Uma das ferramentas mais úteis que as empresas podem contar para otimizar a gestão da jornada de trabalho é o aplicativo de controle de ponto, pois além da facilidade de uso, ele oferece inúmeras funções, transformando a rotina dos colaboradores e dos setores de RH e DP.
Para quem ainda não conhece todas as funções e vantagens dos aplicativos de controle de ponto, montamos um pequeno guia com o objetivo de ajudar pequenas empresas a escolherem o melhor aplicativo de controle de ponto.
No texto serão considerados os aspectos legais, tecnológicos e financeiros, além de explicar como funciona o registro de ponto por aplicativo, vamos detalhar os requisitos da Portaria MTP nº 671/2021 (com as alterações introduzidas pela Portaria MTP nº 1.486/2022 e normativos subsequentes) para garantir conformidade trabalhista, apresentar as funcionalidades essenciais e destacar os erros mais comuns na contratação desse tipo de solução.
O que é um aplicativo para controle de ponto e como ele funciona?
O aplicativo para controle de ponto é um sistema eletrônico, que pode ser utilizado em celulares, tablets ou computadores, permitindo que o registro da jornada de trabalho seja feito através desses dispositivos.
Ele substitui o relógio de ponto físico, otimizando a rotina dos profissionais internos e externos, que podem marcar entradas, pausas e saídas pela internet, evitando que haja deslocamento até o relógio, fila na marcação e perda de tempo.
O registro de ponto é realizado pelo aplicativo mediante identificação do trabalhador por biometria (digital ou facial) ou por login e senha.
O uso da biometria aumenta a segurança do processo e reduz o risco de fraude ou de marcação efetuada por terceiros. Nas hipóteses de ausência de conexão com a internet, o aplicativo deve armazenar a marcação de forma segura para transmiti-la automaticamente assim que o sinal for restabelecido. Por fim, como a biometria configura dado pessoal sensível nos termos da LGPD, a empresa deve informar previamente o colaborador sobre a finalidade da coleta e garantir o correto tratamento dos dados.
O que a legislação trabalhista exige de um aplicativo de ponto?
Para que um aplicativo de ponto possa ser utilizado em conformidade com a legislação trabalhista brasileira, ele precisa cumprir requisitos técnicos e legais específicos definidos para a sua categoria.
As regras da Portaria MTP nº 671/2021 e a validade jurídica do sistema
A utilização de aplicativos de controle de ponto enquadra-se na modalidade REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa), regulamentada pela CLT e disciplinada pela Portaria MTP nº 671/2021.
É fundamental destacar que o Ministério do Trabalho e Emprego não realiza a homologação prévia de aplicativos de ponto. Para garantir a validade jurídica e a comercialização da solução, o programa deve possuir registro de programa de computador no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) e o desenvolvedor/fabricante deve emitir o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade — documento que atesta expressamente a conformidade do software com todas as exigências legais da norma, garantindo a identificação precisa do empregador e dos trabalhadores.
O aplicativo de controle de ponto deve seguir as diretrizes da LGPD e garantir a inviolabilidade e integridade dos dados, sendo expressamente vedada a alteração ou exclusão das marcações originais — inclusive por gestores ou administradores. Eventuais correções, justificativas ou abonos devem ser registrados de forma auditável e em separado, preservando o histórico do registro primário.
Além disso, o sistema deve disponibilizar ao trabalhador o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador a cada marcação (em formato impresso ou eletrônico em arquivo PDF com assinatura digital no padrão PAdES), bem como gerar o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) para fins de fiscalização e auditoria trabalhista.
A diferença entre aplicativo de ponto e relógio de ponto tradicional
Há uma série de diferenças entre o relógio de ponto e o aplicativo de controle de ponto, mas a que exerce maior impacto é, sem sombra de dúvidas, o aparelho físico instalado na sede da empresa do relógio de ponto versus o aplicativo instalado no dispositivo eletrônico móvel.
O relógio de ponto pode ser utilizado com biometria, cartão de proximidade ou senha, e emite comprovante de registro eletrônico ou físico. Já o aplicativo de controle de ponto pode ser acionado por biometria, facial ou digital, e ainda registra a posição do funcionário no momento da marcação do ponto.
