O aplicativo controle de ponto é um sistema de registro de jornada que pode ser utilizado em celulares ou tablets. Com funcionalidades avançadas, ele garante precisão, segurança e praticidade, além de eliminar a possibilidade de fraudes por parte dos funcionários e reduzir erros comuns aos sistemas tradicionais.
No mercado de trabalho, a eficiência e a precisão na gestão empresarial são cruciais para o sucesso das organizações. A tecnologia é uma aliada estratégica que tem transformado diversas áreas nos mais variados segmentos, e o setor de RH não é exceção.
Entre as inovações mais significativas está o aplicativo controle de ponto eletrônico.
Com um app eficiente e seguro, os profissionais de Recursos Humanos e de Departamento Pessoal podem deixar a parte “chata” com a tecnologia, para focar em desenvolver medidas inovadoras tanto para os colaboradores quanto para a empresa como um todo.
Nesse artigo vamos falar tudo sobre o aplicativo controle de ponto e você vai descobrir as vantagens dessa ferramenta para descomplicar a rotina do seu RH. Vamos lá?
Vá direto ao ponto!
O que é um aplicativo controle de ponto?
O aplicativo controle de ponto é um sistema de registro de jornada que pode ser utilizado em celulares ou tablets.
Com funcionalidades avançadas, como geolocalização e registros offline, o controle de ponto por aplicativo garante precisão, segurança e praticidade, além de eliminar a possibilidade de fraudes por parte dos funcionários e reduzir erros comuns aos sistemas tradicionais.
Para os profissionais de RH que passam dias na luta pelo fechamento da folha de pagamento, as automatizações do aplicativo de controle de ponto vêm como um grande alívio, proporcionando uma visão abrangente das horas trabalhadas, facilitando o cumprimento da legislação trabalhista e melhorando a transparência nas relações de trabalho.
Além disso, a implementação de um sistema de controle de ponto pelo celular libera o setor de RH de demandas administrativas repetitivas, permitindo que os profissionais se concentrem em atividades mais estratégicas.
A análise dos dados produzidos pelo sistema é uma fonte essencial de insights e ideias valiosas para embasar as decisões estratégicas. Isso contribui significativamente para otimizar a alocação de recursos humanos e melhorar o clima organizacional.
Aplicativo controle de ponto ou relógio de ponto: qual a diferença?
Os sistemas de controle de ponto evoluíram significativamente desde os primeiros relógios de ponto mecânicos.
Enquanto os relógios de ponto tradicionais e os aplicativos modernos compartilham o objetivo de monitorar as horas de trabalho dos colaboradores, eles diferem substancialmente em funcionalidade, precisão e conveniência.
Relógios de ponto tradicionais
O sistema de registro de ponto opera por meio de um mecanismo magnético, onde as informações dos funcionários são cadastradas e identificadas através de um código específico.
Assim, os relógios de ponto convencionais, notadamente os modelos mecânicos e eletrônicos, requerem que os colaboradores utilizem cartões de papel ou crachás magnéticos para registrar suas entradas e saídas.
Estes dispositivos, instalados fisicamente nas dependências da empresa, demandam a presença física dos funcionários para efetuarem o registro.
Embora sejam úteis para monitorar o tempo de trabalho, são suscetíveis a falhas humanas, como o esquecimento de registro, e a fraudes.
Além das limitações mencionadas, a extração e análise dos dados desses relógios de ponto tradicionais podem ser processos demorados e burocráticos.
Sendo assim, esse método tem diversas desvantagens. Uma delas é a suscetibilidade a fraudes, já que funcionários podem transferir ou trocar os cartões com o objetivo de adulterar os registros de ponto.
Além disso, é comum que cartões sejam perdidos ou passem pelo processo natural de desgaste com o tempo, o que pode causar transtornos e custos adicionais para realizar a substituição.
Aplicativos controle de ponto
Quando falamos em aplicativo controle de ponto, falamos no que há de mais tecnológico no segmento.
O sistema supre e vai além das entregas dos relógios de ponto tradicionais, já que eliminam suas limitações mais básicas (e mais graves) e oferecem muito mais flexibilidade — tanto para funcionários quanto para profissionais de RH.
Com esse tipo de aplicativo, colaboradores podem usufruir do home office em qualquer lugar do mundo sem deixar de registrar o ponto, já que a tecnologia utiliza recursos como geolocalização e reconhecimento facial para garantir a autenticidade dos registros.
Para a gestão de RH, uma das grandes vantagens é a integração com sistemas de gestão, facilitando a análise de dados em tempo real, automatizando e acelerando o processo de fechamento da folha de pagamento e garantindo a segurança e a conformidade com a legislação trabalhista.
