Todos os anos as empresas precisam disponibilizar aos seus colaboradores, clientes e beneficiários o Informe de Rendimentos, documento base para o preenchimento do IRPF, e comprovação de que as informações prestadas são verídicas.
As empresas devem seguir as normas estabelecidas, e para orientar gestores de RH e DP sobre a entrega do Informe de Rendimentos redigimos um artigo focando na conformidade legal e eficiência operacional.
Nosso objetivo é detalhar o calendário, os riscos de multas e a importância do cruzamento de dados com o eSocial, além de apresentar alguns métodos modernos de disponibilização digital para garantir um processo ágil e sem erros, como os promovidos pela Two RH, que é especialista em BPO de Folha de Pagamento, automatizando a geração de informes, garantindo a precisão tributária, eliminando gargalos burocráticos e assegurando segurança jurídica total para a empresa e seus colaboradores.
O que é o Informe de Rendimentos e qual sua importância legal?
O Informe de Rendimentos é o documento legal fornecido pelos contratantes aos colaboradores, que descreve de forma minuciosa todos os valores recebidos e impostos retidos durante o ano base, que vai de 1 de janeiro a 31 de dezembro.
Ele consolida as informações de uma pessoa física, detalhando seus rendimentos tributáveis, como salário e pró-labore, as isenções como dividendos e rendimentos de poupança, as tributações exclusivas que são o 13° salário e aplicações financeiras e as contribuições previdenciárias.
O Informe de Rendimentos tem uma grande importância legal, pois ele é a base para a Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda de Pessoa Física, e é a comprovação que as informações prestadas são verdadeiras.
Os dados informados no Informe de Rendimentos são cruzados com as informações recebidas das fontes pagadoras pela Receita Federal, e caso haja alguma divergência o contribuinte pode cair na malha fina, até que a inconsistência seja devidamente esclarecida.
Há também a possibilidade do Informe de Rendimentos ser utilizado como comprovação de renda em instituições financeiras, imobiliárias, pedidos de empréstimos e financiamentos, e outras circunstâncias.
Informe de rendimentos: prazo e calendário para 2026
Assim como a Receita Federal estipula um limite para envio das informações do IRPF, as empresas também devem seguir o calendário para elaboração e envio do Informe de Rendimentos, como mostraremos a seguir:
Data limite para a entrega ao colaborador
O prazo limite para as empresas entregarem o Informe de Rendimentos para os seus colaboradores, clientes e beneficiários expirou em 27 de fevereiro de 2026, e se houver qualquer inconsistência a empresa deve fazer as correções necessárias e reenviar o documento.
O cruzamento de dados com a DIRF e o eSocial
A DIRF, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, foi extinta pela Receita Federal para fatos geradores a partir de 1º de janeiro de 2025, sendo substituída pelo envio mensal de informações por meio do eSocial e da EFD-Reinf.
Na DIRF as empresas consolidavam todas as informações do ano e faziam o seu envio no começo do ano, mas atualmente os dados são informados mensalmente ao eSocial e EFD-Reinf, que é a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações, que recebe as informações das retenções dos tributos pagos, contribuições previdenciárias não pertinentes ao trabalho e complementa o eSocial.
Tanto o eSocial, no evento S-1210, quanto a EFD-Reinf são as fontes oficiais de informações do fisco atualmente, e o cruzamento desses dados é feito de forma automática com as declarações dos contribuintes na DIRPF.
Multas e sanções para empresas que atrasarem o envio
O prazo de entrega estabelecido pela Receita Federal deve ser cumprido, obrigatoriamente, e em caso de atraso ou não envio as empresas podem sofrer com multas e sanções.
O valor da multa por cada documento em atraso, com erros ou não entregue é de R$ 41,43, e as informações consolidadas no eSocial e na EFD-Reinf que forem enviadas erradas geram multas bem mais pesadas, de R$ 1.812,87 por mês, ou mesmo por fração, que vai depender de que tipo de evento deixou de ser enviado ou foi com inconsistências e erros.
Como disponibilizar o informe de rendimentos para os colaboradores?
