Uma das ferramentas que possibilita a liberação de tempo de gestores e lideranças para as atividades pessoais, como feedbacks mais humanizados, esclarecedores, motivacionais e com um tom encorajador é a IA Generativa.
Uma solução que vem conquistando um número cada vez maior de profissionais de RH, a Inteligência Artificial já é vista como um recurso essencial para potencializar a liderança humanizada e personalizada.
Neste artigo vamos fornecer um guia prático para gestores utilizarem prompts de IA Generativa na estruturação de feedbacks mais assertivos, permitindo equilibrar a objetividade técnica e empatia.
A dica para empresas que desejam modernizar sua gestão de pessoas com segurança, é poder contar com a expertise da TWO RH, empresa especialista em consultoria de RH e desenvolvimento de lideranças, auxiliando organizações na integração de tecnologias inovadoras aos processos humanos, garantindo que a cultura organizacional floresça através de comunicações eficazes e lideranças altamente capacitadas.
Por que a IA se tornou a melhor aliada da liderança humanizada?
Uma das formas de liberar mais tempo dos profissionais para tarefas que requeiram empatia e um contato presencial, o que computador nenhum é capaz de oferecer ainda, é através do uso da IA, com ferramentas que podem assumir tarefas analíticas, burocráticas e repetitivas, tornando-se uma aliada valiosa das lideranças.
Outro recurso da IA que pode ser utilizado é a triagem de currículos, além do agendamento de reuniões com candidatos, a análise das respostas obtidas em entrevistas, o que permite que os gestores tenham mais tempo para dedicar pessoalmente às equipes.
O fim do “bloqueio do escritor” na hora de avaliar o time
Apesar da IA não substituir a liderança humana, as ferramentas de RH podem contribuir ativamente para a elaboração de um feedback que seja realmente construtivo, com mensagens personalizadas baseadas nos dados de desempenho e alcance das metas estabelecidas.
Claro que a IA é capaz de criar os rascunhos, mas a liderança precisa deixar seu toque pessoal no texto, além de conversar com cada colaborador, se possível de forma individual, e explicar de forma detalhada o que foi descrito no texto, sugerindo pontos de melhoria e as possibilidades de desenvolvimento com inteligência emocional, o que não pode ser feito pela máquina.
Equilibrando objetividade e empatia: O papel da IA como mediadora
Por mais que as conversas sejam cada vez mais concisas, e os assuntos tratados com maior objetividade, a empatia é uma característica humana que não pode ser prescindida, e a combinação da objetividade oferecida pela IA com um tratamento pessoal dos líderes é uma solução equilibrada, ao passo que em processos de contratação a IA é a ferramenta perfeita para evitar vieses inconscientes, permitindo a todos as mesmas chances de conquistar uma vaga, se desenvolver e galgar novas oportunidades.
A análise de grande volume de dados feita pela IA traz respostas de forma muito mais rápida, apresentando insights extremamente úteis aos gestores, pois são capazes de analisar produtividade, perceber de forma antecipada colaboradores com sinais de esgotamento físico e mental, permitindo aos gestores e líderes uma rotina mais livre e focada em atividades de cunho presencial com os colaboradores e suas necessidades.
5 Prompts práticos de IA para feedbacks estruturados (Copie e Cole)
Os prompts de IA Generativa são extremamente práticos, oferecendo práticas mais estruturadas e melhores, e quando utilizadas com o ajuste de qualidade pessoal de cada liderança, oferecem soluções muito mais assertivas para feedbacks. Vamos apresentar alguns modelos muito utilizados atualmente:
Prompt 1: Transformando críticas rudes em feedback construtivo
Uma das premissas da liderança humanizada é o cuidado em oferecer um feedback construtivo, evitando termos e posicionamentos rudes, e focando na melhoria do comportamento e no desenvolvimento profissional.
A estrutura adequada envolve os seguintes pontos:
- O que precisa ser melhorado.
- Exemplo específico do problema.
- Sugestão prática de ação.
Prompt: “Atue como um gestor de RH experiente. Reescreva a crítica rude abaixo para torná-la construtiva, profissional e orientada a soluções, mantendo o tom firme, mas educado. Foque no comportamento, não na pessoa. Crítica rude: ‘Esse tipo de documento não deveria nem passar pelas minhas mãos, refaça tudo direito desta vez.”