De forma simples, a comparação é prática: enquanto os relógios de ponto tradicionais são mais básicos e limitados, os aplicativos de controle de ponto oferecem uma solução moderna, eficiente e segura, alinhada às necessidades das empresas contemporâneas e suas forças de trabalho cada vez mais móveis e digitalizadas.
Como funciona o aplicativo controle de ponto?
Aplicativos de controle de ponto registram as movimentações dos funcionários e sincronizam os dados instantaneamente com um sistema central, facilitando o monitoramento de horas extras, atrasos e faltas (absenteísmo).
Além de registrar o ponto, os melhores aplicativos de controle de ponto oferecem funcionalidades ainda melhores, como envio de atestados médicos, solicitação de correções e assinatura de folhas de ponto digitalmente.
Como resultado, os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal reduzem o desperdício de tempo com trabalhos manuais, eliminam fraudes, promovem eficiência e solidificam a transparência nas organizações.
Mas não basta ser uma ferramenta digital. Tem que ser ágil, tecnológica, inteligente e fácil de usar. Caso contrário, não há motivo para aposentar o relógio de ponto tradicional, não é?
Veja como funciona o controle de ponto pelo celular.
Cadastro e login
Após o download, cada colaborador deve realizar o cadastro no aplicativo. O departamento de pessoal da empresa pode precisar fornecer informações iniciais dos funcionários para configurar o sistema. Após o primeiro login, os usuários podem definir suas próprias senhas.
Registro de ponto
Diariamente, os colaboradores usam o aplicativo para registrar suas entradas e saídas. O app exige uma forma de identificação segura, como biometria ou reconhecimento facial, que previnem fraudes e dispensam o uso de cartões físicos.
Geolocalização
Aplicativos avançados utilizam GPS para registrar pontos com base na localização geográfica. Isso é especialmente útil para empresas com equipes externas, motoristas ou funcionários em regime híbrido.
Os profissionais de Recursos Humanos podem pré-cadastrar endereços de trabalho, permitindo que pontos fora dessas áreas sejam sinalizados para verificação.
Registro offline
Mesmo sem acesso à internet, os aplicativos de controle de ponto permitem marcações offline. Os dados são sincronizados automaticamente assim que a conexão é restabelecida, garantindo registros completos e consistentes para o RH.
O que a lei diz sobre app de controle de ponto?
A Portaria 671, emitida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), regulamenta os aplicativos de controle de ponto, tanto gratuitos quanto pagos, definindo diretrizes que garantem sua conformidade e legalidade no mercado.
Os sistemas eletrônicos de registro de jornada são categorizados em três tipos principais:
- REP-C: Relógio de ponto tradicional.
- REP-A: Solução alternativa que combina equipamentos e programas de computador para o registro de jornadas.
- REP-P: Registrador eletrônico via programa, que abrange coletores de marcações, armazenamento de registros e programas de tratamento de ponto.
A validade jurídica dos aplicativos de ponto eletrônico está garantida quando eles seguem regras específicas, como:
- Permitir a identificação de empregador e empregado
- Não restringir a marcação de ponto
- Proibir a marcação automática
- Possibilitar a extração eletrônica ou impressa dos registros
- Assegurar que os dados não possam ser alterados ou eliminados
- Permitir a assinatura eletrônica conforme os parâmetros definidos.
Desde a implementação da Lei de Liberdade Econômica (Lei n° 13.874) em 2019, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a utilizar um sistema de controle de ponto.
Conforme o Art. 74 da CLT, estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores devem registrar as horas de entrada e saída de forma manual, mecânica ou eletrônica, seguindo as instruções da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho.
Essas empresas podem optar por aplicativos de controle de ponto, outras soluções eletrônicas, ou até métodos manuais e mecânicos, embora estes últimos sejam menos seguros e práticos.
Quais são as vantagens de controle de ponto pelo celular?
Adotar um aplicativo de controle de ponto eletrônico oferece uma série de vantagens significativas para empresas de todos os portes. Confira as principais:
Mobilidade e flexibilidade
Os aplicativos de controle de ponto podem ser acessados de qualquer lugar do mundo através de dispositivos móveis como smartphones e tablets, ou seja, são indispensáveis para empresas com funcionários que trabalham remotamente ou em regime híbrido. Quanto maior a empresa e o quadro de funcionários, maior a necessidade de implementar o controle de ponto por aplicativo.
Registro preciso e seguro
Utilizando tecnologias como biometria e reconhecimento facial, os aplicativos garantem que o ponto seja registrado apenas pelo funcionário correto, evitando fraudes e aumentando a confiabilidade dos dados.
Geolocalização
A funcionalidade de GPS permite que as empresas rastreiem a localização dos funcionários no momento da marcação do ponto, garantindo que o registro seja feito no local correto.
