Os modelos de jornada de trabalho e contratações vem mudando para atender as demandas de empresas e profissionais, e o anywhere office vem ganhando mais espaço com quem quer conciliar qualidade de vida com uma carreira de sucesso.
Para explicar melhor como funciona esse modelo de contratação, preparamos um guia estratégico de transição cultural e operacional para lideranças e RH, apresentando o Anywhere Office não apenas como um modelo de trabalho, mas como uma vantagem competitiva para a retenção de talentos e eficiência logística. Vamos lá!
O que é Anywhere Office?
Em tradução livre, anywhere office é um escritório em qualquer lugar, e na realidade esse é um modelo de jornada de trabalho que permite ao colaborador ou prestador de serviços desempenhar suas atividades fora da empresa ou de casa.
O formato do anywhere office é completamente flexível, uma vez que o profissional pode exercer as suas atividades a partir de qualquer local, dentro ou fora do país, desde que tenha um computador, acesso a internet e outras ferramentas que podem ser necessárias de acordo com a sua função.
Quais as diferenças entre Anywhere Office e Home Office?
O home office é amplamente utilizado por empresas nos dias de hoje, mas ele ainda pode cercear de algumas formas tanto o colaborador quanto a empresa, por isso o anywhere office é uma solução que vem crescendo em popularidade. Vamos mostrar a seguir algumas das suas vantagens:
Flexibilidade Geográfica
Uma das principais diferenças entre os dois modelos de trabalho é que o home office é, como na tradução, um escritório em casa, de onde o colaborador geralmente realiza suas atividades de casa, enquanto no anywhere office ele pode desempenhar seu trabalho de qualquer local.
Infraestrutura
A infraestrutura de home office geralmente é organizada pelo próprio colaborador, como o espaço, o mobiliário, equipamentos e iluminação, porém algumas empresas oferecem computadores, cadeiras ergonômicas e estações de trabalho e mandam para a residência do funcionário.
Já a infraestrutura do anywhere office depende exclusivamente do local escolhido pelo profissional para desempenhar as suas tarefas, mas é ideal que conte com uma conexão de internet rápida e segura e equipamentos portáteis, para se deslocar de modo mais fácil.
Como o Anywhere Office se tornou tendência?
Desde que o desenvolvimento digital tomou forma, os modelos de jornada de trabalho se tornaram cada vez mais flexíveis, e o anywhere office virou tendência em diversos tipos de profissões e prestações de serviços, pois permitiu que pessoas em qualquer lugar do mundo pudessem ser contratados.
Com a evolução tecnológica as fronteiras geográficas deixaram de ser impedimento para a contratação de talentos, já que sua força de trabalho pode ser empregada de forma remota, e além do home office, o anywhere office promove ainda mais flexibilidade.
A busca por maior qualidade de vida aliada ao desejo de se juntar a empresas fora do seu domicílio acabaram por descentralizar as atividades, contratando membros para uma mesma equipe de diversas cidades, estados e países.
Quais as vantagens do Anywhere Office?
O modelo de anywhere office atrai um número cada vez maior de adeptos em razão das vantagens que pode oferecer, tanto aos contratantes quanto aos colaboradores. Vamos apresentar abaixo os seus principais pontos fortes:
Qualidade de vida
A possibilidade de trabalhar de diferentes locais, de acordo com suas demandas pessoais, torna o dia a dia do profissional muito mais fácil, pois essa flexibilidade permite que ele concilie da melhor forma os compromissos pessoais com suas atividades laborais.
Com o anywhere office o profissional pode organizar sua rotina de forma a entregar suas tarefas de casa, de um coworking, durante uma viagem, fora do país, e permite que eles se candidatem a vagas fora da sua cidade e até do seu país.
Redução de custos fixos e eficiência operacional
Ao contratar um colaborador no modelo anywhere office a empresa passa a contar com um novo talento sem que seja necessário arcar com uma série de custos, como transporte, energia, espaço físico, mobiliário, água, entre outras.
Ainda que a empresa ofereça alguns subsídios, como custeio da internet ou espaços de coworking, esse investimento é ínfimo em comparação com o retorno que o profissional pode entregar, especialmente quando tem uma rotina de trabalho que se adapte às suas necessidades e estilo de vida, reduzindo o absenteísmo e doenças derivadas do estresse profissional.
Melhora da produtividade
É comprovado que alguns profissionais rendem mais e melhor quando exercem suas atividades em ambientes diversos, como um coworking ou mesmo de uma cafeteria, pois sua criatividade é estimulada pela diversidade e contato com outras pessoas.
Os índices de produtividade em profissionais que estão satisfeitos com sua jornada de trabalho e seu modelo de contratação geralmente são mais significativos, pois o colaborador que se sente respeitado, valorizado e tem seu potencial reconhecido, acaba por se engajar mais com a equipe e a cultura organizacional, aumentando sua capacidade produtiva.
Como adaptar a empresa para o formato Anywhere Office?
