necessário definir de forma clara que pode falar com quem e qual será o canal utilizado, como por exemplo uma solicitação de reparo, quem pode fazer, quem vai receber, e qual canal deve ser utilizado.
Avaliação de performance e indicadores de SLA
Uma das medidas importantes na gestão de terceiros é a avaliação da performance, para saber se a contratação realmente valeu a pena, e o estabelecimento do SLA, o Service Level Agreement, Acordo de Nível de Serviço, que é o responsável por estabelecer o que é esperado do terceiro quanto à prestação do serviço.
Para tanto, o RH deve, junto aos gestores, definir o escopo do serviço de forma minuciosa, estabelecer os objetivos a serem alcançados e os prazos, bem como os incentivos pelo alcance de metas ou as possíveis penalizações caso elas não sejam alcançadas.
Os KPIs para medir a performance devem levar em conta o tempo médio de resposta do terceiro aos chamados e demandas, e o tempo para atender às solicitações. Outra métrica é a taxa, percentual, entre as entregas realizadas e a qualidade delas, ou seja, sem retrabalhos.
É importante medir o percentual de cumprimento dos prazos, e o tempo que o serviço ficou disponível até ser iniciado, bem como os níveis de retenção de mão de obra dedicada, o absenteísmo e a taxa de substituição.
Auditoria recorrente de folha, impostos e obrigações legais
As auditorias recorrentes, como mencionamos anteriormente, devem ser uma prática constante, solicitando à empresa responsável pela contratação dos funcionários externos o relatório da folha de pagamento e os comprovantes de pagamento, o recolhimento do FGTS, INSS, pagamento de benefícios e o controle de ponto.
Também é importante se certificar que as obrigações fiscais e trabalhistas estejam em dia, como INSS, ISS, PIS, COFINS, CSLL e solicitar periodicamente a apresentação das certidões negativas e CNDs fiscais, preferencialmente a cada trimestre.
Auditoria de campo e monitoramento contínuo dos terceiros
No caso da auditoria de campo, que é pertinente ao que acontece na empresa, seja ela presencial ou remota, o roteiro pode ser montado por meio de um checklist de conformidade, com detalhes das normas internas de segurança, saúde ocupacional e a NR-01.
Essas inspeções devem ser realizadas periodicamente, a recomendação é a cada 6 ou 12 meses, verificando os processos operacionais, o uso de EPIs, condições e ambiente de trabalho oferecidos. O relatório pós-auditoria é fundamental para que a conformidade legal seja respeitada, bem como o estabelecimento de prazos para as correções que se fizerem necessárias.
O processo de monitoramento contínuo dessas ações faz parte da gestão de terceiros, para que as contratações obtenham o sucesso desejado, e isso deve ser feito por meio das ferramentas adequadas, como softwares de gerenciamento, que alertem sobre prazos e monitorem em tempo real as entregas e qualidade delas.
Qual o papel do RH na Gestão de documentos de terceiros?
O RH é o principal envolvido na gestão de terceiros e seus documentos, pois é dele a responsabilidade de evitar a responsabilidade solidária ou subsidiária, evitando passivos trabalhistas dos terceiros, garantindo a conformidade com a legislação trabalhista, mantendo a empresa em segurança jurídica e fiscal e exigindo o cumprimento das obrigações legais e contratuais dos prestadores de serviços.
Para que isso seja possível, o RH deve estar sempre atento às normas de saúde e segurança do trabalho, com as documentações necessárias, como ASOs, PPRA, PGR e treinamento de EPIs, bem como a conformidade com a LGPD.