Isso é essencial não apenas para quem possui funcionários em home office, mas também para empresas com equipes externas, como motoristas e vendedores.
Atualizações em tempo real
As informações de ponto são registradas e atualizadas em tempo real, permitindo que gestores acompanhem a presença dos funcionários e tomem decisões imediatas em caso de faltas ou atrasos.
Armazenamento em nuvem
Os dados são armazenados de forma segura na nuvem, eliminando a necessidade de armazenamento físico e reduzindo o risco de perda de informações. Além disso, facilita o acesso aos dados de qualquer lugar, a qualquer momento.
Economia de tempo e redução de erros
A automação do controle de ponto elimina a necessidade de registros manuais, reduzindo erros humanos e economizando tempo tanto para os funcionários quanto para o departamento de recursos humanos.
Conformidade com a legislação
Aplicativos de controle de ponto eletrônico estão em conformidade com as regulamentações legais, como a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência. Isso garante que todas as marcações de ponto sejam válidas juridicamente e que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais.
Facilidade de integração
Esses aplicativos podem ser facilmente integrados com outros sistemas de gestão, como folha de pagamento e ERP, facilitando a gestão integrada e o processamento eficiente dos dados de ponto.
Relatórios e análises detalhados
Por meio de relatórios detalhados e análises avançadas, as empresas podem monitorar e avaliar a jornada de trabalho dos funcionários, identificar padrões de absenteísmo e tomar decisões estratégicas baseadas em dados precisos.
Redução de custos
A redução de papelada, a minimização de erros e a eficiência operacional trazida pelos aplicativos de controle de ponto resultam em economia de custos significativos para as empresas a longo prazo.
Tratamento de ponto
Um aplicativo de controle de ponto de excelência vai além do registro de entradas e saídas dos funcionários: ele também precisa facilitar o tratamento dos pontos, uma função essencial para a gestão precisa das jornadas de trabalho.
Como funciona o tratamento de ponto?
Ao fim de cada mês, os profissionais de Recursos Humanos que ainda não utilizam aplicativo controle de ponto têm em mãos várias folhas com registros de horários de entrada, saídas para almoço e saída final do expediente. Com isso, é necessário fazer o tratamento dos pontos, que envolve organizar e calcular as horas trabalhadas.
Este processo é essencial para identificar horas extras, faltas e atrasos, garantindo que a empresa tenha um controle preciso da jornada de cada funcionário. Mas ele pode ser bastante trabalhoso, se tiver que ser feito manualmente, consumindo dias, e às vezes semanas, dependendo do tamanho da empresa, da equipe de RH e DP.
O tratamento de pontos é importante para assegurar que todas as informações da jornada de trabalho estejam corretas, evitando problemas como pagamentos indevidos ou não conformidade com a legislação trabalhista.
Já para quem utiliza um aplicativo de controle de ponto, esse processo é muito mais simples e rápido.
Basta apertar um botão para que o sistema realize todos os cálculos necessários e feche a folha de ponto, enviando ainda um aviso para o colaborador, informando que a folha de ponto está disponível para ser assinada digitalmente.
Qual o melhor aplicativo controle de ponto do mercado?
O aplicativo de controle de ponto da TWO oferece uma solução moderna e eficiente para a gestão de jornadas de trabalho.
Funcionando em dispositivos móveis e navegadores, ele permite que os colaboradores registrem suas horas de entrada e saída de forma prática e segura, utilizando recursos como geolocalização e reconhecimento facial para autenticar os registros.
Os dados são sincronizados em tempo real com o sistema central, proporcionando ao RH e aos gestores uma visão clara e atualizada das horas trabalhadas, atrasos, faltas e horas extras.
Isso facilita o cumprimento da legislação trabalhista e elimina a necessidade de ajustes manuais, reduzindo o risco de erros e fraudes.
Além disso, o aplicativo permite que os colaboradores enviem atestados médicos, assinem folhas de ponto e façam solicitações de correção diretamente pelo sistema, eliminando o uso de papel e simplificando o processo administrativo.
Com essas funcionalidades, a TWO não apenas melhora a precisão dos registros de ponto, mas também libera o setor de RH de tarefas repetitivas, permitindo um foco maior em atividades estratégicas.
O sistema também oferece uma integração completa com outros módulos de gestão de recursos humanos, permitindo uma análise abrangente e em tempo real dos dados coletados.
Isso contribui para uma tomada de decisão mais informada e eficaz, resultando em uma gestão de pessoas mais eficiente e um ambiente de trabalho mais transparente e justo.
Conclusão
Agora que você já sabe o que é e como funciona o aplicativo controle de ponto, e já conhece todos os benefícios para o RH, é a hora de conhecer o sistema da TWO e descomplicar a sua rotina.
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