Prompt 2: Elogios que engajam: Indo além do “bom trabalho”
No segundo prompt para feedbacks construtivos, há uma forte recomendação para transformar um reconhecimento simples em um feedback estruturado, específico e motivador.
É recomendável substituir o ‘muito bem’, por uma comentário mais estruturado, se possível com palavras estimulantes usando o método SBI:
- Situação: Descreva o contexto da ação.
- Comportamento: É preciso mencionar a razão pela qual o reconhecimento está sendo direcionado, como o que especificamente a pessoa fez de positivo, um exemplo é “a produtividade crescente mesmo sob forte pressão, ou a capacidade de interagir e estimular os demais colaboradores”.
- Impacto: Descreva contextualmente de que forma a ação contribuiu para que a equipe ou a empresa tenham sido beneficiadas.
Prompt: “Atue como um líder nato. Auxílio para dar um feedback positivo para “nome do funcionário” em razão de uma atuação de alto padrão no “situação / projeto, como por exemplo a apresentação para o cliente X” utilizando um tom [ entusiasmado, profissional / formal] com o foco em atuações que espero que se tornem mais frequentes”
Prompt 3: Estruturando o modelo de feedback sanduíche com autenticidade
Esse modelo de feedback atua de forma mais equilibrada, entremeando críticas construtivas entre elogios, tornando-se a solução perfeita para as reuniões mais frequentes, como semanais ou quinzenais.
O estilo deve ser construtivo, mantendo a alternância entre os pontos a serem melhorados e os elogios, e deve motivar o colaborador ao mesmo tempo que aborda os pontos de melhoria, de forma a não deixá-lo na defensiva. O objetivo desse tipo de feedback deve ser mostrar o que precisa ser melhorado, motivando e incentivando.
- Pontos positivos: [Inserir forças]
- Ponto de melhoria: [Inserir comportamento / entrega a melhorar]
- Contexto: [Onde ocorreu]
Prompt: Recomendação para adoção de postura de um gerente sênior. Descrição de um feedback estruturado para (nome do colaborador) sobre ( projeto ou atividade). Com um início elogiando especificamente (primeiro ponto forte), descrevendo na sequência o ponto a ser melhorado na área de melhoria de forma construtiva, finalizando com um incentivo sobre (segundo ponto forte). O tom precisa ser profissional, motivador e com foco no desenvolvimento pessoal e profissional”
Prompt 4: Feedback para colaboradores remotos e assíncronos
Diferente do feedback para colaboradores com jornada de trabalho presencial, o objetivo é elaborar um documento, pode ser via e-mail ou chat, que seja construtivo, claro e também motivador, voltado para as entregas, autonomia e comunicação assíncrona, com um tom profissional, direto, empático e focado na melhoria da colaboração.
A serem destacados:
- Ponto Forte: ressaltar a proatividade e a qualidade da documentação assíncrona (ex: mensagens claras no Slack, documentação no Notion).
- Área de desenvolvimento: abordar (descrição dos pontos de melhoria, ex: atraso na resposta, falta de atualização de status) e de que forma isso impacta o fluxo assíncrono.
- Sugestões de melhoria: Opções de ações assíncronas específicas, como por exemplo ‘atualizar o calendar diariamente até as 10h da manhã’ ou mesmo ‘utilizar o Loom para explicar as dúvidas mais complexas’.
- Incentivo final: Ao fim, convém valorizar a autonomia do colaborador.
Prompt: Comportamento de gestor de equipe remota de alta performance. Elaboração de um feedback estruturado para (nome do colaborador), com foco no resultado do projeto (nome do projeto) e em sua atuação assíncrona.
Prompt 5: Preparação para reuniões de One-on-One (1:1)
No quinto e último prompt, a sugestão é o equilíbrio entre o formato “Rosas e Espinhos”, garantindo que as dificuldades não se tornem relevantes, porém as vitórias também precisam ser comemoradas.
Uma das dicas é evitar falas que sejam um entrave na comunicação ou gerar uma postura defensiva, mantendo foco no desenvolvimento, proporcionando uma conversa que seja principalmente didática.