Por mais que ainda gere uma série de questionamento, o anywhere office é um modelo de contratação bastante viável para um grande número de setores da economia, e se adaptar a ele é mais fácil do que os contratantes podem achar. Vamos às dicas:
Treinamento de lideranças para a Gestão por Resultados
Para que todos estejam alinhados às expectativas e resultados, os envolvidos devem ser previamente brifados. O ideal é que sejam realizados treinamentos com os líderes, de forma a orientá-los sobre como proceder com esse tipo de profissional, que geralmente tem mais autonomia em razão do modelo de contratação.
O foco deve ser nas entregas, nos resultados desejados, não em horários, controle de presença ou duração da jornada de trabalho, pois cada profissional tem seu horário, especialmente no caso de contratações fora do país, que envolvem diferentes fusos. A dica é avaliar o desempenho dos profissionais através do alcance de metas e entregas.
Estruturação de Canais de Comunicação Assíncrona
Uma das mais importantes medidas é estabelecer as regras de comunicação, envolvendo os canais utilizados e uma série de protocolos, como tempo máximo de resposta para cada canal de comunicação, como chat e e-mail, por exemplo.
Deixe bem claro como cada canal deve ser utilizado, que assuntos devem ser tratados em cada um deles, e também é importante estabelecer os chamados horários de foco, onde os componentes das equipes podem estar em contato em tempo real.
Uma dica é o uso da comunicação assíncrona, onde cada um tem um tempo máximo de resposta. O ideal é trocar as longas reuniões onde muitas vezes os assuntos são esquecidos, pela troca detalhada de informações, sejam elas através de resumos escritos, mensagens de voz ou vídeo, que podem ser consultados sempre que preciso.
Atualização do aparato jurídico e contratos de trabalho
Mais um cuidado fundamental para as empresas que querem se adequar ao anywhere office é com a parte legal da situação. Estipule em contrato a modalidade de trabalho, ou no caso do profissional já fazer parte do quadro, adicione um aditivo contratual.
Descreva as atividades a serem exercidas de forma detalhada, Especifique o que cabe a cada parte, como custos de equipamento, internet, energia, mobiliário e reparos necessários, e se a empresa será responsável, como se dará esse pagamento, fornecendo ou reembolsando.
Outra importante cláusula é sobre a possibilidade de retorno ao modelo presencial, caso seja uma possibilidade. Se houver controle de jornada, deve ser especificado o período e como a prorrogação de jornada se dará, com pagamento de horas extras ou através de banco de horas.
Para proteção de dados sensíveis e enquadramento na LGPD, deve ser estabelecido que o uso de VPN corporativa é obrigatório, bem como o uso de equipamentos compartilhados, e é imprescindível a assinatura do termo de confidencialidade pelas partes.
Vale ressaltar no contrato que, em caso de litígio trabalhista e a contratação se der em cidades diferentes, especificar em que comarca será realizada a ação e o julgamento, no caso a da sede da empresa, de forma a proteger a organização de deslocamento e demandas de lugares distantes.
Migração total para o ecossistema Cloud (Nuvem)
Outra medida importante é migrar todo o funcionamento necessário para nuvem, de forma a centralizar os processos da empresa em plataformas que possibilitem acesso simultâneo aos sistemas de qualquer lugar.
Vale fazer uso de ferramentas de organização online para organizar tarefas, demandas, montar quadros de tarefas e seu progresso, e manter todos os componentes da equipe alinhados, sempre na mesma página.
Qual o papel do Coworking no sucesso do modelo Anywhere Office?
O coworking é um recurso extremamente importante na vida dos profissionais que adotaram o anywhere office, pois oferece infraestrutura completa, internet de qualidade e geralmente uma rede segura, possibilidade de horários e dias flexíveis, e uma estrutura corporativa que pode ser utilizada em chamadas de vídeo, oferecendo um espaço profissional e ao mesmo tempo colaborativo.
Como mensurar o sucesso do Anywhere Office na sua empresa?
Os KPIs de medição de sucesso também podem ser utilizados no anywhere office, porém abrindo mão de alguns fatores, como controle de presença em detrimento de desempenho individual, horário fixo de jornada livre com foco na entrega de resultados.
Pode-se medir a performance com KPIs de taxa de conclusão de projetos, se os prazos foram respeitados, se a tarefa está dentro do esperado, se houve necessidade de retrabalho para correção de falhas, ou comprometimento no resultado em relação às entregas de colaboradores presenciais.
Mais uma medição bem importante é com relação à economia gerada pela contratação via anywhere office. Nos custos operacionais, como redução no aluguel, energia, água, café, insumos e também no deslocamento diário.
Outra métrica a considerar é com relação à taxa de turnover, já que a adoção do anywhere office deve ser uma espécie de diferencial para atrair e reter talentos, então se o índice de demissões não diminuir é sinal que algo não está sendo bem gerido.
Podem ser implementadas pesquisas regulares sobre a satisfação dos colaboradores com o modelo de jornada e a empresa, e assim também ter a oportunidade de tomar medidas para corrigir as possíveis falhas, ou melhorar alguns pontos.
É recomendado incluir nas pesquisas questões sobre o clima, se os funcionários estão conseguindo se entender e estão alinhados aos grupo e às expectativas das lideranças, se possuem mobiliário ergonômico e se as despesas com infraestrutura estão dentro do previsto.