Enquanto o relógio de ponto fica instalado em um ponto da empresa é só é utilizado pelos colaboradores presenciais, o aplicativo de controle de ponto pode ser utilizado por equipes internas e externas, trabalhados home office e híbridos.
O relógio de ponto têm um custo de aquisição, instalação e manutenção frequentes, e o aplicativo de controle de ponto tem uma taxa mensal de assinatura, e no caso de problemas com o funcionamento, a manutenção é feita de forma remota, sem compra ou substituição de peças ou papel para imprimir os comprovantes de registro.
Quais são as vantagens do app de ponto para pequenas empresas?
Não há dúvidas da praticidade do uso do aplicativo de controle de ponto, mas as vantagens que esse sistema oferece vão além do uso, como mostraremos abaixo:
Otimização da gestão de jornada e economia na folha
Uma das grandes faculdades de contar com o aplicativo de controle de ponto é permitir que os funcionários registrem suas jornadas de trabalho de qualquer lugar, e as informações ficam disponíveis para o RH e DP em tempo real, permitindo um acompanhamento preciso, desde a hora ao local da marcação pelo GPS.
Com o acompanhamento em tempo real da jornada dos colaboradores, o RH pode avaliar faltas e atrasos, atuando preventivamente no combate ao absenteísmo — fenômeno que gera prejuízos que variam de interrupções na produção e atrasos em entregas à necessidade de contratações emergenciais.
Além disso, o uso da identificação biométrica assegura que a marcação só seja aceita mediante o reconhecimento individual do próprio trabalhador, coibindo práticas irregulares como a marcação por terceiros. Todas as informações coletadas integram-se diretamente ao fechamento da folha de pagamento com as horas extras e adicionais já calculados — desde que as regras de jornada e acordos coletivos estejam devidamente parametrizados —, reduzindo erros manuais, retrabalho e riscos de passivos trabalhistas.
Como o sistema pode ser integrado aos softwares de folha de ponto e de pagamento, as informações são compartilhadas automaticamente, com os extras já calculados, sem o risco de erros ou fraudes, sem que a equipe perca tempo digitando os dados, otimizando muito a rotina dos profissionais de RH.
Recursos de validação antifraude: geolocalização e reconhecimento facial
Outra das grandes vantagens de contar com o aplicativo de controle de ponto é a tecnologia antifraude que ele oferece, evitando que a marcação seja realizada por terceiros, o conhecido “ponto amigo”, pois com o uso da biometria somente o próprio funcionário pode acessar o sistema.
Outra funcionalidade presente em aplicativos de ponto é a geolocalização, que permite registrar a localização exata do colaborador no instante da marcação. Aliada a essa tecnologia, a cerca geográfica (ou cerca eletrônica) possibilita delimitar um perímetro específico dentro do qual a marcação é autorizada — recurso bastante útil para equipes em trabalho externo, itinerantes ou alocadas em unidades operacionais da empresa.
O uso da geolocalização deve observar estritamente os princípios de transparência, finalidade e minimização previstos na LGPD: o trabalhador deve ser previamente informado sobre a coleta, a captação do sinal GPS deve se restringir estritamente ao momento do registro do ponto (evitando o monitoramento contínuo) e o dado deve ser utilizado exclusivamente para a validação da jornada.
Aumento da transparência e melhoria na experiência do colaborador
Como os funcionários podem acessar seu perfil no aplicativo de controle de ponto a qualquer momento e verificar suas marcações em tempo real, o processo se torna muito mais transparente.
O sistema também permite que ele solicite alterações necessárias, envie documentos médicos, e controle suas horas extras ou banco de horas, possibilitando o pagamento correto de valores extras e mais agilidade na aprovação de folha de ponto.
Como escolher o aplicativo de ponto certo para sua empresa sem errar?
