Os recursos tecnológicos se tornam cada vez mais imprescindíveis para as empresas, especialmente no que concerne a gestão de escalas, que quando automatizadas, podem impactar positivamente a rotina e a produtividade.
Para que possamos explicar de forma mais abrangente a importância dessa ferramenta, redigimos um artigo que mostrará o impacto real da transição das planilhas manuais para a gestão de escalas automatizada.
No texto também vamos detalhar como a tecnologia garante a conformidade desta ferramenta com a CLT, a redução de custos com horas extras e absenteísmo e como ela contribui para aumentar a retenção de talentos através de escalas previsíveis. Vamos lá!
Gestão de escalas automatizada: reduzindo erros e retrabalho na prática
A tecnologia proporciona uma infinidade de facilidades na gestão de escalas, entre elas a redução significativa dos erros manuais com a implementação da automatização dos sistemas, a conformidade legal que é tão importante para as empresas e a possibilidade de integração com sistemas do governo, como mostraremos a seguir:
Conformidade legal automática: o respeito às regras da CLT (Descanso e Interjornada)
Com o uso da gestão de escalas automatizada a prática manual de tarefas sofre uma considerável redução, com isso as escalas, incluindo as folgas e DSRs, e as pausas intrajornada e interjornada, têm garantida a conformidade legal em diversas situações, como no descanso mínimo entre dois períodos de trabalho, que deve ser de no mínimo 11 horas consecutivas.
Ou mesmo definindo as pausas para descanso e alimentação diárias estabelecidas pela CLT de acordo com as horas da jornada de cada colaborador, ou acima do mínimo regulamentado, caso estipulado pela empresa, e o acompanhamento desses intervalos pela marcação de cada funcionário, evitando que as normas sejam descumpridas.
O mesmo se dá no caso do DSR, o Descanso Semanal Remunerado, que de acordo com a legislação trabalhista, garante aos colaboradores ao menos 24 horas de descanso, mas que muitas vezes precisa ser agendado seguindo as demandas da empresa e atendendo as necessidades pessoais dos funcionários, especialmente respeitando que a folga se dê em pelo menos um domingo por mês (ou conforme regras específicas de setores regulados), ou de acordo com as regras estabelecidas em acordos e convenções coletivas, sendo recomendável que essa escala seja validada via ACT/CCT para evitar passivos.
Flexibilidade inteligente: como gerenciar trocas e faltas em tempo real
Outro recurso muito útil na gestão de escalas automatizadas é a facilidade em gerenciar as trocas de dias de descanso para atender às demandas tanto da empresa quanto dos funcionários, adaptando as jornadas sem que a produção seja comprometida ou sobrecarregue o departamento de RH.
O acompanhamento de atrasos e faltas através da gestão de escalas automatizada também permite que a operação se mantenha eficiente, que seja mais fácil gerenciar os turnos, verificar a necessidade de horas extras e ainda controlar o absenteísmo, pois com a escala automatizada todas as informações são centralizadas, e a cada alteração realizada a comunicação com colaboradores e líderes diretos é instantânea.
Integração com o e Social e folha de pagamento: fluxo de dados sem falhas
Mais um fator que as empresas e funcionários do DP e RH almejam com a gestão de escalas automatizadas é a facilidade que a integração com e Social e outras plataformas públicas proporciona. A transmissão dos eventos, como folha de pagamento, admissões, desligamentos e o envio correto do evento S-1050 (Tabela de Horários/Turnos de Trabalho), que evita divergências com o ponto eletrônico que gerem inconsistências na auditoria, se torna muito mais rápida, eficiente e segura quando realizados através desta integração do sistema com essas plataformas.
A transmissão dos dados segue um fluxo contínuo, sem falhas, e esse recurso ainda permite que em caso de erros e necessidade de retificações, elas sejam feitas importando as informações atualizadas dos sistemas de gestão de escalas automatizadas, evitando falhas manuais.
Qual o custo invisível das escalas manuais em planilhas?
Se houver qualquer dúvida sobre a eficiência dos sistemas de gestão de escala automatizada e se o investimento neles é realmente válido, a melhor forma de se certificar é fazendo um levantamento dos custos que as falhas recorrentes que as escalas manuais costumam envolver.
A cada erro humano as correções são necessárias, o que gera retrabalho e ainda pode gerar prejuízos financeiros palpáveis. Os custos operacionais vão além do tempo de refazer o trabalho, mas também podem, ao passar despercebidos pelo setor responsável, culminar em passivos trabalhistas.
