Definir e organizar as rotinas de departamento pessoal é fundamental para garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos funcionários de uma empresa.
Além disso, essa é uma tática primordial para o bom funcionamento e desenvolvimento saudável de qualquer negócio.
Mas, se você não está tão por dentro das rotinas de DP, não se preocupe!
Siga acompanhando a leitura para conhecer as principais funções e atividades do setor; confira ainda um checklist completo com práticas eficazes para descomplicar o trabalho do departamento pessoal.
Por que o DP é um setor estratégico para as empresas?
Sem dúvida alguma, a maneira como os profissionais de RH conduzem as rotinas de departamento pessoal faz toda diferença para o sucesso das empresas.
Isso porque a área é responsável por garantir a legalidade das relações trabalhistas entre a empresa e os colaboradores.
Ou seja, estamos falando, por exemplo, das obrigações trabalhistas, previdenciárias, assim como das retenções de imposto de renda.
Além disso, cabe ao DP agilizar e tornar mais eficientes esses processos que costumam ser um tanto quanto burocráticos.
O departamento pessoal também concentra um grande volume de informações e documentos dos empregados e da própria empresa.
Logo, é uma área indispensável para a manutenção do negócio.
Atividades que fazem parte da rotina de departamento pessoal:
Em síntese, o departamento pessoal é responsável por diversas funções, como:
1. Admitir funcionários
Uma das rotinas do DP é a admissão de funcionários. Essa não é uma tarefa simples, pois envolve vários processos, desde a abertura da vaga até a contratação em si.
Assim, a parte burocrática inclui a checagem de documentos, os registros dos benefícios, salário, vale-transporte e outros aspectos pertinentes à remuneração do trabalhador.
2. Folha de pagamento
Outra atividade bastante complexa é a organização e fechamento da folha de pagamento, afinal, esse é um documento que deve conter os valores referentes aos salários de cada um dos colaboradores, além das informações exigidas pela lei.
Além disso, a gestão da folha envolve cálculos de férias, 13º salário, eSocial, FGTS, INSS, entre outros. Portanto, é uma tarefa que requer atenção redobrada, até mesmo para evitar que a empresa ou o funcionário tenha prejuízos.
3. Controle da jornada também é umas das rotinas de departamento pessoal
Controlar a jornada de trabalho dos funcionários nada mais é do que acompanhar os horários de marcação de ponto durante o expediente, calcular horas extras e também os adicionais noturnos.
Essa é uma atividade importante, que deve ser realizada conforme o contrato de trabalho do funcionário para evitar problemas trabalhistas.
Mas, a boa notícia é que existem ferramentas de controle de ponto digital para facilitar o processo e torná-lo mais preciso e eficaz.
Enfim, essa é apenas uma das vantagens do uso da tecnologia no RH.
4. Planejamento de férias e licenças
Entre as rotinas de departamento pessoal também está o gerenciamento das férias, licenças e afastamentos.
É fundamental que eles sejam monitorados e bem planejados. Assim, a produtividade das equipes não é prejudicada.
Na prática, o DP deve programar as férias e licenças considerando as necessidades da empresa e também do trabalhador.
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5. Legislação Trabalhista
A rotina do profissional de DP exige conhecimento sobre as leis trabalhistas e sobre a CLT.
Além disso, é necessário estar atualizado sobre as mudanças na legislação, a fim de evitar que a empresa sofra processos trabalhistas.
Mas, em caso de ação na justiça, é o setor de departamento pessoal que irá representar a companhia e defender os seus interesses.
6. Administrar tributos, taxas e outras contribuições
O DP também é o setor encarregado de cuidar dos encargos trabalhistas, que devem estar em dia para garantir a tranquilidade da empresa.
Ademais, o departamento pessoal também deve manter contato com os sindicatos de cada categoria.
Dessa maneira, o setor pode repassar aos colaboradores o imposto anual das suas áreas de atuação, ficando a par das possíveis convenções.
7. Desligamento de colaboradores
Além de resolver as questões burocráticas ligadas à admissão, o DP também lida com os procedimentos de desligamento.
O setor reúne a documentação necessária e dá baixa no contrato de trabalho, fazendo os cálculos dos valores rescisórios, redigindo a guia de seguro-desemprego, determinando o aviso prévio, entre outras atividades.
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