O espelho de ponto é um dos documentos que as empresas devem obrigatoriamente emitir, e a legislação possui uma série de normas que devem ser cumpridas no processo de elaboração, correção e finalização.
Com o objetivo de orientar gestores e profissionais de DP sobre a elaboração e gestão do espelho de ponto, montamos um manual com foco na conformidade à Portaria 671 e na validade jurídica das assinaturas digitais.
No texto vamos detalhar o processo de fechamento mensal, o tratamento de inconsistências e a facilidade operacional das assinaturas via aplicativo, que pode ter um fluxo de trabalho sem erros e juridicamente blindado com a eficiência e expertise da TWO RH, especialista em BPO de Departamento Pessoal, em automatizar o tratamento de pontos e a coleta de assinaturas, assegurando precisão absoluta e conformidade legal total para sua empresa.
O que é o espelho de ponto e qual sua função legal?
O espelho de ponto é um documento emitido pela empresa para detalhar todos os registros da jornada de trabalho dos seus colaboradores. São descritos os horários de entrada, saída, intervalos, folgas, DSR, faltas, atrasos e horas-extras.
A sua função legal é comprovar de forma oficial e irrevogável, depois de assinada, que tanto empresa quanto funcionários estão de acordo com os dados informados por ele, além de servir como base para a elaboração da folha de pagamento e controle do banco de horas, servindo também como documento válido em caso de ações trabalhistas, fiscalizações e auditorias.
Diferença entre registro de ponto, espelho de ponto e folha de pagamento
Apesar desses três documentos terem muitas informações em comum, suas funções são diferentes, bem como sua elaboração e registro. O registro de ponto é um processo diário, que consiste na marcação da movimentação do colaborador durante sua jornada de trabalho.
O registro de ponto deve ser feito na entrada, intervalos e saída do funcionário, pois é ele quem permite saber se há alguma atividade diferente do padrão. O espelho de ponto é o documento que descreve a jornada de trabalho do colaborador.
É um relatório emitido todos os meses consolidando as informações do registro de ponto, que deve ser apresentado ao funcionário para sua validação, devendo ser assinado para comprovar sua concordância com as marcações nele contidas, como jornada diária, horas extras, descontos de atrasos e faltas, adicional noturno e outros dados possíveis.
Já a folha de pagamento é o documento que, baseado no espelho de ponto, demonstra o cálculo da remuneração mensal, ou seja, quanto a empresa vai pagar ao colaborador pelo seu trabalho prestado em um determinado período, com acréscimos, descontos e as demais informações necessárias.
Obrigatoriedade: o que diz a Portaria 671 do MTE sobre a emissão
A Portaria 671, que legislou o controle de ponto eletrônico, tornou a emissão do comprovante de marcação de ponto para os colaboradores um ato obrigatório para os empregadores, mas isso pode ser feito de formas diferentes.
Os REPs, registro de ponto eletrônico, podem emitir o comprovante de forma física, imprimindo no momento de cada marcação, ou fazendo essa disponibilização de forma digital em arquivo eletrônico ou no próprio sistema de registro de ponto, ou no aplicativo.
Independente de como o comprovante será disponibilizado, algumas informações devem ser fornecidas obrigatoriamente, como o cabeçalho, NSR, nome completo, data e hora da marcação, modelo do REP, e no modelo digital precisa estar assinado digitalmente para garantir sua autenticidade.
Espelho de ponto: O que é e como garantir a assinatura digital (Passo a Passo)
Como mencionamos acima, o espelho de ponto é um documento emitido todos os meses pela empresa para que os colaboradores confiram se todas as marcações da sua jornada de trabalho estão corretas e depois da sua concordância com as informações ali prestadas ele serve de base para a folha de pagamento.