Os empregadores precisam disponibilizar o informes através do sistema da folha de pagamento ou mesmo pelo setor de contabilidade, e isso pode ser feito de diferentes maneiras, como veremos a seguir:
Métodos tradicionais vs. Digitalização (Apps e Portais)
O método tradicional de disponibilização do Informe de Rendimentos é a entrega do documento impresso, ou mesmo através do envio para o e-mail de cada um dos colaboradores, o que pode ser mais caro, devido a impressão, e trabalhoso, pois cada e-mail deve seguir separadamente.
No caso da empresa optar pela digitalização do Informe de Rendimentos, isso pode ser feito por meio de portais de RH, onde cada colaborador acessa seu próprio documento e faz o download, acessando aplicativos de RH, disponibilizando o Informe no celular do colaborador, ou por meio de um e-mail criptografado com um link que precisará de senha para acesso.
Envio por e-mail: cuidados essenciais com a segurança
Para as empresas que forem enviar o Informe de Rendimentos por e-mail, alguns cuidados precisam ser tomados, para garantir segurança no tratamento de dados privados e se manter em conformidade com a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados.
O envio por meio de PDF deve requerer senha para visualização, com sistema de criptografia, de forma a impedir sua visualização por terceiros. Cada funcionário deve receber, separadamente, o e-mail com seu documento, e a senha deve ser informada separadamente, seja por e-mail, SMS ou WhatsApp.
A dica é utilizar nomes genéricos para salvar o arquivo com o documento, de forma a proteger os dados dos contribuintes, o envio deve ser feito através do e-mail corporativo, nunca pelo e-mail pessoal e solicitar confirmação de recebimento de forma a garantir a rastreabilidade.
Disponibilização para ex-colaboradores (Desligados)
Caso a empresa precise disponibilizar o Informe de Rendimentos para antigos colaboradores, ele pode ser feito por meio de envio por e-mail pessoal cadastrado no momento da rescisão, com a senha enviada separadamente.
Outra opção é realizar o envio do documento físico por correio ou por um portador, com recibo de recebimento, ou mesmo contatando o ex-colaborador e solicitando a retirada do Informe de Rendimentos na sede da empresa.
Há ainda a possibilidade da empresa oferecer um portal de RH com acesso permitido aos desligados até o momento da retirada do Informe de Rendimentos e outros documentos, desde que o login e senha do usuário continuem ativos, de forma a simplificar a disponibilização e manter os dados em segurança.
Passo a passo para um envio sem erros no DP
E por último, mas não menos importante, seguem algumas dicas para o envio correto do Informe de Rendimentos com segurança e eficiência:
Conferência de dados: rendimentos tributáveis vs. Isentos
A conferência de rendimentos tributáveis deve ter início com o salário base de IRPF, checando se o total dos pagamentos mensais está como descrito no Informe de Rendimentos, bem como o 13° salário, que é tributado na fonte, não sendo somado aos pagamentos mensais,.
É preciso comparar o valor retido e informado no eSocial com o que está no sistema da própria empresa, e também devem ser validados os descontos de INSS, dependentes e também de pensão alimentícia.
Já no caso dos rendimentos isentos, o primeiro passo é verificar o código de classificação, se estão informados corretamente, e são eles:
- Código 09: Lucros e dividendos.
- Código 10: Parcela isenta de aposentadoria (65+ anos).
- Código 26: Outros (incluindo indenizações/auxílios).
Posteriormente deve ser checado se a PLR foi corretamente enviada no S-1210, que é de natureza isenta, ou se o valor ultrapassou a isenção tributável, e se for esse o caso, apenas o excedente deve ser tributado.
Inclusão de despesas com plano de saúde e previdência privada
As despesas com plano de saúde devem ser incluídas no sistema, o desconto ou a coparticipação devem ser lançados com a rubrica específica de assistência médica e odontológica, com o valor lançado sendo o que foi efetivamente descontado do colaborador, sendo recomendável consultar o plano de rubricas do seu próprio software de folha para identificar o código correto.
Se o lançamento for apenas a título de informação, e não for descontado do colaborador a rubrica é 9911, e lançada no total que a empresa paga. Os planos de previdência privada são de rubrica 46, e devem ser configurados para que seja dedutível do IRPF e não tenha incidência de INSS e FGTS.
