Para quem ainda não está familiarizado com essas ferramentas, os KPIs (Key Performance Indicators) são métricas amplamente utilizadas.
Para explicar a importância do uso de KPIs redigimos um artigo que vai contribuir muito com a gestão eficiente da jornada de trabalho, pois eles convertem dados operacionais em insights valiosos para gestão e tomada de decisões estratégicas.
No conteúdo vamos apresentar os KPIs de jornada para otimizar custos, engajar equipes e embasar decisões. Também queremos enfatizar a importância de um sistema de ponto digital integrado como fonte de coleta automática e análise ágil desses dados, proporcionando maior vantagem competitiva.
Por que medir a jornada de trabalho vai além do controle de ponto?
Há uma série de motivos para afirmarmos que medir os dados da jornada de trabalho vai muito além do controle de ponto, pois as informações relativas ao trabalho dos colaboradores envolve uma série de fatores que impactam diretamente a realidade da empresa.
Da conformidade trabalhista à estratégia de negócios
Empresas com 20 ou mais colaboradores são obrigadas por lei a realizar o controle da jornada de trabalho, e é através do controle do registro de ponto que o RH obtém os dados para elaboração da folha de pagamento.
Com os dados obtidos com o registro da jornada de trabalho é possível obter comprovação legal de que as normas estão sendo seguidas, evitando assim passivos trabalhistas, multas e sanções, bem como estabelecer uma relação transparente entre empregador e funcionário, reduzindo o risco de ações trabalhistas, e por isso a medição é fundamental.
Como dados de jornada impactam a produtividade e os custos
Ao medir a atividade dos colaboradores é possível fazer uma análise completa dos seus padrões e do desempenho individual e coletivo. Com os KPIs de jornada os gestores conseguem perceber os momentos de maior produtividade.
Com essa análise é possível identificar melhorias a fazer, eliminar gargalos, aumentar a eficiência da equipe e consequentemente sua produtividade, além de reduzir o número de horas extras, aumentando o lucro e diminuindo os custos através do ajuste da jornada de trabalho.
Os 5 KPIs de jornada e ponto essenciais para o RH estratégico
Vamos apresentar a seguir os 5 KPIs mais utilizados por empresas para controle da jornada de trabalho:
Índice de horas extras: calculando o custo e identificando a causa raiz
Um dos mais importantes KPIs é o que é capaz de medir as horas extras. O seu volume total, o custo por funcionário, por equipe e por tarefa, e uma comparação entre o que é produzido em horas regulares e extras.
É extremamente importante que os gestores analisem se as horas extras são realmente necessárias, se o seu custo se justifica, e principalmente se é mais interessante manter as horas extras ou se a contratação de um novo colaborador pode ser mais interessante.
Através da medição das horas extras também é possível identificar possíveis sobrecargas de trabalho, falta de eficiência de determinados processos, problemas individuais e da equipe em relação às suas entregas e uma gestão incorreta das solicitações.
Absenteísmo: muito além das faltas, entenda os motivos
É preciso desenvolver um olhar mais atencioso sobre a questão do absenteísmo, pois não se tratam apenas dos dias e horas perdidos, mas também sobre a real situação do colaborador, sua saúde física e mental, e seu engajamento com a empresa.
Com os KPIs que medem absenteísmo é possível perceber se os colaboradores apresentam baixa motivação e engajamento, se há alguma questão relacionada à saúde ocupacional ou mesmo se o ambiente organizacional pode afetar esse índice, possibilitando aos gestores a obtenção dos dados necessários para implementar mudanças e melhorias.
Índice de pontualidade: medindo o engajamento da equipe
Mais um fator que impacta diretamente na capacidade de cumprir metas e prazos são os atrasos e as saídas mais cedo. A conformidade com os horários da jornada de trabalho são programados para que dentro desse período o colaborador consiga exercer suas funções e entregar suas demandas.
Avaliar os índices de pontualidade permite que gestores percebam como está a disciplina e engajamento das equipes, e caso as ocorrências sejam frequentes isso pode denotar problemas com transporte, logística, alinhamento com as diretrizes da organização, e com esses dados é possível buscar as soluções para melhorar a operação rotineira da empresa,
Adesão ao banco de horas: a saúde financeira da empresa em um indicador
O KPI que mede a adesão ao banco de horas indica de que forma o orçamento da empresa pode ser afetado pelas horas trabalhadas além da jornada regular, além de medir a eficiência do banco de horas.
Através dele é possível medir a quantidade de horas excedentes realizadas pelos colaboradores, qual percentual desse excedente é compensado com o banco de horas e quanto se torna remunerado, bem como o sentimento e a adesão ao sistema.
Produtividade por hora trabalhada: o elo entre jornada e resultados
Os KPIs que medem a produtividade em relação às horas trabalhadas são cruciais para demonstrar se a gestão dos recursos humanos tem sido eficiente, se as entregas estão sendo feitas como programado e o custo total da folha de pagamento proporcionalmente ao lucro obtido, ou seja, o resultado final do negócio.
Por meio desse medidor é possível realizar a análise do custo de cada funcionário e do quanto ele retorna para a empresa através das suas entregas, isso inclui salário direto e indireto, e a qualidade do que o colaborador realiza, bem como o retorno de cada tarefa cumprida.
Como calcular e interpretar cada KPI (com exemplos práticos)
Para que os dados coletados sejam úteis é necessário saber como reuni-los e analisá-los, e uma ferramenta prática que auxilia bastante no processo é o controle de ponto eletrônico, como os sistemas fornecidos pela TWO RH.
Fórmulas e métricas para colocar em prática hoje
Utilizando o registro de ponto eletrônico a equipe de RH é capaz de perceber os padrões de comportamento de cada colaborador através dos relatórios emitidos pelo sistema, e assim corrigir possíveis falhas e obter melhores resultados.
Podemos citar como exemplo o KPI que mede o absenteísmo nas empresas, e a fórmula é bem prática. Basta somar as horas perdidas por ausência injustificada, dividir pelas horas que seriam trabalhadas e multiplicar por 100.
Através da fórmula é possível perceber se o resultado é alto e com isso concluir que há problemas no clima organizacional, se a satisfação dos colaboradores é baixa, ou até mesmo se há alguma questão de saúde influenciando a situação.
Como coletar os dados? A integração entre ponto digital e a análise de KPIs
Para que os KPIs cumpram seu papel a coleta de dados é fundamental e uma das maneiras de obter essas informações é através do registro eletrônico de ponto, um sistema extremamente eficiente que vai muito além do registro da jornada.
Relatórios automáticos: a chave para a tomada de decisão ágil
Com os relatórios emitidos pelo controle digital de ponto é possível elencar as prioridades, e alguns dos KPIs que podem ser horas trabalhadas, horas extras, absenteísmo, pontualidade, produtividade e custo da folha de pagamento x lucratividade.
Os dados podem ser coletados através da interface entre os sistemas de ponto digital e os já utilizados pela empresa, que vão proporcionar uma ligação direta e o repasse em tempo real das informações.
Utilize estatísticas, machine learning ou IA para analisar esses dados, e transformá-los em insights estratégicos, e, com base nessas análises, partir para a tomada de decisões assertivas para melhoria e desenvolvimento da organização.