Métodos de assinatura: Eletrônica vs. Digital (Certificados ICP-Brasil)
Para ser validado legalmente o espelho de ponto deve conter a assinatura — eletrônica ou digital — de ambas as partes e essa assinatura pode ser feita de maneiras diferentes, com a assinatura eletrônica simples ou avançada e com a digital.
A assinatura eletrônica simples/avançada funciona através de acesso ao sistema por meio de login e senha, e pode ser realizada através de biometria (reconhecimento facial, digital e por voz) e sua validade legal tem peso médio, menor que a da assinatura digital, mas ainda assim válida juridicamente. A vantagem do custo baixo e uma implementação mais fácil torna esse modelo bastante atrativo.
A assinatura digital é feita por meio do certificado digital emitido pelo ICP-Brasil, que comprova legalmente a identidade do assinante, utiliza criptografia para proteção dos dados e tem reconhecimento legal, maior do que qualquer outra, sendo equivalente a assinatura de próprio punho, não sendo necessário o reconhecimento de firma.
Validade Jurídica: como garantir que a assinatura será aceita em processos trabalhistas
Para os funcionários que fazem uso da assinatura eletrônica simples ou avançada possam utilizá-la de forma legal é preciso que o processo de coleta seja feito seguindo algumas medidas obrigatórias.
O sistema de controle de ponto deve emitir o espelho de ponto em PDF, já com a assinatura eletrônica do funcionário e do empregador, de forma a permitir a rastreabilidade e gerar um log que seja auditável, com IP, data e horário, geolocalização e o método de verificação utilizado, como a biometria, por exemplo.
Com a anuência de ambas as partes o STJ tende a aceitar a assinatura, eletrônica ou digital, de ambas as partes, desde que ela tenha validade plena no Gov.br e tenha a sua origem rastreável e log auditável.
O processo de assinatura via aplicativo: facilidade para o colaborador e RH
A assinatura eletrônica realizada por meio do aplicativo de sistema de ponto digital possui validade jurídica quando feita dentro das normas estabelecidas pela legislação, devendo ser feita por um sistema que esteja em conformidade legal.
A assinatura deve conter o “aceito” do funcionário, bem como é preciso que a identidade do signatário seja comprovada por meio de biometria, facial, digital ou por voz, para que ela seja legalmente validada.
Como fazer o fechamento do espelho de ponto sem erros
Para elaborar o fechamento do espelho de ponto de forma ágil e eficiente basta seguir nossas recomendações abaixo, e, claro, contar com o suporte de um fornecedor de sistemas de controle de ponto confiável, como a TWO RH.
Verificação de inconsistências: batidas esquecidas e horas extras
O primeiro passo é verificar as possíveis inconsistências no espelho de ponto, e uma forma de fazer isso é com o acompanhamento constante dos dados, por parte dos gestores e dos próprios colaboradores, de forma a realizar as alterações necessárias assim que surgirem.
A metodologia indicada é localizar as batidas ímpares, como entrada sem saída ou o oposto, com um X ou marcação pertinente, e assim que as lideranças consentirem, realize manualmente as alterações, mas antes solicite ao colaborador uma justificativa formal para a solicitação.
Já no caso das horas extras, elas devem ser validadas pelos líderes diretos dos funcionários, checar o percentual de acréscimo e se a empresa não for adepta do banco de horas é preciso incluí-las no valor da remuneração mensal. A empresa deve estar atenta ao limite diário de 2 horas extras, para evitar multas e sanções.
Tratamento de justificativas e atestados médicos digitais
Atualmente o envio e recebimento das justificativas de atrasos, ausências e faltas está muito mais fácil e seguro, já que ele pode ser feito pelo aplicativo do controle de ponto eletrônico digital, reduzindo o risco de extravio, de atraso no envio ou recebimento, e possibilitando a validação mais rápida.
As demais justificativas, sem atestados ou documentos comprobatórios, também devem ser feitas pelo aplicativo ou plataforma do controle de ponto eletrônico, assim como seu aceite ou recusa.