Além de perder tempo que deveria ser dedicado a produzir, as falhas manuais em escalas muitas vezes requerem medidas extremas para “pagar o incêndio” que os erros podem promover, e isso pode afetar também outros setores, impactando toda a cadeia produtiva da organização.
As planilhas, por mais que pareçam organizadas e de baixo custo, podem implicar em falta de segurança, já que são facilmente manipuláveis, não são capazes de centralizar todas as informações de jornadas de trabalho e geram problemas de governança, podendo representar dificuldade em diversas situações, como em caso de auditorias por exemplo.
Quais são os benefícios além da eficiência operacional?
Além da economia que a gestão de escalas automatizada proporciona, há uma série de benefícios que chegam junto com essa ferramenta, e eles impactam de forma positiva todos os setores, o ambiente organizacional e a produtividade.
Aumento da satisfação e retenção de talentos: escalas previsíveis e justas
As informações sobre escalas de trabalho são muito mais transparentes, justas e tendem a distribuir de forma equitativa tanto os turnos mais difíceis quanto as jornadas mais leves, sem favorecimento de grupos de funcionários, pois é feita de forma randômica.
Com escalas previsíveis os colaboradores conseguem se programar melhor, com antecedência, planejar os momentos de folga e lazer através do acesso aos turnos pelo aplicativo, o que representa mais qualidade de vida, satisfação dos funcionários, aumento do engajamento e consequentemente da produtividade.
Além de maior facilidade na gestão de escalas com automatização, com o uso deste tipo de sistema é possível que os próprios colaboradores solicitem alterações, folgas, agendem férias, enviem documentos comprobatórios e se sintam mais respeitados e valorizados, aumentando assim a retenção de talentos e a facilidade na contratação de novos.
Otimização de custos: redução de horas extras desnecessárias e “folgas viciadas”
O controle de faltas, atrasos e horas extras é feito de forma automática, já que o sistema de gestão de escalas automatizada emite relatórios completos, que podem ser solicitados por funcionário ou por tema, com faltas mensais, horas extras por setor, e uma série de recursos que permite aos gestores organizar a extensão da jornada de trabalho apenas quando realmente inevitável, evitando custos desnecessários.
Mais uma das vantagens de contar com o sistema de gestão de escalas automatizada é a capacidade de otimização dos recursos humanos, alocando de forma eficiente os funcionários se baseando na demanda, picos de trabalho, evitando colaboradores ociosos, contratações e realização de horas extras sem necessidade.
Como implementar a automação de escalas na sua empresa: passo a passo
Já esclarecida a importância de contar com um sistema de gestão de escalas automatizado, é importante entender de que forma esse processo de implementação deve ter início, e para dar uma ajudinha a quem tem interesse em promover melhorias na empresa, aqui vão algumas dicas valiosas, com um passo a passo para a contratação deste serviço:
Mapeamento das necessidades por setor (demanda vs. capacidade)
A primeira etapa do processo de implementação da escala automatizada é fazer o mapeamento dos processos, a análise da demanda e dos picos de produção, diagnóstico dos possíveis gargalos, avaliação das escalas, jornadas e a necessidade de horas extras.
Com esses dados em mãos é possível identificar quais são as necessidades imediatas da empresa, bem como fazer um planejamento para médio e longo prazo, como escalabilidade e projeção de crescimento das operações.
Escolha da tecnologia: software em nuvem vs. aplicativos móveis
A segunda etapa consiste em fazer uma pesquisa sobre as empresas que podem atender às suas demandas, como a TWO RH, que possui expertise em terceirização e em tecnologias de RH, como a integração da gestão de escalas diretamente à folha de pagamento e ao e Social, eliminando erros operacionais e garantindo segurança jurídica total.
O software deve oferecer uma visualização eficiente das escalas, acesso com restrição de níveis, integração com os demais sistemas já utilizados na empresa, e, deve permitir controle total sobre folgas, horas extras, banco de horas, atrasos, ausências, férias, alterações nas escalas de trabalho, além de ser conectado ao ponto eletrônico para que seja feito o tratamento das horas trabalhadas.
A empresa contratada deve fornecer treinamento para os funcionários responsáveis pela manipulação do sistema de gestão de escala automatizada, e também para que eles possam treinar todos os demais colaboradores sobre a utilização do programa.
É importante que haja uma comunicação clara e eficiente entre a empresa contratante e a contratada, e que seja disponibilizado um monitoramento contínuo, para que pequenas melhorias sejam implementadas no sistema e para qualquer reparo emergencial