Uma das primeiras medidas a tomar antes de definir qual aplicativo de controle de ponto atenderá melhor às demandas da empresa é preciso fazer uma avaliação do tamanho da equipe, do orçamento e dos modelos de jornadas. Vamos mostrar a seguir fatores cruciais para escolher o melhor aplicativo de controle de ponto:
Checklist de avaliação técnica: usabilidade, offline e suporte
O controle de ponto é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores (art. 74, § 2º, da CLT). Empresas menores não são obrigadas, mas a convenção coletiva pode exigir. Mesmo assim, o registro protege a empresa em eventual ação trabalhista.
Antes de contratar, peça ao fornecedor:
(1) o comprovante de registro do programa no INPI;
(2) o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade;
(3) a confirmação de que o sistema gera o comprovante a cada marcação e os arquivos AFD e AEJ;
(4) a política de proteção de dados (LGPD) da fornecedora que está em conformidade com as normas do MTE, da Portaria 671 e LGPD.
A armadilha do app de ponto “grátis”: por que o barato sai caro?
Não é novidade que o barato pode ter alto custo, especialmente no controle da jornada de trabalho e conformidade legal. O suporte em aplicativos de controle de ponto gratuitos pode ser lento e falho, deixando a empresa na mão, muitas vezes tendo que usar um controle manual precário.
Nem sempre os aplicativos gratuitos estão em conformidade com as diretrizes do MTE e da LGPD, o que pode causar problemas jurídicos, passivos trabalhistas, vazamento de dados sensíveis e um impacto negativo na imagem da empresa.
Nem todos os apps gratuitos podem ser integrados aos sistemas da empresa, e ainda que possam a segurança pode ser um fator preocupante. Os relatórios sobre as jornadas muitas vezes só são desbloqueados mediante pagamento, e é possível que surjam cobranças para liberar algumas funções que se tornem necessárias com a expansão das atividades.
Erros comuns na transição de planilhas para o ponto digital
Um dos maiores erros na transição de pontos mecânico ou manual para o digital é não escutar a equipe, já que os funcionários podem fornecer informações importantes e ajudar na escolha do melhor aplicativo de controle de ponto, e já se ambientar com o sistema no processo de transição.
Escolher um aplicativo mais barato mas que não esteja em conformidade com a legislação é um risco, de multas e sanções dos órgãos reguladores e também de processos judiciais por parte dos funcionários.
Outro erro comum nesse período de transição é presumir que todos os colaboradores possuem dispositivos móveis compatíveis com o sistema ou que estão obrigados a utilizar seus aparelhos particulares.
Antes do início da operação, a empresa deve mapear as necessidades operacionais e definir se fornecerá equipamentos próprios (como smartphones ou tablets corporativos) para o registro.
Caso seja optado pelo uso de dispositivos pessoais dos empregados, é indispensável formalizar essa concordância mediante termo de consentimento e acordo individual, observando as diretrizes de proteção de dados da LGPD e prevendo o eventual ressarcimento de custos (como consumo de dados). Recomenda-se que a política interna e as regras de utilização sejam submetidas à validação do setor jurídico antes da implantação.
Qual o melhor aplicativo de registro de ponto?
O melhor aplicativo de controle de ponto é aquele que atende as demandas da empresa e tem capacidade de absorver as mudanças futuras, e isso inclui oferecer segurança jurídica e conformidade legal.
O sistema da TWO RH é reconhecidamente uma das melhores soluções do mercado para empresas de todos os portes, pois além de otimizar a gestão da jornada de trabalho oferece recursos modernos, eletrônicos e tecnologia antifraude.
O sistema da TWO RH permite a marcação por diversos dispositivos eletrônicos, agiliza muito o processo de fechamento das folhas de ponto e pagamento, promove maior autonomia aos colaboradores e reduz os custos operacionais. Entre em contato com nossos consultores e descubra um mundo de possibilidades.
Na TWO RH, o registro de ponto pode ser feito por celular, tablet ou computador, com biometria e recursos antifraude. O sistema foi desenvolvido conforme a Portaria 671 e tem registro no INPI. Ele agiliza o fechamento da folha de ponto e dá ao colaborador acesso às próprias marcações. Fale com nossos consultores para ver como funciona na prática.
