Uma das tarefas mais importantes realizadas na empresa é o fechamento da folha de pagamento, já que o processo é responsável por garantir a remuneração e satisfação dos colaboradores, e ainda evitar que a empresa sofra com passivos trabalhistas.
Como essa tarefa exige alto nível de precisão e envolve diversos profissionais, redigimos um artigo para orientar gestores e departamentos pessoais e de recursos humanos sobre a importância da elaboração do fechamento eficiente da folha de pagamento.
Para contribuir com o processo, elaboramos um checklist de fechamento de folha como ferramenta de conformidade trabalhista e prevenção de passivos. O objetivo é auxiliar de forma prática os profissionais responsáveis por esse processo durante as três fases cruciais: pré-fechamento (conferência de dados como ponto e afastamentos), fechamento (cálculos de proventos e descontos) e pós-fechamento (validação de holerites e envio ao eSocial).
Por que um checklist é a sua maior arma contra passivos trabalhistas?
Para as equipes responsáveis pelo fechamento da folha, contar com um checklist é essencial para reduzir erros.
Os custos ocultos de um fechamento de folha negligente
Uma das grandes vantagens de ter um checklist para o fechamento da folha é evitar atrasos nas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Quando a equipe envolvida no fechamento da folha sabe quais passos seguir, é possível se guiar pelas etapas previamente estabelecidas e elaborar a folha de pagamento com base nas informações do controle de ponto, especialmente se ele for eletrônico e integrado com os sistemas do RH e do DP, emitindo relatórios sobre a jornada de trabalho de cada colaborador e fornecendo os dados necessários.
Da insalubridade às horas extras: onde os erros mais acontecem
Outra grande vantagem de investir em um sistema de controle de ponto que seja integrado com o software de fechamento da folha de ponto é que os gestores podem acompanhar as rotinas dos funcionários em tempo real e gerir suas jornadas.
Ao monitorar a jornada de trabalho é possível evitar que erros envolvendo os adicionais a pagar sejam cometidos. Com o controle de ponto eletrônico os cálculos são feitos de forma automática, reduzindo de forma expressiva as chances de falhas na contagem de horas extras, de desconto por faltas, os adicionais de insalubridade, noturno e horas extras já constam nos relatórios gerados, minimizando assim a possibilidade de esquecimento.
Checklist completo: a fase de pré-fechamento (conferência de dados)
Montamos um checklist completo para auxiliar gestores e equipes de RH e DP no fechamento da folha, mas dividimos por etapas para simplificar todo o processo. Vamos para a primeira parte:
Verificação de ponto e jornada de trabalho
Para empresas que já utilizam o controle de ponto eletrônico, como os da TWO RH, esse primeiro processo é extremamente facilitado, pois os sistemas são capazes de gerar relatórios sobre a jornada de trabalho de todos os colaboradores constando as informações necessárias para elaboração da folha de ponto de forma precisa e automática através da integração dos sistemas.
Mas se esse não é o seu caso, é preciso estar atento, conferir junto aos dados dos colaboradores se estão de férias ou licença, verificar faltas, atrasos e horas extras, checar se algum adicional deve ser pago, e quaisquer outros descontos ou acréscimos relativos à jornada de trabalho.
Realize os cálculos de todos os valores com máximo cuidado, considerando o salário bruto, todos os descontos e acréscimos pertinentes, o salário líquido e depois realize uma conferência sobre todos os valores para se certificar que os dados estão corretos, já que as inconsistências de informações podem gerar passivos trabalhistas.
Caso a empresa tenha optado pelo banco de horas, é necessário checar se há algum vencimento de prazo próximo, e também checar se tem algum colaborador com férias a vencer e se provisionar para esses pagamentos.
Conferência de admissões, demissões e afastamentos
Outra medida importante é se certificar sobre processos de admissão, demissão, ou licenças e afastamentos. Outro fator a ser considerado é sobre promoções, caso algum colaborador tenha mudado de cargo é necessário se certificar que sua nova ocupação, salário e benefícios já estejam atualizados.
Caso algum contrato de experiência esteja para expirar, é preciso verificar se o colaborador será efetivado ou se o contrato será prorrogado. Em caso de efetivação ou nova admissão, lembre-se de registrar o evento de admissão no eSocial dentro do prazo legal (S-2190 ou S-2200), garantindo que todas as informações sejam atualizadas corretamente na folha de pagamento.
Atualização de benefícios e descontos legais
Caso os benefícios concedidos pela empresa impactem a folha de pagamento, é fundamental conferir se todos os descontos obrigatórios foram aplicados corretamente — como vale-transporte, alimentação, refeição, assistência médica e demais auxílios. Também verifique reembolsos, auxílios pagos em espécie e despesas relacionadas à atividade laboral. Descontos indevidos ou benefícios não lançados podem gerar insatisfação e riscos de passivos trabalhistas.
É necessário verificar se os reembolsos estão segregados como verbas indenizatórias no e Social, sem impacto em base de INSS, FGTS ou IRRF, evitando lançamento incorreto na folha.
Os descontos incorretos ou a ausência do pagamento de benefícios ou reembolsos podem gerar passivos, inclusive ações por descontos indevidos (Art. 462 da CLT) e inconsistências nos eventos periódicos do e Social.
Checklist completo: a fase de fechamento (processamento e cálculos)
Na fase de fechamento, ocorre o processamento dos dados e a execução dos cálculos que compõem a remuneração mensal. É o momento de consolidar informações validadas no pré-fechamento e garantir que todos os eventos da folha estejam corretos.
Cálculo de proventos: garantindo os direitos
Os proventos incluem salário mensal, horas extras, adicionais legais, férias e 13º salário proporcionais, além de DSR, aviso prévio e recolhimento do FGTS. O não cumprimento dos prazos oficiais de pagamento e recolhimento dos encargos gera multas automáticas nos sistemas governamentais e aumenta o risco de passivos trabalhistas.
Caso a empresa perca o prazo correto de pagamento dos proventos e recolhimento dos encargos ela fica sujeita a multas e sanções, gerando prejuízo financeiro e um trabalho maior para o cumprimento das obrigações legais.
Cálculo de descontos legais e deduções
Os descontos obrigatórios devem ser aplicados conforme legislação vigente, incluindo INSS, pensão alimentícia, contribuições sindicais (quando previstas), adiantamentos, empréstimos e demais deduções previstas em contrato ou normas internas.
Checklist completo: a fase de pós-fechamento (conferência e validação)
No pós-fechamento, ocorre a validação final dos dados processados e a preparação dos demonstrativos que serão entregues aos colaboradores e enviados aos sistemas oficiais. Essa fase garante que todos os eventos calculados estejam consistentes e sem divergências.
Emissão e verificação dos holerites
Após a consolidação dos cálculos, é hora de emitir os holerites, conferindo cuidadosamente cada informação — proventos, descontos e eventuais complementos — antes de disponibilizá-los aos colaboradores.
Revisão dos arquivos de remessa para o eSocial
Antes de concluir o ciclo da folha, revise todos os arquivos que serão transmitidos aos sistemas oficiais, garantindo que bases de INSS, FGTS, IRRF e demais eventos periódicos estejam consistentes. Finalize a emissão das guias correspondentes, envie a remessa bancária e confirme o retorno das operações.
Também é necessário fechar e calcular o INSS, emitir a GFIP para recolher o FGTS, fechar os Eventos Periódicos, fechar a DCTFWeb, enviar o arquivo de pagamento ao banco, e aguardar o retorno de todos esses processos.