A recomendação é utilizar esse prompt para montar uma memória extra, com um adicional que salve os pontos mais relevantes de antigas reuniões no seu sistema de anotações preferido.
Para o prompt: “Perfil de um manager experiente. Reunião com um colaborador da equipe (nome e cargo) para reunião de feedback em conversa 1:1 com foco em desenvolvimento e desempenho.
Para elaborar:
- Feedback anterior: pequeno resumo do que foi conversado previamente.
- Planos relevantes para o momento: Liderança no novo projeto.
- Características positivas: descrever pontos fortes, como proatividade, capacidade de liderança, bom relacionamento interpessoal
- Cuidado e melhorias: mostrar como evitar problemas que podem surgir no desenvolvimento da função.
Como personalizar os resultados: o segredo está no contexto
Para otimizar o uso da IA Generativa é necessário personalizar seus resultados, para transformá-los em momentos enriquecedores, com dicas que sejam menos genéricas, instruções com direcionamento e uma postura humanizada, pois sem a personalização as respostas obtidas serão menos empáticas e sem cunho pessoal.
Definindo a “persona” do gestor no prompt
Uma das primeiras medidas a serem tomadas com relação à personalização do gestor no prompt é definir o tom de fala, o objetivo da fala ou documento, o modelo de gestão, e especificamente declarar que espaço ocupa, seu papel na organização.
Pode-se usar um modelo de solicitação que exponha diretamente a persona, como por exemplo declarando de início seu cargo, como por exemplo gestor de RH, líder de equipe, supervisor técnico, e incluir nessa discrição alguma outra informação relevante.
Pode se tratar de um profissional com 10 anos de experiência em desenvolvimento de carreiras, expertise em contratação de talentos de determinada área, especializado em comunicação não violenta, entre outras características que descrevam a liderança a dar o feedback e componham sua persona.
Exemplo de estrutura: [Contexto] + [Ação] + [Objetivo]
Vamos apresentar exemplos da estrutura que pode ser entregue à IA Generativa, de forma a minimizar ao máximo a ambiguidade dos resultados, conquistando assim uma maior precisão.
- Contexto
Quem e o quê – elabore as mais importantes informações sobre o colaborador a receber o feedback, qual o cenário e as informações do seu desempenho, porém sem que sejam descritas informações pessoais dele. Exemplo: “Um colaborador, (nome), é extremamente proativo, mas apresentou deficiências técnicas e de comunicação nos últimos projetos, o que acaba gerando retrabalho para ele e outros membros da equipe que são acionados para cumprir os prazos.” - Ação
Como a IA Generativa pode contribuir? Defina a tarefa de forma bem clara e detalhada, incluindo quaisquer restrições necessárias. Exemplo: “Elaborar um e-mail de 1-on-1 que ofereça um feedback construtivo e humanizado sobre (explicar a falha) e que tenha foco na melhoria da comunicação.”
- Objetivo
Qual o resultado esperado? Descreva que tom deve ser utilizado, o resultado esperado e as dicas desejadas. Exemplo: “Nosso objetivo com essa abordagem é proporcionar ao (nome do colaborador) maior motivação, contribuir para a melhoria do seu desempenho, explicar de forma clara as vantagens de uma abordagem mais profissional, porém encorajadora e humanizada.”
Exemplo prático de um prompt já estruturado:
“O (persona) é um gestor de RH com expertise em desenvolvimento de carreiras e perfil de liderança empático e humanizado. O colaborador (nome) é um profissional proativo, mas que ainda deixa a desejar na questão dos prazos (informe os dados a serem abordados, como a entrega de 4 das 10 últimos 5 tarefas depois do prazo limite), e descreva uma espécie de script roteirizado da conversa para entrega de um feedback de meio de ano.
“O objetivo do feedback é reconhecer seus bons serviços prestados, porém estabelecer firmemente a necessidade de melhoria na gestão do seu tempo com ênfase na importância do cumprimento dos prazos. Elaborar utilizando linguagem encorajadora, profissional e com maior foco no comportamento esperado de forma ampla e não no profissional em si.”
