A tecnologia é uma das maiores aliadas das empresas no controle da jornada de trabalho e na garantia da conformidade legal, mas como ela também pode falhar ou não estar totalmente disponível, o uso do ponto offline se tornou uma segurança extra para evitar a perda de informações fundamentais.
Para demonstrar a importância do sistema de registro de ponto offline redigimos um artigo bastante esclarecedor, explicando seu funcionamento técnico (armazenamento local e sincronização) e sua plena validade jurídica sob a Portaria 671.
O foco do texto é mostrar como essa tecnologia resolve gargalos em setores como agronegócio e logística, garantindo a marcação em áreas remotas, ou em caso de falha e manutenção de sistemas, mantendo os dados seguros até a sincronização.
O que é o registro de ponto offline?
O registro de ponto offline é um recurso muito útil para as empresas que utilizam o sistema de ponto digital, permitindo que ainda que o software esteja offline, o colaborador possa registrar o seu ponto de forma segura, já que o sistema permite que seja feita a sincronização quando a conexão com a internet retornar.
Como funciona o registro de ponto offline na prática?
O funcionamento do registro de ponto offline é muito bem projetado, pois permite que as atividades sejam armazenadas até que sejam sincronizadas, como mostraremos a seguir:
O armazenamento local de dados no dispositivo
Quando o sistema de ponto offline detecta a falta de conexão com a internet é automaticamente acionado o modo offline, permitindo que quaisquer registros realizados fiquem armazenados na memória do dispositivo.
Alguns sistemas de ponto offline oferecem recursos extras, e permitem que a geolocalização e a biometria sejam utilizadas mesmo que sem conexão com a internet, armazenando os registros da mesma forma, mas com informações adicionais.
O processo de sincronização automática com a nuvem
Da mesma forma que o software de registro de ponto offline identifica a falta de conexão, assim que a internet fica disponível o aplicativo se conecta automaticamente, e nesse momento os dados armazenados são sincronizados e enviados para o sistema integrado ao RH sem que seja necessária qualquer atualização manual.
Os dados informados quando o sistema é sincronizado ficam armazenados em nuvem, disponíveis para consulta da equipe de RH, apenas pessoas autorizadas, e para acompanhamento do próprio colaborador. Cabe ressaltar que é crucial manter o cache até a sincronização, pois ao limpá-lo há um grande risco de que as informações do registo de ponto offline sejam perdidas.
O que diz a lei: a validade jurídica do ponto offline
Para que o registro de ponto offline seja legalmente válido, a legislação estabeleceu algumas normas e diretrizes. Vamos conhecê-las um pouco melhor a seguir:
A Portaria 671 do MTP e as exigências para o REP-P
De acordo com a Portaria Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência o ponto offline é permitido é legalmente válido desde que o sistema seja robusto, de forma a garantir o armazenamento das informações registradas, sua integridade e a impossibilidade de alterações dos dados sem autorização prévia dos interessados ou antes da sincronização.
A obrigação de fornecer o aparelho ou custear o uso do dispositivo próprio do funcionário está no art. 74, parágrafo 4 da Portaria 671/2021. Vale citar o artigo para dar segurança jurídica ao leitor de RH/DP.
Segurança contra fraudes e integridade das marcações
Para que o sistema de ponto offline seja liberado para uso, ele deve contar com recursos que impeçam ou reduzem consideravelmente a possibilidade de fraudes, como a biometria, com a digital ou reconhecimento facial.
A geolocalização é outra ferramenta que vem sendo utilizada nos pontos offline, registrando o local exato do colaborador no momento da marcação, mesmo que o sistema não esteja conectado à internet.
E há uma grande aliada contra fraudes e para corroborar a integridade das informações que é a inteligência artificial, que se utiliza de recursos como o Auditor IA, capaz de detectar tentativas de fraudes e bloquear a marcação ou alteração de dados.
Quando é permitido e indicado usar o ponto offline?
Como mencionamos acima, a legislação permite e incentiva o uso de sistemas de controle de ponto eletrônicos, pois seus recursos são mais transparentes e promovem maior assertividade e eficiência. Porém vamos mostrar abaixo alguns setores e funções em que seu uso se torna indicado:
Equipes de campo e o setor do agronegócio
Equipes de venda, colaboradores em modelo híbrido e remoto, funcionários rurais, técnicos de campo, locais de difícil acesso ou mesmo que trabalha em regiões diferentes da sede da empresa são muito beneficiadas com o uso do ponto offline, já que a sincronização é realizada assim que o aparelho se conectar à internet, sem perda dos dados registrados.
Motoristas e profissionais de logística em áreas remotas
Para os motoristas, que circulam pelas mais diversas áreas, e nem sempre a rede é estável, ou para quem trabalha com logística e pode realizar suas operações em locais sem cobertura esse sistema é muito indicado.
Manutenção de infraestrutura e canteiros de obra
Outro setor que pode ser muito beneficiado com o ponto offline é o da construção civil, como nos canteiros de obras. Mais uma situação em que os sistemas de ponto offline são imprescindíveis são as de manutenção da infraestrutura de TI, ou nas quedas de energia, falhas de servidor e da operadora da internet.
Quais são os benefícios do sistema de ponto offline para a empresa?
O ponto offline oferece uma grande segurança para a empresa e seus colaboradores, pois garante que mesmo em caso de queda da rede, o registro poderá ser realizado, armazenado e posteriormente sincronizado quando o acesso retornar, sem perda dos dados.
Outra vantagem desse tipo de sistema é o uso de recursos que otimizem a sua segurança, reduzindo de forma quase que completa a possibilidade de fraudes, bem como garantindo a integridade das informações registradas, como data, hora e localização.
A garantia de continuidade das operações, sem que seja necessário se deslocar para buscar rede, é um benefício do ponto offline, otimizando a jornada de trabalho de quem nem sempre está em uma área coberta, bem como para quem está em trânsito, e pode fazer de forma rápida, prática e segura o registro.
Para as empresas é fundamental que o sistema de registro de ponto esteja em conformidade legal, como o ponto offline, para que o controle da jornada seja preciso, evitando erros , prevenindo passivos trabalhistas e evitando que sejam remuneradas horas não trabalhadas.
Mais um fator que merece ser mencionado é a facilidade que esse tipo de sistema pode oferecer aos profissionais de RH e DP, já que o ponto offline pode ser integrado aos demais softwares e sistemas da empresa, facilitando a troca de informações, automatizando o cálculo da folha de pagamento e reduzindo a chance de erros manuais.
Para implementar essa solução com segurança jurídica e eficiência operacional, a Two RH, uma consultoria especializada, oferece as melhores ferramentas para auxiliar empresas na escolha e gestão de sistemas de ponto modernos, assegurando conformidade legal e eliminando falhas no controle de jornada.
